BASES ADMINISTRATIVAS DE LICITACIÓN PÚBLICA

“SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN Y EMPASTE PARA LOS ARCHIVOS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA”

ARTÍCULO 1º NORMATIVA

La presente licitación se rige por la Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; su Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda; y, lo establecido en las presentes Bases Administrativas y Especificaciones Técnicas, comprendiendo además todos sus anexos, los cuales forman parte integrante de esta licitación para todos los efectos legales.

Las presentes Bases son obligatorias para los que participen de la licitación, entendiéndose que son aceptadas por éstos, por el solo hecho de formular sus ofertas.

Forman parte de esta licitación, además:

• Los antecedentes solicitados a cada postulante;
• Las consultas efectuadas por los oferentes y las respuestas emanadas de la Presidencia;
• Las aclaraciones efectuadas a las presentes Bases de iniciativa de la Presidencia;
• Las aclaraciones a las ofertas de los proponentes que solicite la Presidencia;
• Las ofertas de los proponentes; 
• El contrato que suscriba la Presidencia de la República con el adjudicatario;
• La orden de compra que emita la Presidencia de la República.

ARTÍCULO 2º CARACTERÍSTICAS DE LA LICITACIÓN

Objeto: La presente licitación tiene por objeto la contratación de los servicios de encuadernación y empaste de documentos, para dar cumplimiento a lo establecido en el literal a) del artículo 14  del D.F.L. N°5.200, de 1929, de conformidad con las normas de conservación para procesos de transferencias documentales 2021, elaboradas por la Unidad de Conservación del Archivo Nacional de Chile, permitiendo con ello efectuar la transferencia al Archivo Nacional de la documentación generada por la Institución que corresponda.

Tipo de licitación: Licitación Pública entre 1.000 UTM y 2.000 UTM (LP).

Tipo de convocatoria: Abierta.

Moneda: Pesos chilenos.

Duración contrato: 24 meses.

Presupuesto disponible: $85.000.000.- (ochenta y cinco millones de pesos), IVA incluido.

Etapas del proceso de apertura: Una etapa.

Contrato: Se requerirá suscripción de contrato.

Garantía de seriedad de la oferta: No se requiere.

Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato: Sí, indicada en el artículo 26° de las Bases Administrativas.

Toma de razón por Contraloría: No está sujeta al trámite de Toma de Razón de la Contraloría General de la República.

ARTÍCULO 3º ORGANISMO DEMANDANTE  

Razón social: Presidencia de La República.

R.U.T.: 60.000.000-4

Dirección: Morandé N°130

Comuna: Santiago.

Región en que se genera la licitación: Región Metropolitana de Santiago.

ARTÍCULO 4° OTROS ANTECEDENTES DE LA CONTRATACION

Nombre de responsable de pago: Mario del Carpio Varas

e-mail de responsable de pago: eseguel@presidencia.cl

Nombre de responsable de contratación: Erika Muñoz

e-mail de responsable de la contratación: emunoz@presidencia.cl

Prohibición de subcontratación: No se permite. (Ver artículo 39° de las Bases).

ARTÍCULO 5º ETAPAS Y PLAZOS

El llamado a esta propuesta pública se realizará a través del portal de internet www.mercadopublico.cl, y todas las comunicaciones que requiera este proceso se harán exclusivamente por ese medio.

Los plazos a que se hace referencia en esta licitación serán de días corridos, salvo que se señale expresamente lo contrario. Sin embargo, si alguno de los plazos recayere en día sábado, domingo o festivo, se ha de considerar dicho plazo para el día hábil inmediatamente siguiente, en tal sentido, los hitos siguientes (en conformidad al cuadro enunciado a continuación) serán ajustados en relación al plazo del hito modificado inicialmente. La fecha de publicación en el referido portal es el plazo inicial, o día uno del presente proceso licitatorio.

A modo de ilustrar adecuadamente a los proponentes, se informan los hitos y plazos relevantes del proceso de licitación, como sigue:

Si a la fecha de cierre de recepción de ofertas, se han recibido 2 o menos propuestas, el plazo de cierre se ampliará automáticamente en 2 días hábiles, por una sola vez, bajo las condiciones establecidas en el artículo 25, del reglamento de la ley 19.886.

Nota Importante: El plazo de adjudicación podrá ser ampliado por la Presidencia de la República si la complejidad del proceso u otros factores no permitiesen efectuar la adjudicación en el tiempo previsto originalmente, y de ello se informará oportunamente a los oferentes a través del sitio www.mercadopublico.cl, indicando las razones de la ampliación y el nuevo plazo de adjudicación.

ARTÍCULO 6° VISITA TÉCNICA A TERRENO

Los proveedores interesados en participar en esta licitación deberán concurrir a una (1) visita técnica a terreno, de carácter obligatorio, a realizarse en el Palacio de La Moneda, ciudad de Santiago, conforme a lo que se indica a continuación:

La visita técnica se realizará a las 11:00 horas (con una espera máxima de 15 minutos) del tercer (3°) día hábil contado desde la fecha de la publicación de las Bases en el portal www.mercadopublico.cl, y para ello, los proponentes deberán concurrir hasta las dependencias del Palacio de La Moneda, ubicadas en calle Morandé N°130, Subsuelo de la Plaza de la Constitución, comuna de Santiago.

No obstante, y para efectos de una acertada interpretación en el cómputo del plazo de la visita técnica a terreno, la Presidencia de la República publicará en el portal www.mercadopublico.cl el día específico en la que se llevará a cabo la referida visita.

Asimismo, en caso de presentarse alguna situación no prevista, que haga imposible o dificulte de manera considerable la realización de la visita técnica, algún evento que impida el acceso de personal externo a dicho recinto, la Presidencia de la República podrá fijar una nueva fecha y hora para la realización de la visita técnica, lo que comunicará a través del portal www.mercadopublico.cl y por correo electrónico a quienes hayan agendado sus visitas.

Para agendar su visita, los proponentes deberán remitir la solicitud al correo electrónico licitaciones@presidencia.cl, identificando el nombre o ID de la licitación, haciendo expresa referencia al nombre y RUT del oferente y de quien(es) asista(n) en su representación.

Todas las consultas que los oferentes requieran efectuar en razón de la visita, se deberán canalizar obligatoriamente a través del foro que el portal www.mercadopublico.cl tiene a disposición para ello. Lo anterior, dentro del plazo establecido en el artículo 5º de las presentes bases y de conformidad a lo establecido en el artículo 9° de las mismas.

De la visita se levantará un acta, la que deberá contener la identidad del (los) visitante(s) y del oferente que representa(n); las firmas de éstos y de los funcionarios encargados de la visita técnica; junto con cualquier otro antecedente pertinente que surja apropósito de la visita en cuestión.

Las propuestas de aquellos proveedores que no hayan asistido a la visita técnica a terreno, serán declaradas inadmisibles.

ARTÍCULO 7º PARTICIPANTES

Podrán participar todas las personas, naturales o jurídicas y/o uniones temporales de proveedores, que formulen sus ofertas a través del portal www.mercadopublico.cl, que tengan la necesaria capacidad técnica y financiera, y que no se encuentren inhabilitadas para contratar con el Estado conforme lo indicado en el artículo 4º de la Ley Nº19.886.

ARTÍCULO 8º PROHIBICIONES E INCOMPATIBILIDADES

Quedan excluidos de participar o de suscribir contrato en esta licitación, todas aquellas personas a quienes les afecten las inhabilidades establecidas en el artículo 4° de la Ley Nº19.886.

Asimismo, existe la prohibición de suscribir contrato para todas aquellas personas que hayan sido condenadas por infracción a la Ley N°20.393, sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho.

Para efectos de acreditar su habilidad, los oferentes deberán suscribir una declaración jurada simple que se acompaña como Anexo Nº3 de las presentes Bases.

ARTÍCULO 9º CONSULTAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES A LAS BASES

Los oferentes solo podrán formular las consultas que estimen pertinentes a través del foro que estará habilitado en el portal www.mercadopublico.cl, con plazo hasta el sexto día hábil contado desde la publicación de las Bases en el portal (hasta las 10:00 AM). Las respuestas a dichas consultas serán publicadas por la Presidencia de la República, a través del mismo medio, a más tardar a las 12:00 horas del noveno (9°) día hábil contado desde la fecha de publicación en el portal.

No se aceptarán ni contestarán consultas planteadas por otro medio diferente al señalado, como tampoco se aceptarán aquellas consultas efectuadas fuera del plazo estipulado precedentemente.

Asimismo, a través del mismo sitio web, la Presidencia de la República podrá efectuar bajo su propia iniciativa, todas las aclaraciones que requieran las presentes Bases Administrativas o Especificaciones Técnicas, a objeto que los oferentes queden lo suficientemente informados respecto del alcance y significado de sus contenidos. En ningún caso se podrán formular aclaraciones con posterioridad al plazo de publicación de respuestas.

La Presidencia podrá también modificar las Bases Administrativas, Especificaciones Técnicas y demás antecedentes que regulan esta licitación, ya sea por iniciativa propia o en atención a aclaraciones manifestadas por alguno de los oferentes, teniendo como plazo límite el vencimiento del plazo para presentar ofertas. Estas modificaciones formarán parte integral de las bases, y entrarán en vigencia desde la total tramitación del acto administrativo que las aprueba, debiendo ser publicadas en el portal Mercado Público. En caso de ser necesario, deberá fijarse un nuevo plazo prudencial para la presentación de las ofertas, permitiendo así que los oferentes interesados puedan conocer y adecuar su oferta a las modificaciones.

En tanto está considerada la posibilidad de modificar los antecedentes que rigen la presente licitación, podrá asimismo modificarse el cronograma de este proceso, teniendo como límite hasta la fecha de cierre de recepción de ofertas. La modificación del cronograma también se realizará mediante la dictación del correspondiente acto administrativo, que será publicado en el portal Mercado Público. Será responsabilidad de los oferentes estar atentos a las posibles modificaciones. Conforme al artículo 6 del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, las notificaciones se entenderán realizadas luego de 24 horas transcurridas desde la publicación en el Sistema de Información del documento, acto o resolución objeto de la notificación.

ARTÍCULO 10° DE LAS OFERTAS

Las ofertas, deberán presentarse en formato electrónico a través del portal www.mercadopublico.cl, serán de carácter irrevocable y no podrán estar sujetas a condición alguna. Será responsabilidad de cada oferente adoptar las precauciones necesarias para ingresar en forma oportuna y adecuada sus ofertas en el referido portal electrónico.

Deberán presentarse a través del mismo portal los antecedentes señalados en el artículo 12° de las presentes bases, conforme al formato establecido en los formularios dispuestos por la Presidencia de la República. Cualquier otro documento presentado por los proponentes y que no haya sido expresamente solicitado en estas bases o que no respete el formato exigido, quedará fuera de bases y no será considerado por la Comisión Evaluadora de las Ofertas.

En los casos de indisponibilidad técnica del Sistema de Información, se procederá de la forma dispuesta en el artículo 62, número 2, del Reglamento de la Ley N°19.886.

Las ofertas mantendrán su validez por un plazo no inferior a noventa (90) días corridos, contados desde la fecha de cierre de recepción de ofertas.

ARTÍCULO 11º PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas deberán presentarse en formato electrónico a través del portal www.mercadopublico.cl  hasta las 17:00 horas del décimo quinto (15°) día corrido contado desde la fecha de publicación de las Bases en el portal.

No se aceptarán ofertas presentadas por un conducto diferente al señalado o después del día y hora dispuestos al efecto.

ARTÍCULO 12º ANTECEDENTES PARA INCLUIR EN LA OFERTA

Cada oferente debe procurar la presentación de una oferta clara y ordenada, lo cual estará determinado por lo siguiente:

a)    Archivos digitales consolidados: Cada documento o antecedentes requeridos en las presentes bases, independientemente del número de páginas que lo constituyen, debe estar en un solo archivo digital.

b)    Subir archivos en el anexo que corresponda: Los antecedentes que se solicitan en las presentes bases son de carácter administrativo, técnico o económico, por tanto, el proponente debe subir cada archivo digital en el anexo respectivo.

c)     Nombre de los archivos digitales: El nombre que se asigne a cada archivo debe guardar relación con el contenido del mismo y estar antecedido por la letra o número que corresponda, en atención al orden que fijan las presentes bases.

d)    Formatos digitales compatibles: Los archivos digitales presentados por el oferente deben contener los siguientes formatos: pdf, Word, jpeg, Excel, Power Point, winrar, winzip y/o sus equivalentes en código libre.

IMPORTANTE: Los oferentes pueden presentar más de una oferta, las que de forma separada deben cumplir con todos los requisitos administrativos, técnicos y económicos señalados en estas Bases de Licitación.

Los oferentes deberán presentar en “Anexo Administrativo”, “Anexo Técnico” o “Anexo Económico”, a través del Portal Mercado Público, los siguientes documentos:

12.1      Documentos Administrativos

12.1.1    Anexo N°1 “Formulario de Identificación del Oferente”.

12.1.2    Anexo N°2 “Declaración Jurada Aceptación de Bases”.

12.1.3    Anexo Nº3 “Declaración de no encontrarse inhabilitado para suscribir contrato con el Estado”.

12.1.4    Anexo N°4 “Declaración Jurada simple de socios y representantes”.

12.1.5    Acuerdo temporal de proveedores, si correspondiese.

12.2      Documentos Técnicos

12.2.1    Anexo N°5 “Formulario de Inclusión”

12.2.2    Anexo N°6 “Acreditación de experiencia” (ESENCIAL)

12.2.3    Anexo N°7 “Propuesta técnica” (ESENCIAL)

12.2.4    Anexo Nº9 “Declaración jurada de cumplimiento de requisitos para las instalaciones” (ESENCIAL).

12.3      Documentos Económicos

12.3.1    Anexo N°8 “Oferta económica” (ESENCIAL).

Los anexos estarán disponibles en formato Word o Excel, como anexo en la ficha de licitación respectiva en el Portal Electrónico www.mercadopublico.cl

Las propuestas de los oferentes que no presenten u omitan en sus ofertas los antecedentes requeridos como ESENCIALES, serán declaradas inadmisibles por la Presidencia de la República, sea en el acto mismo de apertura o durante la evaluación posterior de las ofertas.

ARTÍCULO 13° PRESENTACIÓN DE ANTECEDENTES OMITIDOS POR LOS OFERENTES

Se podrán solicitar antecedentes con posterioridad al cierre de la licitación, siempre y cuando no se altere el principio de igualdad de los oferentes, y no se trate de aquellos antecedentes declarados como ESENCIALES por la Presidencia de la República, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 12° “Antecedentes para incluir en la Oferta”.

En esta circunstancia se procederá a evaluar el artículo 12°, numerales 12.1.1, 12.1.2, 12.1.3, 12.1.4, 12.1.5 y 12.2.1 de las bases administrativas a excepción de los documentos declarados como esenciales. 

Asimismo, se aplicará a las presentes bases, lo previsto en el inciso segundo del artículo 40 del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que dispone lo siguiente: “La entidad licitante podrá permitir la presentación de certificaciones o antecedentes que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación. Para ello, esta posibilidad deberá estar contemplada en las Bases de Licitación, en las que se especificará un plazo breve y fatal para la corrección de estas omisiones, contado desde el requerimiento de la entidad licitante, el que se informará a través del Sistema de Información”.

Con todo, los proponentes podrán presentar, dentro del plazo de las 48 horas siguientes a aquel en que se efectuare el requerimiento, las certificaciones o antecedentes en los términos del inciso segundo del citado artículo, que no hayan podido acompañar en la forma y dentro del plazo previsto en esta disposición.

Sin perjuicio de lo anterior, si el oferente no adjunta uno o más de los documentos requeridos antes del cierre de la oferta, ni con anterioridad al vencimiento del plazo extraordinario de 48 horas para documentos no esenciales, la Presidencia de la República, en función de los principios de eficiencia y eficacia de los recursos utilizados para este proceso de compras, podrá, siempre y cuando esta omisión no afecte el éxito del proceso licitatorio, declarar inadmisible la oferta en cuestión.

ARTÍCULO 14° PACTO DE INTEGRIDAD

El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones que están contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las Bases de Licitación y demás documentos integrantes.

Especialmente, el oferente acepta suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:

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14.1 El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.

14.2 El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas.

14

14.1

14.2

14.3 El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.

14.4 El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.

14.5 El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivasen.

14.6 El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas Bases de Licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.

14.7 El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.

14.8 El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.

14.9 El oferente no podrá comunicarse con el funcionario responsable o cualquier funcionario que tenga información respecto de la licitación, si no es a través del sistema establecido en el portal www.mercadopublico.cl. 

ARTÍCULO 15º APERTURA DE LAS OFERTAS

La apertura de las ofertas se realizará a través del portal Mercado Público en una etapa, por un/a profesional del Departamento de Abastecimiento. En dicho acto se revisará que los documentos requeridos hayan sido adjuntados y acompañados en la forma establecida en las Bases Administrativas, dándose cumplimiento al artículo 19° “Criterios de Evaluación”, numeral 19.1. “Cumplimiento de los Requisitos Formales”, del presente documento.

En el acto de apertura, las ofertas que no sean remitidas electrónicamente a través del portal www.mercadopublico.cl serán declaradas inadmisibles, salvo que exista una indisponibilidad técnica del portal, en cuyo caso se procederá según lo dispuesto en el artículo 62, número 2, del Reglamento de Compras Públicas. Asimismo, serán declaradas inadmisibles en el acto de apertura las ofertas ingresadas mediante el portal que no contengan una propuesta técnica y/o económica, o a la que falte algún documento esencial y que no pueda solicitarse vía foro inverso.

Se dejará constancia al momento de la apertura (a través del acta correspondiente) de la recepción u omisión de los antecedentes generales del proponente.

ARTÍCULO 16° COMISIÓN EVALUADORA

De conformidad a lo establecido por la Resolución Exenta Nº2139, de 2015, de la Dirección Administrativa de la Presidencia de la República, que aprueba el procedimiento de la Comisión Evaluadora de Ofertas, modificada por la Resolución Exenta N°545, de 2022, del mismo origen, la evaluación de las ofertas la realizará una Comisión integrada por los/as siguientes funcionarios/as:

a)         Un/a integrante del Departamento Jurídico

b)         Jefatura del Departamento de Abastecimiento o Jefatura del Subdepartamento de Compras y Facturación.

c)         Un/a integrante de la unidad requirente (Departamento Jurídico)

d)         Un/a Analista de la Sección de Compras a cargo del proceso de licitación, quien actuará como secretario/a de actas.

Se deja constancia que, por razones de buen servicio, la comisión podrá sesionar en ausencia de alguno de los integrantes que sean designados, siempre que exista quórum simple para sesionar o, en su defecto, asista el subrogante al cargo en cuestión.

Además, participará el/la analista de la Sección de compras del Departamento de Abastecimiento que se encuentra a cargo de la licitación, quien actuará como secretario de acta y tendrá derecho a voz.

Atendido lo dispuesto en el artículo 37 del Reglamento de la Ley N°19.886, la Presidencia de la República podrá proveer a la Comisión Evaluadora de la asesoría de expertos de reconocido prestigio en las materias técnicas a revisar en la presente licitación, decisión que se materializará mediante una resolución fundada. La opinión técnica que emitan los expertos que se designen para el efecto previsto en este párrafo, deberá constar en un documento que se anexará al Acta de la Comisión Evaluadora.

La Comisión Evaluadora podrá mantener contacto con los proveedores sólo para los efectos señalados en el artículo 39 del Reglamento de la Ley N°19.886.

Se hace presente que la Ley N°20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las Autoridades y funcionarios, establece como sujetos pasivos a los miembros de la Comisión Evaluadora, los que tendrán que dar estricto cumplimiento a las restricciones de la citada ley.

ARTÍCULO 17º SOLICITUD DE ACLARACIONES

La Presidencia de la República podrá solicitar, a través del portal www.mercadopublico.cl, aclaraciones con respecto a las ofertas presentadas o complementación de alguna información, pero en caso alguno mediante estas solicitudes se podrá alterar el contenido de las ofertas presentadas o el precio de la misma, ni transgredir el principio de igualdad de oferentes o el de estricta sujeción a las Bases.

La Comisión Evaluadora podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás oferentes, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes. Dicha solicitud será informada a los demás oferentes a través del sistema de información establecido en el portal Mercado público para el efecto.

Asimismo, podrá permitir la presentación de certificaciones o antecedentes que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación. El oferente dispondrá del plazo fatal de tres días corridos para la corrección de estas omisiones, contados desde el requerimiento, el que se informará a través del sistema www.mercadopublico.cl. Será criterio de evaluación el cumplimiento de los requisitos formales de presentación de la oferta, asignándose menor puntaje a aquellos que no cumplieron dentro del plazo para presentación de las ofertas con todo lo requerido. Por esta vía no podrán solicitarse documentos esenciales sujetos a evaluación.

Sin perjuicio de lo anterior, si el oferente no adjunta uno o más de los documentos requeridos antes del cierre de la oferta, ni con anterioridad al vencimiento del plazo extraordinario de 48 horas establecido para el caso de aquellos documentos definidos como no esenciales, la Presidencia de la República, en función de los principios de eficiencia y eficacia de los recursos utilizados para este proceso de compras, podrá, siempre y cuando esta omisión no afecte el éxito del proceso licitatorio, declarar inadmisible la oferta en cuestión.

ARTÍCULO 18º EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

La evaluación se realizará exclusivamente con la documentación aportada por cada oferente en la forma prevista en estas bases, haciendo aplicación de cada uno de los criterios de evaluación y requisitos de admisibilidad de la oferta que se indican en las presentes bases y sus anexos. No se evaluará documentación presentada extemporáneamente o ingresada por otros medios no previstos en las bases de licitación.

El resultado que obtenga el oferente por aplicación de cada criterio de evaluación corresponderá al que se obtiene de ponderar el puntaje obtenido en el mismo, por el porcentaje indicado para el correspondiente criterio, calculado con un decimal.

El puntaje final corresponderá a la suma de los puntajes ponderados obtenidos en cada criterio.

La oferta que logre en la respectiva evaluación el mayor puntaje será considerada como la más conveniente a los intereses de la Presidencia de la República, lo que no implica necesariamente que ella corresponda a la oferta económica de menor precio.

Concluida la evaluación se elaborará el “Acta de Evaluación”, que dará cuenta de los resultados de ésta, con independencia de las sesiones que se hayan llevado a cabo para concluir el proceso.

Dicha acta será suscrita por todos los integrantes de la Comisión Evaluadora, y en ella se consignará la propuesta definitiva que será remitida a la Directora Administrativa de la Presidencia de la República, constando los fundamentos para una determinada conclusión, sea ésta la proposición de adjudicación de la licitación a un determinado oferente, la proposición de inadmisibilidad de una determinada oferta, o la proposición de declaración de la licitación como desierta.

También se deberá dejar constancia en el acta, de las ofertas que no fueron evaluadas por encontrarse fuera de Bases, especificando las omisiones, vicios o defectos por los cuales no se evalúan.

ARTÍCULO 19° CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La ponderación total final de cada proponente se obtendrá mediante la sumatoria de los porcentajes parciales obtenidos producto de los criterios de evaluación que se indican a continuación:

19    

20    

21    

19.1   FACTOR ADMINISTRATIVO

19.1.1  Cumplimiento de requisitos formales (5%):

Este criterio de evaluación considera el cumplimiento referido a la entrega y presentación de los documentos administrativos y anexos indicados en esta licitación, de acuerdo con la siguiente tabla de asignación de puntaje:

Porcentaje= Puntaje x 5%

19.2   FACTOR ECONÓMICO

19.2.1  Valor unitario neto de la propuesta (40%)

El puntaje aplicado a la evaluación de la oferta económica será de acuerdo a aquel que oferte el precio más bajo (precio neto), por unidad (se considerará como unidad a cada tomo por empastar), obtenido de acuerdo a lo señalado por el oferente en el Anexo N°8 correspondiente, luego de aplicados los ponderados para cada uno, con un máximo de 100 puntos.

Las ofertas restantes tendrán un puntaje proporcional aplicando la siguiente formula:

Porcentaje = Puntaje x 40%

19.3      Factor Técnico

19.3.1  Experiencia acreditada (25%)

El oferente deberá acreditar su experiencia presentando en el Anexo N°6, un listado de documentos relativos a contrataciones de la misma naturaleza y rubro de las prestaciones que se licitan, conforme el detalle que se expresará más adelante en esta sección. Para la evaluación del presente criterio, se considerarán contrataciones efectuadas en los últimos 36 meses a partir de la fecha de publicación del presente proceso licitatorio. 

Las propuestas serán evaluadas conforme a la siguiente tabla de asignación de puntajes:

Para efectos de acreditar la información el oferente deberá acompañar junto a su propuesta, los siguientes antecedentes como medio de verificación:

En caso de prestaciones efectuadas a organismos públicos: 

Copias de la o las órdenes de compra enviadas por la institución a la que le fue prestado, o actualmente se presta, el servicio de similares características que busca acreditar, conforme a lo indicado en las Bases de Licitación, durante los últimos 36 meses a partir de la fecha de publicación del proceso de licitación. Las Órdenes de Compra deberán encontrarse debidamente aceptadas o con recepción conforme por el proveedor en el portal www.mercadopublico.cl. 

Copias de contratos para la prestación de los tipos de servicios referidos, suscritos durante los últimos 36 meses a partir de la fecha de publicación del proceso de licitación, en caso que la contratación haya requerido este tipo de instrumento para su formalización.

Se deberá tener en consideración que:

• Las órdenes de compra y/o los contratos deberán consignar una duración de a lo menos 6 meses, acreditables. Las órdenes de compra podrán agruparse si refieren a la misma Institución y la misma prestación.
• Cada documento deberá indicar claramente el tipo de servicio por el que fueron emitidos, debiendo éste corresponder a uno de la misma naturaleza que aquellos que se establecen en las presentes bases de licitación.
• Solo se podrá acreditar una experiencia por organismo público, por lo que las órdenes de compra que refieran a la misma institución, serán consideradas como una sola, sin perjuicio de que éstas se podrán agrupar a fin de computar la duración de la prestación.

En caso de entidades privadas: 

Copias de facturas o boletas emitidas a la entidad privada a la que le fue prestado, o que actualmente se le presta, el servicio de la misma naturaleza que aquellos señalados en las bases técnicas o servicios similares, durante los últimos 36 meses a partir de la fecha de publicación del proceso de licitación. Las boletas o facturas deberán tener el detalle de los servicios prestados para acreditar experiencia.

Copias de contratos para la prestación de los tipos de servicios referidos, suscritos durante los últimos 36 meses a partir de la fecha de publicación del proceso de licitación. Los contratos deberán encontrarse autorizados ante Notario Público.

Se deberá tener en consideración que:

• Las facturas, boletas y/o contratos deberán consignar una duración de a lo menos 6 meses, acreditables. Las copias de facturas o boletas deberán indicar el tipo de servicio por el que fueron emitidas y deberán corresponder a los tipos de servicios que establecen las Bases de Licitación o servicios similares. Las boletas y facturas podrán agruparse a fin de computar la duración de la prestación, siempre que refieran al mismo cliente y la misma prestación.
• No se contabilizarán órdenes de compra de entidades privadas.

Esta información deberá completarse en el Anexo N°6 y, a su vez, el oferente deberá adjuntar los medios de verificación antes indicados, los que se reitera deberán ser de fecha igual o inferior a 36 meses.

En caso de que el documento no sea individualizado en el Anexo N°6, no se contabilizará. A su vez, en caso que el documento se individualice en el citado anexo, pero no se acompañe el medio de verificación, tampoco será contabilizado para la evaluación.

Los documentos que den cuenta de la prestación de servicios con vigencias inferiores a las que establece el presente punto, no serán considerados para efectos de la evaluación de la oferta en aplicación del factor experiencia.

Para evaluar la experiencia, se considerará solo una vez por institución pública o cliente privado. En caso de que 2 o más documentos presentados acrediten la prestación para la misma institución pública o cliente privado, éstos podrán ser agrupados a fin de computar la duración de la prestación, siempre que haya continuidad entre ellos, lo que la comisión evaluadora verificará en base a la información registrada en el medio de verificación presentado para acreditar experiencia.

Porcentaje= Puntaje x 25%

19.3.2  Plazo de entrega (25%)

El oferente deberá indicar en su oferta técnica un plazo de entrega o devolución (en días corridos) de la documentación a empastar, el cual no podrá superar en ningún caso los 30 días corridos contados desde su retiro en las dependencias de la Presidencia de la República (certificado por la Administradora de Contrato mediante la Guía de Préstamo Documental).

Se considerará, para el adecuado entendimiento de este plazo, que un retiro comprende una caja de documentación, la que equivale a aproximadamente 4 tomos empastados, la cual será exhibida en la visita técnica señalada en el artículo 6º de las presentes bases de licitación.

El oferente solo estará obligado al retiro de una caja a la vez, sin perjuicio que, por iniciativa propia, pueda hacer retiros paralelos. En tal caso, el plazo correrá de forma independiente para cada uno. Una vez hecha la entrega o devolución de la documentación empastada, deberá en el mismo acto hacer el retiro de una nueva caja para empaste de la documentación.

Con todo, el oferente deberá hacer al menos un retiro cada 30 días, o el plazo que haya señalado en su oferta.

Se utilizará para la asignación de puntaje la siguiente tabla:

Porcentaje= Puntaje x 25%

19.4      Factor INCLUSIÓN

19.4.1  Otorga empleo a trabajadores con discapacidad (5%)

Este criterio evalúa si el oferente incorpora entre sus trabajadores a personas con discapacidad.

Para ello deberá adjuntar al anexo correspondiente, la fotocopia del Carnet de Registro de Discapacidad o Certificado emitido por la Comisión de Medicina Preventiva y de Invalidez (COMPIN) y copia de la planilla de pago de cotizaciones previsionales del último mes en que figure el trabajador(a) o trabajadores(as) con discapacidad, según lo establecido en el Anexo N°5 “Formulario de Inclusión”. El cálculo del criterio se realizará mediante la siguiente tabla:

Porcentaje= Puntaje x 5%

ARTÍCULO 20° RESOLUCIÓN DE EMPATES

De resultar un empate en la asignación de puntajes totales, se recurrirá a las siguientes fórmulas para determinar al adjudicatario de la licitación, en estricto orden de prelación:

1. En caso de presentarse un empate entre 2 o más ofertas, se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Valor unitario neto de la propuesta”.
2. Si aplicando la fórmula anterior, persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Experiencia acreditada”.
3. Si aplicando la fórmula anterior, persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Plazo de entrega”.
4. Si aplicando la fórmula anterior, persiste el empate entre oferentes, dicha situación se resolverá adjudicando al oferente que hubiese obtenido el mayor puntaje en el criterio “Otorga empleo a trabajadores con discapacidad”.
5. Si aplicado el mecanismo de desempate antes mencionado, éste persistiera, será seleccionada la oferta que hubiera ingresado primero por el portal www.mercadopublico.cl, lo cual será confirmado por medio del comprobante de oferta que se encuentra disponible desde el acto de apertura.

ARTÍCULO 21º DE LA ADJUDICACIÓN

La Presidencia de la República aceptará la oferta más ventajosa para sus intereses, adjudicando al oferente que hubiese obtenido el puntaje más alto luego de la aplicación de los criterios de evaluación correspondientes, y, en caso que fuere necesario, a quien obtuviere el puntaje más alto por aplicación de las fórmulas de desempate indicadas en el artículo precedente. Lo señalado deberá realizarse a través de la dictación de una resolución de adjudicación, la que será publicada en el portal www.mercadopublico.cl, una vez que se encuentre totalmente tramitada.

La Presidencia de la República contará con un plazo de 30 días corridos, contados desde la fecha de cierre de recepción de las ofertas, para realizar la adjudicación. Con todo, el plazo de adjudicación podrá ser ampliado por este organismo si la complejidad del proceso u otros factores no permitiesen efectuar la adjudicación en el tiempo previsto originalmente, y de ello se informará oportunamente a los oferentes a través del portal www.mercadopublico.cl, indicando las razones de la ampliación y avisando el nuevo plazo (inciso segundo del artículo 41 del Reglamento de la Ley N°19.886).

La notificación de la adjudicación se realizará a través del referido portal de Mercado Público, y se entenderá formalmente practicada transcurridas 24 horas desde su publicación en el mismo, de conformidad a lo establecido en el artículo 6 del Reglamento de la Ley N°19.886.

Del mecanismo de consulta de la adjudicación: Conforme a lo establecido en el artículo 41 del Reglamento de la Ley N°19.886, en caso de que los oferentes tengan dudas respecto a la adjudicación, deberán realizar sus consultas en el formulario de reclamos del portal de Mercado Público, en el cual la Presidencia de la República emitirá sus respuestas por el mismo medio dentro de los dos días hábiles siguientes de presentada la consulta.

ARTÍCULO 22° DE LA DECLARACIÓN DE INADMISIBILIDAD DE OFERTAS Y DE LICITACIÓN DESIERTA

La Presidencia de la República se reserva el derecho de declarar inadmisible cualquiera de las ofertas presentadas que no cumplan los requisitos o condiciones establecidas en las presentes Bases, sin perjuicio de la facultad de solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de acuerdo con lo establecido en la normativa de compras públicas y las presentes Bases administrativas.

En caso que no se presenten ofertas, o cuando ninguna de ellas resulte conveniente a sus intereses, la Presidencia podrá declarar desierta la presente licitación.

Las declaraciones mencionadas en el presente artículo deberán efectuarse a través de resolución fundada, la que será publicada en el portal www.mercadopublico.cl.

ARTÍCULO 23° DE LA READJUDICACIÓN

La Presidencia de la República podrá readjudicar la licitación al oferente que siga en orden de prelación de acuerdo al puntaje obtenido, dejando sin efecto la adjudicación previa, en los siguientes casos:

1. Si el adjudicatario no acepta la orden de compra dentro de los 7 días corridos una vez enviada por el portal a Mercado Público, por causas atribuibles al adjudicatario.
2. Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del plazo indicado para ello.
3. Si el adjudicatario se desiste de su oferta.
4. Si el adjudicatario no entrega la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato dentro de las condiciones establecidas.
5. Si el adjudicatario no acredita los requisitos para contratar con la Presidencia de la República.
6. Si el adjudicatario es inhábil para contratar con el Estado en los términos del artículo 4 de la Ley N°19.886 o no proporciona los documentos que le sean requeridos para verificar dicha condición.

ARTÍCULO 24° REQUISITOS PARA CONTRATAR AL PROVEEDOR ADJUDICADO

24.1   Persona natural

24.1.1    Encontrarse hábil en Mercado Público.

24.1.2    Otorgamiento de fotocopia de cédula de identidad por ambos lados.

24.1.3    Declaración jurada acreditando que no incurre en ninguna de las inhabilidades y prohibiciones previstas en el artículo 4 de la Ley N°19.886, de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.

24.2   Unión temporal de proveedores

24.2.1    Encontrarse hábiles en Mercado Público todos los integrantes de la unión temporal.

24.2.2    Otorgamiento de fotocopia de la cédula de identidad o RUT de las empresas, de todos los integrantes.

24.2.3    Documento que dé cuenta del acuerdo, en las condiciones que establece el artículo 67 bis del Reglamento de la Ley N°19.886.

24.2.4    Declaración jurada del representante o apoderado común acreditando que no se encuentra afecto a la inhabilidad del artículo 4, inciso sexto, de la Ley N°19.886, en el cual se establece que “ningún órgano de la administración del Estado podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes y servicios con los funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por los vínculos de parentesco descritos en la letra b) del artículo 54 de la ley N° 18.575, ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con sociedades de personas de las que aquéllos o éstas formen parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que aquéllos o éstas sean accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en que aquéllos o éstas sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital, ni con los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas”.

24.3   Persona jurídica

24.3.1    Encontrarse hábil en Mercado Público.

24.3.2    Otorgamiento de fotocopia de RUT de la Empresa.

24.3.3    Declaración jurada del representante legal acreditando que no se encuentra afecto a la inhabilidad del artículo 4, inciso sexto, de la Ley N°19.886, en el cual se establece que “ningún órgano de la administración del Estado podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes y servicios con los funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por los vínculos de parentesco (…).”

24.3.4    Certificado de Vigencia de la Sociedad, con una antigüedad no superior a 60 días corridos, contados desde la fecha de adjudicación.

24.3.5    Certificado de Vigencia del poder del representante legal, con una antigüedad no superior a 60 días corridos, contados desde la fecha de adjudicación, otorgado por el Conservador de Bienes Raíces correspondiente o, en los casos que resulte procedente, cualquier otro antecedente legal que acredite la referida vigencia.

ARTÍCULO 25° DE LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

La contratación deberá perfeccionarse a través de la suscripción de un contrato, el cual será redactado en su oportunidad por el Departamento Jurídico de la Presidencia de la República, dentro de los sesenta (60) días corridos siguientes a la notificación de la adjudicación que se realice en el portal www.mercadopublico.cl, pudiendo incorporar en éste las cláusulas que considere necesarias para resguardar los intereses de la Presidencia de la República, procurando guardar congruencia con lo establecido en las presentes Bases.

Para la suscripción del contrato, el adjudicatario deberá presentar, dentro de los 3 días siguientes a la notificación de la adjudicación y, en cualquier caso, antes de vencido el plazo establecido para su suscripción, los siguientes documentos:

Tratándose de cualquier tipo de oferente:

1. Certificado de antecedentes laborales y previsionales, extendido por la Dirección del Trabajo, obtenido dentro de los 30 días anteriores al acto de apertura de las ofertas;
2. Copia simple del RUT del oferente.

Tratándose de persona jurídica, deberá presentar, además:

1. Copia de escritura de constitución de la sociedad, y sus modificaciones, si las hubiere; y aquella en que conste la personería de sus representantes legales;
2. Certificado de vigencia de la empresa extendido por el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces que corresponda, con antigüedad máxima de 60 días corridos anteriores a la fecha de apertura de las ofertas;
3. Certificado de poder vigente del representante legal de la empresa, extendido por el Conservador de Bienes Raíces o la institución que corresponda, con antigüedad máxima de 60 días corridos anteriores a la fecha de apertura de las ofertas.

En cualquier caso, se podrá consultar el estado de la habilitación que tenga el oferente en el portal www.mercadopublico.cl, a objeto de contrastar el cumplimiento de los factores que esto acredite conforme al artículo 81 del Reglamento de la Ley N°19.886.

El oferente adjudicado deberá hacer entrega de una garantía de fiel cumplimiento del contrato, previo a la suscripción del mismo, conforme a las condiciones que se establecen en el artículo siguiente de las presentes Bases.

La suscripción del contrato quedará supeditada a la remisión que haga el adjudicatario de toda la documentación legal y administrativa que le sea exigida, incluyendo la garantía antes mencionada.

La propuesta de contrato definitivo le será entregada al oferente para su revisión, quien tendrá desde ese momento un plazo de tres (3) días hábiles para suscribirlo y remitirlo a la Presidencia de la República. El plazo mencionado podrá ser extendido prudencialmente en caso que existan reparos al mismo, o en caso que se requieran aclaraciones al mismo, por una única vez.

Con todo, el plazo máximo para la suscripción del contrato será de cinco días hábiles, contados desde el vencimiento del plazo original.

ARTÍCULO 26° GARANTÍA DE FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato que se deberá suscribir, así como el de las obligaciones laborales y sociales que tenga para con sus trabajadores/as, el adjudicatario deberá entregar a la época de suscripción del contrato una garantía o caución, consistente en un vale vista, boleta de garantía bancaria pagadera a la vista, póliza de seguro de ejecución inmediata (que no podrá incluir cláusulas de arbitraje), depósito a plazo o cualquier otro instrumento que asegure su cobro de manera rápida y efectiva.

Este instrumento deberá ser tomado por el oferente o un tercero a su nombre, ser pagadero a la vista, de carácter irrevocable, y a la orden de la Presidencia de la República, RUT N°60.000.000-4, por un monto equivalente al 5% del monto total del contrato, expresado en pesos chilenos (o Unidad de Fomento con el valor del día de la entrega en caso de tratarse de una póliza de seguro).

La glosa del documento, cuando corresponda según la naturaleza del mismo, deberá señalar: “PARA GARANTIZAR EL FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN Y EMPASTE PARA LOS ARCHIVOS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA”.

Si la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato es otorgada en el extranjero, la institución financiera o aseguradora, en su caso, deberá contar con las autorizaciones para operar en Chile, y la realización o ejecución de la garantía que permita el cobro rápido y expedito de la misma.

La vigencia de la referida garantía deberá extenderse por lo menos hasta los noventa (90) días corridos posteriores al término del contrato. La fecha de vencimiento de la garantía será informada por la Presidencia de la República al oferente adjudicado.

El instrumento de garantía deberá ser entregado en la Oficina de Partes de la Presidencia de la República, ubicada en calle Teatinos Nº92, piso 10, Edificio Moneda Bicentenario, comuna de Santiago, dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la notificación de la adjudicación que sea hecha en el portal www.mercadopublico.cl, en sobre cerrado dirigido al encargado del proceso de licitación, rotulándolo con el nombre de la licitación: “SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN Y EMPASTE PARA LOS ARCHIVOS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA”.

Para el caso de cauciones emitidas digitalmente, estas se podrán enviar por correo a licitaciones@presidencia.cl, documento que será revisado por el Departamento Jurídico de la Presidencia de la República para verificar su validez y contenido.

Si el oferente adjudicado no hace entrega de la garantía dentro del plazo indicado anteriormente, la Presidencia de la República dejará sin efecto la adjudicación y podrá aplicar la readjudicación en conformidad a lo establecido en el artículo 23º de las presentes bases administrativas.

Las cauciones de fiel cumplimiento de contrato podrán sustituirse transcurrido un año de vigencia del mismo, por otra de menor valor, considerando los saldos insolutos del contrato a la época de la sustitución, pero siempre respetando el porcentaje del 5% del valor total del saldo a ejecutar del contrato y con una vigencia de a lo menos hasta los noventa (90) días corridos posteriores al término del contrato.

Devolución de la garantía: La garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato será devuelta al tomador una vez extinguidas, a entera satisfacción de la Presidencia de la República, todas las obligaciones emanadas del contrato. La caución será devuelta, previa autorización del Departamento de Abastecimiento, en el Subdepartamento de Tesorería de la Presidencia de la República, ubicado en calle Teatinos Nº92, piso 10, Edificio Moneda Bicentenario, comuna de Santiago, dentro del horario de atención, de lunes a jueves de 08:30 a 16:30 horas y viernes de 08:30 a 15:30 horas.

Causales de cobro de garantía: La Presidencia de la República podrá hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento del contrato si el Contratista incurre en alguna de las causales de término anticipado del contrato, indicadas en el artículo 33º de las presentes Bases Administrativas, salvo las indicadas en las letras d), h) del punto 33.2, y se someterá al procedimiento establecido en el artículo 34° de este instrumento referida al procedimiento ante incumplimientos.

Además, la Presidencia de la República podrá cobrar la garantía de fiel cumplimiento del contrato, para hacer efectivos los pagos por obligaciones laborales y sociales de los/as trabajadores/as y las multas, según lo establecido en el artículo 34º de las presentes bases de licitación. En tal caso y siempre que no se ponga término al contrato, se devolverá el excedente al contratista una vez acreditado que ha presentado una nueva garantía por el mismo monto y plazo de aquella que se hizo efectiva, gestión que deberá realizar dentro de los 5 días siguientes a su ejecución. La no renovación de la garantía dentro del plazo indicado, será causal para poner término al contrato, aplicándose en tal caso el total de la garantía ya ejecutada.

Procedimiento de cobro de garantía. El cobro de la garantía será solicitado por la Administradora de Contrato una vez haya finalizada la sustanciación del procedimiento de cobro de multas o de término anticipado del contrato. Mismos términos se aplicarán con el procedimiento de pago de las obligaciones laborales o sociales pendientes con los trabajadores.

ARTÍCULO 27° DE LA DURACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

El contrato que sea suscrito en virtud del presente proceso licitatorio tendrá una duración que se extenderá por veinticuatro (24) meses, contados desde la fecha de su suscripción; o hasta el consumo total de los recursos disponibles para la prestación del servicio licitado, o bien, la completitud del empastado de la totalidad de la documentación. Con todo, el pago por los servicios podrá ser efectuado sólo una vez haya sido totalmente tramitado el acto administrativo que aprueba el contrato.

ARTÍCULO 28° RELACIÓN ENTRE EL CONTRATISTA Y LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

El Contratista se comunicará formalmente con la Administradora de Contrato o a quien ésta designe, mediante correo electrónico, el cual será el único medio de comunicación oficial entre ellos, debiendo siempre, tanto la Administradora de Contrato como el contratista, “tomar conocimiento” o responder el correo electrónico acusando recibo, sin perjuicio que podrán contactarse vía telefónica de forma complementaria.

Toda comunicación entre el contratista y la Presidencia de la República se canalizará a través de la Administradora de Contrato, el cual deberá velar directamente por la correcta supervisión y ejecución de la contratación.

La Administradora de Contrato deberá realizar las observaciones y aumentos de plazos que estime pertinentes, así como proponer la sanción los atrasos, deficiencias o incumplimientos, conforme a las bases administrativas de la contratación.

ARTÍCULO 29° DEL MONTO DE LA CONTRATACION Y FORMA DE PAGO

El monto máximo de la contratación será el indicado en el artículo 2° de las presentes bases de licitación, impuestos incluidos.

El pago se realizará contra la entrega de la documentación empastada, por el monto correspondiente al número de tomos empastados conforme la oferta económica expresada en el Anexo Nº8, dentro de los 30 días corridos siguientes a la recepción de la factura o instrumento tributario de cobro, previa certificación por parte de la Presidencia de la República de la recepción conforme de los servicios contratados, de acuerdo a lo establecido por la Ley N°19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de factura, modificada por la Ley N°21.131.

El adjudicatario tendrá un plazo de 3 días hábiles para presentar la factura, contados desde la certificación que haga la Presidencia de la recepción conforme de los servicios en el portal www.mercadopublico.cl. La factura deberá extenderse a nombre de la Presidencia de la República, RUT N°60.000.000-4, y presentarse en la Oficina de Partes de la Dirección Administrativa, ubicada en calle Teatinos N°92, piso 10, Edificio Moneda Bicentenario, comuna de Santiago. Tratándose de facturación electrónica, las facturas deberán ser enviadas al correo facturación@presidencia.cl

La recepción conforme del servicio, solo podrá otorgarse previo visto bueno que haga la Administradora de Contrato o a quien ésta designe para tales efectos, conforme lo establecido en la Especificaciones Técnicas.

La Presidencia de La Republica tendrá un plazo de 8 (ocho) días corridos siguientes a su recepción para reclamar en contra del contenido de la factura o de la de la falta total o parcial de la entrega de los bienes adquiridos, conforme al procedimiento establecido en el artículo 3° N°2 de la Ley Nº19.983.

La Administradora del Contrato verificará, además, el monto facturado considerando los precios según el contrato.

En caso de presentarse alguna diferencia entre la factura emitida y la orden de compra, la Administradora de Contrato deberá solicitar al proveedor la emisión de una Nota de Crédito o Nota de Débito, según corresponda, para procesar oportunamente el pago por el suministro correspondiente.

La Empresa deberá aceptar la orden de compra que se emita a través del Portal Mercado Público y facturar asociando el ID de la orden de compra en la respectiva factura.

La solicitud de pago deberá acompañar los siguientes documentos:

a)            Factura extendida a nombre de la Presidencia de La República (RUT N°60.000.000-4), indicando en su contenido ID de la orden de compra respectiva.

b)            Si es factura es electrónica debe indicarse en el Folio (801) el número de orden de compra asociada a la licitación, ejemplo: 776-XXX-SE23.

c)             Orden de compra de Mercado Publico aceptada por el proveedor.

d)            Certificado o acta de recepción conforme de la prestación del servicio por parte de la Presidencia de la República, extendida por la Administradora de Contrato.

e)            En caso de factoring se debe adjuntar fotocopia del certificado de cesión de factura ante notario.

f)             Adjuntar comprobante de pago de los valores que correspondan por concepto de multas, si las hubiere.

Para el primer pago, se deberá adjuntar, además de la factura correspondiente, documento vigente emitido por una institución (por ejemplo, la Dirección del Trabajo) o empresa, que acredite fehacientemente que el adjudicado no registra reclamos ni denuncias por incumplimiento de obligaciones laborales ni previsionales pendientes.

ARTÍCULO 30° MODIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

En caso sea necesario, la Presidencia de la República podrá modificar los servicios prestados, aumentándolos por un monto que no podrá ser superior al 30% del valor total del contrato, siempre que exista disponibilidad presupuestaria. En todo caso, no podrán alterarse los alcances y características técnicas aprobadas por las presentes bases. En el caso de aumentar los servicios y, por ende, el precio y/o su plazo, la garantía de fiel cumplimiento del contrato deberá también aumentarse en proporción al monto de la modificación que se suscriba, a criterio de la Presidencia de la República.

En caso de aumento, los valores a considerar serán exclusivamente aquellos ofertados en el Anexo N°8 “Oferta Económica”.

Los aumentos o eventuales disminuciones, en su caso, deberán contar con la aprobación de la Administradora de Contrato y la autorización de la Dirección Administrativa de la Presidencia de la República. Para el caso, las modificaciones no tendrán efecto alguno sino desde la total tramitación del acto administrativo que las apruebe.

ARTÍCULO 31° OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

La principal obligación del contratista será dar estricto cumplimiento a lo encomendado en las presentes Bases Administrativas y Técnicas, al igual que prestar todos los servicios requeridos durante la ejecución de la presente contratación, acorde a lo detallado en las Especificaciones técnicas.

Asimismo, serán obligaciones del Contratista, entre otras, las siguientes:

31     

31.1      Dar oportuno y debido cumplimiento a las obligaciones contractuales adquiridas y a todas las obligaciones establecidas, entendiéndose incluidos en él las Bases Administrativas, Especificaciones Técnicas, Anexos, Aclaraciones y Respuestas si las hubo y la oferta presentada.

31.2      Deberá adoptar las medidas conducentes para permitir el libre acceso de la Administradora de Contrato a los datos, información u otras actividades que se realicen en el marco de su supervisión, sin restricciones.

31.3      Mantener patente comercial vigente durante todo el período de la contratación.

31.4      El Adjudicatario debe responder ante la Presidencia de la República, no sólo de sus propias acciones, sino también del hecho de los que estuvieren bajo su cuidado y responsabilidad de las personas que hubieren contratado.

31.5      El Adjudicatario queda obligado a tomar las medidas y precauciones necesarias para evitar daños a las personas y a la propiedad pública y privada durante la ejecución de la contratación y responderá por todos los perjuicios que cause con motivo, ocasión u omisión del cumplimiento de la contratación.

31.6      Es obligación del Adjudicatario dar fiel cumplimiento a todas las normas legales vigentes en materia de accidentes de trabajo, sin que la Presidencia de la República deba responder por los accidentes que sufran los trabajadores que realicen labores para el Adjudicatario durante la ejecución de la contratación, quien queda obligado a tomar las precauciones necesarias para reducir los riesgos de accidentes. Será también obligación del Adjudicatario efectuar la denuncia de los accidentes del trabajo y de las enfermedades profesionales en conformidad con las disposiciones legales sobre la materia, debiendo informar a la Administradora del Contrato de los hechos ocurridos, haciendo entrega, cuando corresponda, de tales denuncias, de acuerdo a la Resolución Exenta N°1402, de 2018, de la Dirección Administrativa de la Presidencia de la República, que deroga Reglamento de Seguridad para empresas Contratistas y sub Contratistas, aprobado por Resolución Exenta N°4525, de 2013 y aprueba nuevo texto.

31.7      Los salarios, sueldos o emolumentos de cualquier naturaleza que se paguen a su personal no podrán ser inferiores a la remuneración mínima vigente (de acuerdo al salario y horario establecido) y serán de cargo exclusivo del Contratista, al igual que las imposiciones previsionales que correspondan.

31.8      El Contratista debe dar estricto cumplimiento a lo prescrito en la Ley N°16.744 de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.

31.9      El Adjudicatario no podrá eximirse de cumplir las obligaciones contractuales adquiridas por el hecho de que su personal se declare en huelga. En tal caso, el Contratista debe arbitrar oportunamente las medidas para que las labores se continúen efectuando oportunamente conforme a lo contratado.

31.10   Todos los derechos, impuestos, imposiciones previsionales y cualquier otro gasto directo o indirecto referente a esta contratación, serán de cargo del Adjudicatario.

31.11   El Adjudicatario deberá entregar a la Presidencia de la República, una nómina del personal contratado para la ejecución del servicio, la que mantendrá permanentemente actualizada.

ARTÍCULO 32° EFECTOS DERIVADOS DE INCUMPLIMIENTOS DEL PROVEEDOR

El incumplimiento de las obligaciones que imponen las presentes bases administrativas, y que a continuación se señalan, serán sancionadas con la aplicación de multas, de conformidad a los casos y montos que se señalan a continuación:

El valor de la Unidad de Fomento a considerar será el correspondiente al del día de pago de la multa. Con todo, el monto máximo acumulado por aplicación de multas al adjudicatario no podrá superar el 10% del valor total del contrato, por cuanto la vulneración de este límite máximo configura un incumplimiento grave de las obligaciones del proveedor, siendo ello una causal de término anticipado del contrato.

ARTÍCULO 33° DEL TÉRMINO ANTICIPADO DE LA CONTRATACIÓN

En caso de incumplimiento grave de las obligaciones por parte del adjudicatario, la Presidencia de la República podrá poner término anticipado a la contratación, de forma inmediata, administrativamente, conforme al procedimiento previsto en el artículo 33° de las presentes Bases, salvo el caso establecido en las letras d) y h) del punto 33.2 del presente artículo, en que se pondrá término anticipado al contrato de forma inmediata mediante Resolución Exenta de este Servicio.

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33.1   Serán consideradas como casos de incumplimiento grave las siguientes circunstancias o conductas del adjudicatario:

a)    Superación del monto máximo acumulado de multas, correspondiente a un 10% del valor total del contrato.

b)    Transgresión de la cláusula de confidencialidad establecida en el artículo 38° de las presentes Bases, por parte del adjudicatario.

c)     Incumplimiento de uno o más de los compromisos adquiridos por el adjudicatario en virtud del Pacto de Integridad establecido en el artículo 14° de las presentes Bases.

d)    Si el Contratista interrumpiera total o parcialmente la prestación de los servicios que son objeto de esta licitación sin causa justificada.

e)    Incumplimiento de los requisitos técnicos para las instalaciones de trabajo, establecidos en la letra E), del número III., de las Especificaciones Técnicas de la presente de licitación, comprobable a través de visita a terreno efectuada por la Administradora de Contrato.

f)     No conformidad, por segunda oportunidad, con los requisitos técnicos relativos a la calidad de los empastes, en las muestras enviadas a la Unidad de Conservación del Archivo Nacional, de acuerdo a lo señalado en la letra F), del punto III., de las Especificaciones Técnicas.

33.2  La Presidencia de la República también podrá poner término anticipado al contrato en los siguientes casos:

a)    Estado de notoria insolvencia y/o tener la empresa la calidad de deudora en alguno de los procedimientos de la Ley N°20.720, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato, a juicio exclusivo de la Presidencia de la República.

b)    Si existe orden de ejecución y embargo decretada por un Tribunal de la República, de todo o parte de los bienes del adjudicatario.

c)     Si el adjudicatario ha cedido y/o traspasado todo o parte de sus bienes en favor de sus acreedores.

d)    Por exigirlo el interés público y/o seguridad nacional.

e)    Si el adjudicatario no acata las órdenes e instrucciones que se le den de acuerdo a lo dispuesto en las presentes Bases Administrativas, Bases Técnicas, Aclaraciones, y eventuales modificaciones.

f)     Si el adjudicatario no cumpliera las instrucciones de la Administradora de Contrato, sin causa justificada y de manera constante, que signifique perjuicio real y cierto para la Presidencia de la República.

g)    Incumplimiento reiterado en las especificaciones técnicas: Si la empresa adjudicada no cumple con las especificaciones técnicas ofertadas al momento de la ejecución del servicio, por segunda oportunidad dentro del periodo de vigencia del contrato.

h)    Si el adjudicatario no cumple, en forma reiterada o flagrante, con las obligaciones previstas en las bases administrativas y en la oferta presentada.

i)      Incumplimiento de las observaciones formuladas por la Administradora de Contrato.

j)     Cualquier otra situación o circunstancia de responsabilidad del Contratista que signifique un perjuicio para la Presidencia de la República.

En cualquier caso, las partes podrán poner término anticipado al contrato por mutuo acuerdo. En este escenario, si alguna de las partes decide poner término al contrato, deberá comunicar a la otra, mediante carta certificada con a lo menos 10 días hábiles de anticipación a la fecha que se desea poner término al contrato.

ARTÍCULO 34° PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES

Detectada una situación que amerite la aplicación de término anticipado del contrato y/o la aplicación de multas, la Administradora de Contrato notificará al Proveedor, por carta certificada o correo electrónico señalado por el proveedor para estos fines, indicando la infracción cometida, los hechos que la constituyen y el monto de la multa, cuando corresponda.

A contar de la notificación de la comunicación precedente, el Proveedor tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para efectuar sus descargos, acompañando todos los antecedentes que estime pertinentes. Efectuados los descargos o vencido el plazo sin presentarlos, la Presidencia dictará la resolución o acto administrativo resolviendo sobre la infracción cometida.

Si el Proveedor hubiere presentado descargos en tiempo y forma, la Presidencia podrá rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, lo que se determinará mediante resolución o acto administrativo fundado, notificándose de ello a la empresa, personalmente a través de su representante legal, por carta certificada, o correo electrónico señalado por el proveedor para efectos de notificación.

Todo lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo 2° del capítulo IV de la Ley N°19.880, disposiciones que se aplicarán en subsidio al procedimiento establecido en el presente artículo.

Cuando la sanción consista en la aplicación de multas, éstas deberán pagarse mediante transferencia electrónica o vale vista a nombre de la Presidencia de la República, dentro de los treinta (30) días corridos siguientes a la fecha en que se encuentre ejecutoriada la resolución o acto administrativo que ordene su aplicación, o bien, desde que se encuentre ejecutoriada la resolución o acto administrativo que rechaza los descargos presentados.

ARTÍCULO 35° DE LA ADMINISTRADORA DE CONTRATO

La Jefatura del Departamento Jurídico, o el/la funcionario a quien ésta/e designe, actuará como Administradora del Contrato, con las facultades, obligaciones, atribuciones y responsabilidades que se establezcan a través de las presentes Bases.

Para todos los efectos, el/la Administrador/a de Contrato será el/la funcionario/a encargado/a de velar directamente por la correcta ejecución de la contratación licitada de acuerdo a estos instrumentos. Lo anterior quedará establecido en la resolución exenta que adjudique la presente licitación.

En caso de ausencia de el/la Administrador/a de Contrato, la titular deberá designar a su reemplazante, de forma que esta figura se encuentre presente en todo momento durante la vigencia del contrato. En caso de indisponibilidad de la titular, será la Jefatura del Departamento de Abastecimiento quien designe al reemplazante.

El adjudicatario deberá informar al/la Administrador/a de Contrato un correo electrónico y un número de teléfono de contacto. De los correos electrónicos enviados, ambas partes deberán acusar recibo.

ARTÍCULO 36° OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRADORA DE CONTRATO

36.1               Serán obligaciones de la Administradora de Contrato, las siguientes:

36.1.1       Conocer los documentos que rigen la licitación.

36.1.2       Cumplir el rol que se le encomienda en el procedimiento de aplicación de multas.

36.1.3       Realizar las notificaciones que se le encomiendan en el procedimiento ante incumplimientos. 

36.1.4       Realizar el control de los servicios licitados.

36.1.5       Propender el pago oportuno de los servicios, en la forma y plazos establecidos en las Bases Administrativas y Técnicas.

36.1.6       Requerir toda la documentación que estime pertinente para resguardar la buena ejecución de la contratación.

36.1.7       Llevar el registro de todas las actuaciones vinculadas al contrato en el libro Manifold, o en otra plataforma que sirva para dicho fin.

36.1.8       Evacuar un informe relativo a las condiciones de las instalaciones del adjudicatario en cada visita técnica realizada a éstas.

36.2               Serán atribuciones de la Administradora de Contrato, las siguientes:

36.2.1       Realizar visitas periódicas a las instalaciones de trabajo del adjudicatario, a fin de verificar que éstas cumplen con los requisitos señalados en la letra E), del punto III., de las Especificaciones Técnicas.

36.2.2       Solicitar al adjudicatario, en los plazos y forma que indique, información relativa al personal y al equipo que utilice, gozando de amplias atribuciones con el objeto de resguardar los intereses de la Presidencia de la República.

36.2.3       Exigir la separación de cualquier trabajador por insubordinación, desórdenes u otros motivos que a juicio de éste afecten negativamente a los intereses de la Presidencia de la República, quedando siempre responsable el adjudicatario de los vicios o abusos que haya podido cometer la persona separada.

36.2.4       Requerir al adjudicatario la presentación de certificados u otros documentos, que estime convenientes.

ARTÍCULO 37º DE LA CESIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Atendida la naturaleza de la contratación y la importancia de la misma, el adjudicatario no podrá ceder ni transferir en forma alguna, sea total o parcialmente, los derechos y obligaciones que derivan de la presente licitación.

Sin perjuicio de lo anterior, éste sí podrá ceder o transferir las facturas, recurriendo al procedimiento establecido en Ley Nº19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de factura.

ARTÍCULO 38° CONFIDENCIALIDAD

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38.1   Confidencialidad o no divulgación: La empresa adjudicada -a través de su personal propio o aquel que subcontrate parcialmente- se obliga a mantener estricta reserva y confidencialidad de la información, en cualquiera de sus formatos, a los que tuviese acceso con ocasión o a propósito de la prestación de los servicios contratados en virtud de lo estipulado en estas bases, así como también, a no utilizar en beneficio propio o de terceros los activos de información que la Presidencia de la República le proporcione para el ejercicio de sus actividades, dado que es de propiedad exclusiva de esta Entidad y, en consecuencia, no podrá ser usado para ningún otro fin que no esté contemplado en el presente documento o en el contrato. Por su parte, la Presidencia de la República velará por la reserva y confidencialidad de la información personal de los empleados de la empresa a los que tuviera acceso autorizado la Institución.

38.2   Cumplimiento de Políticas de Seguridad de la Información. La empresa contratada declara conocer y aceptar las definiciones establecidas en la Política General de Seguridad de la Información y el grupo de Políticas específicas vigentes en materias de Seguridad de la Información de la Presidencia de la República, según sea aplicable. Asimismo, la empresa se compromete a comunicar internamente a sus empleados el texto y alcance de dichas Políticas.

La inobservancia de las obligaciones señaladas en el presente artículo, dará derecho a la Presidencia de la República a poner término anticipado al contrato adjudicado, sin derecho a indemnización alguna, con independencia de las acciones legales que pudiera impetrar para hacer efectiva las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar como consecuencia de tal incumplimiento.

ARTÍCULO 39º DE LA SUBCONTRATACIÓN

El adjudicatario deberá ejecutar los servicios contratados con personal propio. Sin perjuicio de lo indicado, podrá el adjudicatario concertar la subcontratación parcial de éstos, en caso que fuere necesario o conveniente, lo que será evaluado y determinado por la Administradora de Contrato en base a los antecedentes que le sean proveídos. La autorización para la subcontratación solo podrá otorgarla la Administradora de Contrato, y deberá ser por escrito. En cualquier caso, el adjudicatario será siempre responsable por el cabal y oportuno cumplimiento del contrato.

Al subcontratista le serán aplicables las mismas causales de inhabilidades, prohibiciones e incompatibilidades que al adjudicatario, conforme lo establecido en el artículo 4° de la Ley N°19.886.

ARTÍCULO 40° PERSONAL DEL CONTRATISTA

El personal con el que cuente el Contratista para la ejecución del servicio contratado estará subordinado a él, en sus relaciones laborales y de trabajo y no tendrá vínculo contractual alguno con la Presidencia de la República.

ARTÍCULO 41° CONDICIONES Y ACCIDENTES DEL TRABAJO

El adjudicatario estará obligado a suministrar a sus trabajadores los equipos e implementos de protección personal que sean necesario para la ejecución de sus labores.

Será obligación del adjudicatario efectuar la denuncia de los accidentes del trabajo y de las enfermedades profesionales en conformidad con las disposiciones legales sobre la materia, debiendo informar al Prevencionista de Riesgos de la Presidencia de la República la ocurrencia de cualquier hecho de esta naturaleza, haciendo entrega de la denuncia, cuando corresponda. Asimismo, el Adjudicatario deberá disponer del reemplazo de la persona que hubiere sufrido el siniestro, según lo determine el Prevencionista de Riesgos de la Presidencia de la República.

ARTÍCULO 42° OBLIGACIONES LEGALES

El Adjudicatario queda especialmente sujeto a las disposiciones contenidas en el Código del Trabajo y a la legislación complementaria de dicho cuerpo legal en las relaciones con sus trabajadores, en especial de las normas relativas a Seguridad Social vigentes.

ARTÍCULO 43° OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El Adjudicatario deberá dar cumplimiento a todo lo señalado en las presentes bases administrativas, especificaciones técnicas, anexos y aclaraciones.

ARTÍCULO 44° ANTICIPO

La contratación no contempla anticipo.

ARTÍCULO 45° REAJUSTES

La contratación no contemplará ninguna clase de reajuste.

ARTÍCULO 46° DE LAS CESIONES DE CRÉDITO O FACTORING

En caso de celebrar el Adjudicatario un contrato de factoring, éste deberá notificar de ello a la Presidencia de la República y a la unidad requirente (Departamento Jurídico), dentro de las 48 horas siguientes a su celebración. Asimismo, la empresa de factoring deberá tomar las providencias necesarias y oportunas de notificación, a fin de hacer efectivo el cobro de la respectiva factura. La Presidencia de la República no se obliga al pago del factoring en caso de existir obligaciones y/o multas pendientes del Adjudicatario.

Para efectos del pago, éste se regirá conforme a las presentes Bases y normativa aplicable, debiendo cumplirse las formalidades y el procedimiento establecido al efecto en el artículo 7° de la Ley N°19.983, y lo dispuesto en el artículo 75 del Reglamento de la Ley N°19.886, disposición que regula la transferencia del factoring.

La Presidencia de la República tendrá un plazo de 8 (ocho) días corridos desde su recepción, para objetar el contenido de la factura, de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 N°2 de la Ley N°19.983, o para reclamar por la integridad de la notificación del factoring.

El documento de pago deberá ser retirado personalmente desde las dependencias de la Presidencia de la República por personas que exhiban poder suficiente, siendo requisito la entrega de la cuarta copia de la factura.

ARTÍCULO 47° CONDICIONES ESPECIALES

a)    En caso que el Adjudicatario considere que una orden se encuentra fuera de los términos y condiciones de la contratación, comunicará esta situación por escrito a la Administradora de Contrato, quien resolverá dentro de las 48 horas siguientes.

b)    Cualquier discordancia entre las bases electrónicas y las bases adjuntas, prevalecerán las cláusulas y condiciones de éstas últimas.

ARTÍCULO 48° DOCUMENTOS QUE RIGEN LA LICITACIÓN

La presente propuesta se rige por todos los documentos que más adelante se señalan y en caso de discrepancia entre unos y otros, se establece el siguiente orden de prelación:

• Doc. Nº 1: Bases Administrativas y sus aclaraciones.
• Doc. Nº 2: Bases Técnicas y Aclaraciones.
• Doc. Nº 3: Respuesta a las consultas.
• Doc. Nº 4: Resolución de adjudicación.
• Doc. Nº 5: Oferta del proponente.
• Doc. N° 6: Contrato que suscriban las partes.
• Doc. N° 7: Orden de compra.

ARTÍCULO 49° DEL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN

En el evento que se comprobare que el adjudicatario o diversos oferentes han incurrido en “prácticas corruptas”, “prácticas fraudulentas” o “prácticas colusorias” sea con respecto al proceso de selección o con respecto a la adjudicación, el mandante rechazará de plano la propuesta o la adjudicación o pondrá término a la contratación anticipadamente, sin indemnización para el Contratista, sin necesidad de resolución judicial previa.

Para estos efectos, se entenderá por “práctica corrupta” todo ofrecimiento, suministro o aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor con el fin de influir en la actuación de un funcionario en el proceso de selección o en la ejecución de la contratación.

Por “práctica fraudulenta” toda tergiversación con el fin de influir en la ejecución de un contrato en perjuicio del mandante, y por “práctica colusoria”; sea con anterioridad o con posterioridad a la presentación de las ofertas, a los acuerdos entre consultores con el propósito de establecer precios a niveles artificiales y no competitivos, y en general, a la ejecución de cualquiera de las conductas previstas en la letra a) del artículo 3 del Decreto Ley N°211, de 1973, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado ha sido fijado por el Decreto con Fuerza de Ley N°1, de 2004, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que tengan como efecto el privar al mandante de las ventajas de la competencia libre y abierta. 

Sin perjuicio de lo anterior, la Presidencia de la República se reserva el derecho de ejercer las acciones legales correspondientes por daños y perjuicios que le puedan ser provocados a causa de estas prácticas.

ARTÍCULO 50° JURISDICCIÓN

Toda controversia que se suscite entre la aprobación de las Bases de licitación y su adjudicación será sometida a conocimiento del Tribunal de la Contratación Pública.

Las cuestiones de interpretación y aplicación de la presente contratación que se susciten en la ejecución de la misma serán resueltas de común acuerdo por las partes o en su defecto, sometidas a los Tribunales de Justicia, fijando como domicilio la ciudad de Santiago.

ARTÍCULO 5° DAÑOS A LA PROPIEDAD

El adjudicatario deberá, a sus propias expensas, reparar cualquier daño a la propiedad de otras personas y responderá por la conservación de cualquier otra dependencia de los edificios que pudieran resultar afectados por sus operaciones.

En caso que se produzcan daños por los servicios prestados, las reparaciones serán de exclusiva responsabilidad del adjudicatario.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA

“SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN Y EMPASTE PARA LOS ARCHIVOS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA”

I.      SOLICITUD

La Presidencia de la República, a través del Departamento Jurídico, requiere contratar el servicio de encuadernación y empaste de documentos para dar cumplimiento a lo establecido en el literal a) del artículo 14 del D.F.L. N°5.200, de 1929, de conformidad con las Normas de conservación para procesos de transferencias documentales 2021, elaboradas por la Unidad de Conservación del Archivo Nacional de Chile, permitiendo con ello efectuar la transferencia al Archivo Nacional de la documentación generada por la Institución que corresponda.

II.    OBJETIVO

La licitación tiene como objetivo la contratación de los servicios de encuadernación y empaste de documentación, con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el literal a) del artículo 14 del D.F.L. N°5.200, de 1929, de conformidad con las Normas de conservación para procesos de transferencias documentales 2021, elaboradas por la Unidad de Conservación del Archivos Nacional de Chile, permitiendo con ello efectuar la transferencia de la documentación institucional al Archivo Nacional, a la vez que se asegurara su adecuada y correcta conservación.

III.  REQUERIMIENTOS GENERALES - PROPUESTA TÉCNICA

El servicio de encuadernación y empastes requerido para las series documentales correspondientes, deberá cumplir con los siguientes requerimientos:

a)   Almacenaje y custodia de la documentación:

Con el objeto de prevenir daños y el deterioro de la documentación que será entregada para la encuadernación y empastado, el proveedor adjudicado deberá considerar el almacenaje y custodia de los archivos físicos de forma ordenada, en las cajas de cartón libre de ácido en que le serán entregados los documentos. Además, deberán adoptarse todas las medidas de seguridad necesarias para evitar cualquier riesgo para la integridad material de los documentos y la información que éstos contienen, los cuales serán retirados de las dependencias de la Presidencia de la República, en calle Morandé N°130, subsuelo.

b)   Retiro de la documentación:

La documentación que se encuadernará y empastará, deberá ser retirada por el proveedor o su personal en las dependencias de la Presidencia de la República, ubicada en Morandé N°130, subsuelo, en el horario previamente coordinado con la Administradora de Contrato.

Para el retiro de la documentación, el proveedor deberá firmar la Guía de Préstamo Documental respectiva, que será otorgada por la Administradora de Contrato, detallando los expedientes que se retiran, su estado o condición al momento de ser retirados y la fecha en la que ello se efectúa, pudiendo dejarse igualmente un registro fotográfico, con el fin de llevar un adecuado control de la documentación, así como del cumplimiento de la devolución de empastes dentro del plazo declarado de entrega.

El oferente solo estará obligado a hacer el retiro de una caja a la vez, lo que no obsta a que, de propia iniciativa, pueda hacer retiro de más de una, contándose el plazo máximo de devolución de forma independiente para cada una (en este sentido, los plazos no se suman, sino que corren en paralelo).

Los retiros deberán realizarse en la misma oportunidad que se realiza la devolución de la partida anterior, o tan pronto sea posible, dentro de los 5 días corridos siguientes a ello, en coordinación con la Administradora de Contrato.

c)   Entrega de la documentación:

Se deberá realizar la entrega o devolución de los documentos empastados, equivalente a una caja de documentación, en un plazo no mayor a 30 días corridos (o el plazo que haya señalado el proponente en su oferta técnica), contado desde su retiro; desde las dependencias de la Presidencia de la República, ubicadas en calle Morandé N°130, subsuelo, comuna de Santiago, en el horario que se acuerde con la Administradora de Contrato.

El proveedor deberá firmar una constancia de entrega, con el fin de llevar el adecuado control de la documentación y de los plazos asociados al proceso. Todos los documentos empastados deberán retornar a dependencias de la Presidencia de la República en las mismas cajas en las que fueron retirados.

d)   Transporte de la documentación:

El proveedor adjudicado deberá considerar dentro de su propuesta el transporte de la documentación, tanto para retiro como devolución, incluyendo en ello la carga y descarga de cajas y el transporte de personal necesario para ello. El transporte utilizado deberá garantizar la indemnidad de la documentación trasladada frente a cualquier daño.

e)    Condiciones de la instalación:

El proveedor adjudicado deberá realizar la ejecución del servicio en un espacio físico que cumpla con las condiciones adecuadas para las labores que se contratan, es decir, deberá tratarse de un espacio donde se realizarán las tareas encomendadas de forma segura, y que impidan el daño y mala utilización de la documentación retirada de las dependencias de la Presidencia de la República.

La instalación deberá cumplir con las siguientes condiciones:

• Espacio: La instalación deberá tener disponibilidad de almacenaje para la cantidad total de documentos que se retiren en forma simultánea (no inferior al mínimo exigido de 1 caja dentro del plazo de 30 días, o el plazo menor que haya ofertado), en donde solo tengan acceso personas que estén relacionadas a la labor de encuadernación y empaste.

• Control de plagas: El daño que provocan los agentes biológicos a los documentos se conoce como biodeterioro. Para minimizar estos daños se exige que las instalaciones cuenten con un servicio vigente de control de plagas y/o desratización.

• Control ante eventuales daños por agua: Existen factores asociados a las instalaciones que predisponen el daño por agua de los documentos, razón por la cual se exige que:

-        Las instalaciones tengan una buena aislación de techumbres, alcantarillado, cañerías, y que el sistema de aire acondicionado esté en buenas condiciones.

-        El área de almacenamiento de los documentos a empastar siempre deberá estar al menos a 10 cm. del piso, para prevenir daños en caso de inundación.

• Seguridad frente a hurtos o robos: Las instalaciones deberán contar con protección de sus accesos y/o alarmas.

• Control de riesgos de incendio: Debido a la naturaleza de la materialidad de la documentación, las instalaciones deberán contar con las siguientes condiciones mínimas de seguridad en caso de incendios:

-        El depósito de documentos no podrá encontrarse cerca de fuentes de calor, ni podrá contar con elementos que representen un elevado riesgo de incendios, como calefactores, instalaciones eléctricas defectuosas, elementos que utilicen quemadores con llama viva (estufas, cocinas, cálefonts, etc.), entre otras potenciales fuentes de riesgo.

-        En las instalaciones no se podrán almacenar elementos inflamables (gases, líquidos o solidos).

-        El recinto deberá contar con extintores para fuegos de clase A, a base de polvo químico seco (PQS), con su señalética respectiva.

Si por razones de fuerza mayor el proveedor contratado debiera cambiar la ubicación física de las instalaciones que fueron señaladas en su oferta, deberá informar de ello a la Administradora de Contrato, con al menos una semana de anticipación, salvo que el cambio se deba producir de manera inmediata, caso en el que dará aviso en ese mismo momento.

Las nuevas instalaciones deberán cumplir con las mismas condiciones señaladas en este punto.

Para garantizar el cumplimiento del servicio, la Administradora de Contrato podrá realizar visitas a las instalaciones donde se está ejecutando el servicio, según lo requerido y cuando lo considere necesario, previa coordinación.

f)    Especificaciones de la documentación:

Considerando la importancia patrimonial de los documentos a empastar, y con el propósito de preservar su estructura física y contenido informativo, el empaste se deberá ajustar estrictamente a lo señalado en la Norma para Encuadernación de documentos, contenida en las Normas de conservación para Procesos de Transferencias Documentales 2021, elaboradas por la Unidad de Conservación del Archivo Nacional de Chile.

Con el fin de mantener la integridad de la documentación, los documentos o planos de gran tamaño deberán ser adjuntados al empaste por medio de una solapa que no supere los 6 centímetros de ancho, incluyendo el espacio utilizado para ser adherido al tomo, con la finalidad de que el documento original sea mínimamente intervenido. Además de las características indicadas en las normas antes referidas, se debe considerar lo siguiente:

-       Color de la tapa: CIRUELO

-       Lomo: Letras doradas

-       Identificación: Cada empaste deberá llevar en el lomo la leyenda de la etiqueta que acompaña a cada legajo (se dispondrá de una muestra de las características del empaste requerido).

La Presidencia de la República, en la primera partida enviada para encuadernación y empaste, podrá solicitar al proveedor una muestra de empastes terminados, con el fin de enviarlos al Archivo Nacional, para que este último organismo analice si se está cumpliendo con el estándar establecido en las Normas de conservación para Procesos de Transferencias Documentales 2021.

En caso de que el Archivo Nacional concluya que los empastes no se adecúan a las Normas de conservación para Procesos de Transferencias Documentales 2021, se podrá exigir su corrección por una única vez. Si no produce la adecuación del segundo lote empastado por parte del proveedor, se incurrirá en una causal de término anticipado del contrato que se suscriba, pudiendo la Presidencia de la República readjudicar a la siguiente oferta mejor evaluada.

g)   Seguridad de la información:

El proveedor adjudicado deberá guardar reserva de la información contenida en la documentación entregada, quedando expresamente prohibido utilizar total o parcialmente cualquier información o antecedente de que haya tomado conocimiento en virtud de los documentos que se encuentren en su poder, sin la previa y debida autorización de la Presidencia de la República. La vulneración de esta obligación se considera un incumplimiento grave de las obligaciones del contratista y causal de término anticipado del contrato, según lo dispuesto en el artículo 33°, numeral 33.1 letra b) de las Bases Administrativas, sin perjuicio de la facultad que se reserva la Presidencia de la República de ejercer las acciones civiles, penales y/o administrativas que correspondan.

h)   NORMAS TÉCNICAS DE ENCUADERNACIÓN

El proceso de encuadernación deberá ajustarse a las siguientes especificaciones.

1. Materiales:

Se señala a continuación un listado de materiales y su respectivo uso, para la ejecución técnica de las encuadernaciones. Todos los materiales contenidos en la lista se encuentran disponibles en el mercado nacional, respecto de proveedores específicos de productos de encuadernación, siendo de fácil acceso y adquisición.

Cualquier alternativa al listado descrito a continuación deberá ser evaluada por especialistas de la Unidad de Conservación del Archivo Nacional.

1. Limpieza de los documentos: 

El oferente deberá considerar las siguientes exigencias respecto de la limpieza de los documentos:

• Eliminación de elementos extraños y ajenos a la documentación como:  marcadores, “post-it”, clips o corchetes.

• Aplanamiento de esquinas y bordes doblados con la ayuda de espátula Godina o plegadera, guardando especial precaución con los papeles frágiles, quebradizos, con bordes irregulares y con las desgarraduras, en cuyo caso no se deberá usar la brocha en el sentido de éstas, para evitar que el papel se siga rasgando.

• Si es necesario mantener momentáneamente un grupo de documentos unidos, previo a la encuadernación, deberá utilizar clip sobre un papel neutro o alcalino. 

1. Disposición y protección física de los documentos a encuadernar:

El oferente deberá tomar las siguientes medidas para la disposición y protección de los documentos:

• Luego de la limpieza, deberá ordenar los documentos en grupos correspondientes a 1 volumen que no tenga más de 8 cm. de espesor.

• Deberá atarlos con cinta de algodón de 2 cm. de ancho, teniendo especial cuidado de estirarla en los bordes de los documentos y dejando el nudo sobre el canto delantero.

• Identificar el grupo de documentos.

• Ubicar los grupos de documentos dentro de cajas para archivo con el nudo de la cinta de algodón hacia arriba. Estos deben quedar lo suficientemente holgados para no provocar daño al momento de retirarlos.

• Antes del traslado o del inicio del proceso de encuadernación, las cajas con la documentación deben quedar almacenadas en un lugar apropiado y seguro.

• Trasladar al lugar en donde se realizará la encuadernación dentro de las cajas de archivo amarradas en el exterior y debidamente identificadas.

1. Características del cuerpo de la encuadernación:

El cuerpo de la encuadernación estará integrado por los siguientes elementos que lo componen:

-       Documentos.

-       Hoja de protección.

-       Refuerzos.

Espesor del Lomo: el lomo de la encuadernación deberá tener un espesor máximo de 8 cm., y un mínimo que le permita autosoportarse en posición vertical.

Hoja de protección: la hoja de protección de documentos, corresponde al papel neutro o alcalino que se integra a modo de barrera para no alterar la materialidad original de los documentos. Deberá ubicarse antes del primer documento y después del último, incorporándola a la costura.

Costura: la costura asegura la total cohesión de los documentos, amplia apertura, visualización completa de la información, evitando dispersión y desprendimientos. Algunas costuras apropiadas se presentan en el siguiente cuadro, sin perjuicio de aceptarse otras, previa evaluación de la Unidad de Conservación del Archivo Nacional.

Se hace presente que aquellos documentos sueltos de mayor formato como planos, mapas, etc., deberán integrarse a las costuras por su borde interno, permitiendo su despliegue total para la visualización de la información.

Refuerzos: los refuerzos se incorporan mediante adhesivos al cuerpo de la encuadernación, con posterioridad al procedimiento de costura, entregando mayor seguridad a la estructura y preparando su adhesión a las cubiertas.

Cubierta del volumen:  la cubierta del volumen deberá realizarse con núcleo de cartón y revestimiento de vinilo, tanto para las tapas, como para el lomo.  Las medidas de la cubierta dependerán del tamaño original de los documentos y, por tanto, éstos no deberán cortarse en ninguno de sus bordes.

Montaje de cubierta: se deberá adherir el cartón sobre el vinilo, con el lomo al centro y las tapas a los lados, separadas desde el lomo por un centímetro de distancia, constituyendo la bisagra del volumen.  Se deberá dejar un centímetro de margen superior, inferior y lateral del cartón al borde del vinilo. 

1. Unión de cuerpo y cubierta del volumen:

Unión:  se deberán adherir los excedentes de esterilla y hojas de guarda libre a las contratapas anterior y posterior, respectivamente.  No se debe adherir el cuerpo del documento al lomo de la cubierta, debiendo quedar un espacio interior entre ellos para flexibilizar la encuadernación.

Rótulo:  se deberá consignar la información en el lomo de la encuadernación mediante el uso de folia dorada y en el orden que se indique, según corresponda.