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i. DEL CIERRE Y APERTURA ELECTRÓNICA |
Extensión automática del plazo de ofertas: Queda establecido que si a la fecha de recepción de ofertas se han recibido 2 o menos propuestas, el plazo de cierre se ampliará automáticamente en 2 (dos) días hábiles, por una sola vez, bajo las condiciones establecidas por el artículo 25, inciso final, del reglamento de la ley Nº 19.886.
Adicionalmente el SML podrá ampliar el plazo del presente proceso de licitación por el sólo hecho que al día de cierre no se encuentren 3 ofertas, por lo cual de ocurrir esa situación se faculta el cambio de fecha de cierre del proceso directamente en el Portal Mercadopublico; dicha situación será sancionada mediante la dictación de un acto administrativo que lo apruebe.
La modalidad de la apertura será en 1 etapa, en la cual se hará una revisión de las garantías solicitadas, si fuere el caso (si se han solicitado), y de los antecedentes Legales para ofertar subidos por los proponentes al Portal Mercadopublico, por parte de un Profesional del Departamento de Abastecimiento. El que luego de cotejar el cumplimiento de los requisitos solicitados a los oferentes, procederá a aceptar o rechazar las ofertas recibidas, indicando el fundamento de ello en el mismo Portal, luego de lo cual procederá a realizar la apertura electrónica emitiendo el Portal automáticamente un Acta de apertura.
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ii. COMISIÓN DE EVALUACIÓN |
En forma posterior a la publicación de la licitación y previo a su apertura, se designará mediante Acto Administrativo, publicado en el portal de compras públicas, una Comisión de Evaluación. Dicha Comisión emitirá una proposición de adjudicación a la autoridad competente del Servicio para su resolución.
La proposición de adjudicación consistirá en un Acta de Evaluación y Cuadro Comparativo de las ofertas evaluadas y las calificaciones obtenidas por los oferentes en la aplicación de los parámetros de evaluación, concluyendo con un informe sobre la evaluación y la propuesta de adjudicación.
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iii. EVALUACIÓN |
La proposición recaerá en el o los oferentes que obtengan los más altos puntajes en aplicación de los criterios de evaluación y cuyas propuestas satisfagan de mejor forma los intereses del Servicio y cumplan con los requisitos descritos en las bases, no implicando ello, que se deba aceptar la(s) oferta(s) más económicas.
La Comisión tiene el derecho de proponer el rechazo de alguna o todas las ofertas si no las estimare convenientes, en ambos casos la proposición será justificada. En caso de empate de dos o más propuestas en la más alta calificación final, el criterio para desempatar serán; Clasificación de Riesgo, es decir ganará la oferta que tenga una mayor nota en ese criterio de las que se encuentren empatadas, y en caso de mantenerse el empate, el siguiente criterio para dirimir será Ejecutivo, es decir ganará la oferta que tenga una mayor nota en ese criterio de las que se encuentren empatadas. Y para el caso de mantenerse el empate entre 2 o más ofertas, el criterio para dirimir será Oferta Económica, ganando la oferta que tenga mayor puntaje en dicho parámetro de las que esten empatadas. Para resguardar la conveniencia de los intereses de la Institución, el Servicio Médico Legal se reserva el derecho de adjudicar o no las líneas de la licitación, cuando la nota de la oferta mejor evaluada sea inferior a 3,5.
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iv. OMISIÓN DE ANTECEDENTES |
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En el evento de que un oferente omita presentar certificaciones o antecedentes al momento de presentar su oferta, tendrá un plazo (según se indique en el portal mercado público) desde la solicitud escrita que podrá realizar el SML por medio del portal mercado público para subirlos por ese medio, siempre y cuando dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el período de evaluación. Sin perjuicio de lo anterior, el oferente que haya incurrido en la omisión indicada y luego la subsane, será penalizado con la nota correspondiente que se indica en los criterios de evaluación, en el parámetro "Cumplimiento de Requisitos Administrativos”.
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v. DE LA FECHA DE PUBLICACIÓN DE RESPUESTAS |
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Entiéndase que el plazo establecido para la publicación de las respuestas y entendiendo la complejidad de la contratación, es que eventualmente pudiera retrasarse la publicación de esta(s) respuesta(s), razón por la cual se faculta el cambio de la fecha de publicación de respuesta y la fecha de cierre del proceso licitatorio en el Portal Mercadopublico, dada la necesidad de que los oferentes tengan el tiempo suficiente para la elaboración de sus ofertas. Dicha situación será sancionada mediante la dictación de un acto administrativo que lo apruebe.
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vi. DE LA FECHA DE ADJUDICACIÓN |
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Entiéndase que el plazo establecido para la adjudicación, es una fecha máxima, razón por la cual nada obsta a que pueda realizarse con anterioridad. De la misma forma y entendiendo la complejidad de las adquisiciones, es que eventualmente la evaluación y por tanto la adjudicación de los servicios considerados en la presente adquisición, pudiera retrasarse, razón por la cual se faculta al cambio de la misma en el Portal Mercadopublico, situación que deberá ser justificada adecuadamente y autorizada mediante acto administrativo.
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vii. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN AL CONTRATO |
Derechos de patente y propiedad intelectual: El adjudicatario liberará de toda responsabilidad al comprador en caso de acciones entabladas por terceros en razón de transgresiones de derechos de patente, marca registrada o diseños industriales como consecuencia de la utilización de los bienes o parte de ellos en el territorio nacional.
Jurisdicción y Domicilio: Para todos los efectos, los oferentes fijan domicilio en la comuna y ciudad de Santiago de Chile y se someterán a la ley chilena y a la jurisdicción de sus Tribunales de Justicia. Sin perjuicio de lo anterior, la relación comercial entre las partes se regulará básicamente por las Bases de Licitación, sus aclaraciones y anexos, la oferta adjudicada y toda su documentación anexa.
Integración: Se deja constancia que todas y cada una de las cláusulas contenidas en las Bases Administrativas y Anexos de la licitación, se entenderán incorporadas en la contratación sin necesidad de mención expresa en los contratos que se celebren con el adjudicado o en las Órdenes de Compra si fuere esa la vía de formalización, y este se hará responsable del cumplimiento de las obligaciones que de ahí se deriven. Por lo anterior constituirán parte integrante del contrato, las Bases Administrativas Generales, Bases Técnicas de licitación, las consultas, respuestas y aclaraciones, la oferta adjudicada y toda su documentación anexa, lo cual se entenderá por enteramente reproducido en el contrato escrito o en la orden de compra
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viii. DE LOS CONTRATOS INFERIORES A LAS 1000 UTM |
De conformidad a la normativa contenida en el Reglamento de la Ley 19.886, (art 63), en la presente licitación los contratos iguales o inferiores a 100 UTM, se formalizarán mediante la emisión de la Orden de Compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor.
De la misma forma se formalizarán los contratos superiores a ese monto e inferiores a 1000 UTM, en razón de tratarse de servicios estándar de simple y objetiva especificación que se materializa a través de una orden de compra y la entrega de una Póliza por parte de la Empresa.
En caso que una Orden de Compra no haya sido aceptada por un adjudicado, el Servicio Médico Legal podrá solicitar su rechazo, entendiéndose definitivamente rechazada una vez transcurridas 24 horas desde dicha solicitud. Los proveedores que hayan rechazado la OC, en forma expresa o en la forma indicada anteriormente, serán mal evaluados como proveedores lo cual tendrá incidencia en licitaciones futuras del SML donde eventualmente participen de acuerdo a los criterios de evaluación que en las mismas se establezcan.
El plazo de validez de las ofertas será de 60 días hábiles, salvo que las Bases establezcan algo distinto.
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ix. TERMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO |
Sin perjuicio del derecho a cobrar las multas que procedan, y de solicitar indemnización de perjuicios, adicionalmente el Servicio tendrá la facultad de poner término al contrato, en forma administrativa, unilateral y anticipada, en los siguientes casos:
a) Si la Empresa se excediere en 15 días corridos del plazo original o prorrogado por el Servicio, sin dar cumplimiento a la entrega de lo contratado.
b) Si la Empresa no cumpliera con alguna de las obligaciones especificadas en el contrato y sus anexos; lo que será determinado por el Servicio de manera fundada.
c) Si la Empresa no diera cumplimiento a los requerimientos o instrucciones del Servicio; lo que será determinado por el Servicio de manera fundada.
d) Si la Empresa fuere declarada en quiebra, o caiga en estado de notoria insolvencia. En este último caso, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato.
e) Por término de la existencia jurídica y/o natural de la Empresa.
f) En las situaciones previstas en las Bases Técnicas o Términos de Referencia si fuere el caso.
g) Por incumplimiento de las obligaciones laborales y sociales de la Empresa respecto de sus trabajadores.
En todos los casos señalados anteriormente, no operará indemnización alguna para el o los Adjudicatarios.
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x. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO |
Con la finalidad de efectuar una mejor coordinación y control del correcto cumplimiento de lo contratado, el Servicio designará a un funcionario (s), que cumplirá (n) las funciones de Contraparte Técnica y Administrador de Contrato, quien cumpliendo con las labores de Contraparte, además tendrán al efecto las siguientes facultades-responsabilidades:
1) Fiscalizar el estricto cumplimiento del contrato;
2) Aprobar el pago, considerando los descuentos y/o multas a que hubiere lugar por atraso en los tiempos de respuesta comprometidos;
3) Solicitar aplicación de multas en los casos definidos en el contrato o la orden de compra;
4) Confeccionar el documento que dé cuenta de la recepción conforme del servicio;
5) En general, desarrollar todas las acciones referidas de control y de gestión que faciliten la ejecución del contrato.
Asimismo, el adjudicatario deberá designar un Coordinador Técnico que se relacionará con el Administrador del Contrato para todos los efectos señalados. Todas las definiciones adoptadas por el Administrador del Contrato y el Coordinador Técnico, deberán constar en Actas firmadas por ambos. Para este caso la contraparte técnica y Administradora de Contrato por parte del SML será el Encargado de la Unidad de Recursos Físicos, Sr. Mauricio Cepeda Grez, en caso de ausencia será su Subrogante.
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xi. MULTAS |
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En caso de incumplimiento de los plazos de entrega de las pólizas el SML podrá aplicar al proveedor una multa en pesos chilenos, equivalente a un porcentaje del valor bruto de los bienes (pólizas) no entregadas, por cada día corrido de atraso en su entrega: esto corresponde a un 2% por día corrido de atraso, con un tope de quince (15) días corridos contados desde la fecha de vencimiento del plazo establecido en la oferta hasta la fecha de recepción definitiva.
El SML podrá aplicar la multa, solicitando al Departamento de Presupuesto y Finanzas que la haga efectiva mediante el descuento al momento del pago de la factura. Además, el SML podrá hacer efectivo el término del contrato, cuando existieren incumplimientos graves por parte del Adjudicatario, tales como, ejemplo; haber sido sancionado al menos (2) dos veces en un periodo igual o menor a (6) seis meses. Los plazos de revisión empleados por el SML no serán computados para efectos de medir los atrasos. No obstante, se considerarán para tales efectos los plazos que el adjudicatario emplee en la corrección de las observaciones formuladas por el SML. La multa será descontada de la forma antes señalada, previa Resolución que disponga su aplicación.
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xii. PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE MULTAS |
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De ocurrir alguna de las situaciones previstas para la aplicación de multa(s), el Administrador del Contrato informará mediante carta o correo electrónico al contratado sobre la falta incurrida, el fundamento para la aplicación de la multa y el cálculo del monto de ésta. El contratado dispondrá de un plazo fatal de 5 días corridos desde el envío del correo electrónico o 7 días desde el envío de la carta por correo postal para evacuar sus descargos por escrito, presentación a la que deberá acompañar todos los antecedentes que estime pertinentes para fundamentar su alegación. Recibidos los descargos o habiendo expirado el plazo otorgado sin que hubiere ejercido su derecho, el Administrador del contrato propondrá mediante un Informe dirigido al Jefe del Departamento de Abastecimiento sobre la aplicación o no de la multa. Si el Informe es concluyente en cuanto a que se debe aplicar una multa, ésta se dispondrá por resolución fundada de la Autoridad Administrativa del SML, la cual señalará el hecho que configura la causal, el fundamento y el monto de la multa con el cálculo explicativo de la misma, la que se notificará al afectado. La resolución que determine el pago de una multa podrá ser impugnada conforme lo establece la Ley N° 19.880. La multa que sea procedente se cursará administrativamente, sin forma de juicio, y se deducirá del estado de pago.
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xiii. AUMENTO DE PLAZO DE ENTREGA |
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En el caso que el proveedor requiera prorrogar la entrega del bien o aumentar el plazo para su ejecución por causa justificada, deberá formularlo por escrito al Jefe de Abastecimiento a más tardar cinco (5) días antes del vencimiento de la entrega original, acompañando todos los fundamentos que la justifiquen. Tal solicitud será calificada y resuelta por el SML. Toda solicitud que se presente fuera del plazo no será válida y el proveedor deberá asumir las multas y sanciones que correspondan. Si el proveedor sufriere algún atraso por fuerza mayor o caso fortuito, debidamente acreditado y probado por él, deberá solicitar por escrito al SML la postergación del plazo de entrega del servicio dentro de los dos (2) días siguientes al vencimiento del plazo de entrega original. En caso de atraso o incumplimiento injustificado de la entrega del servicio o en la reposición del mismo, el SML resolverá sobre la aplicación de multas considerando los antecedentes pertinentes. Todo aumento de plazo deberá ser justificado y deberá solicitarse antes del vencimiento del mismo.
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xiv. DEL PAGO |
Forma de Pago:
El SML pagará la factura dentro del plazo de 30 días desde su ingreso a Oficina de Partes del SML, previa recepción conforme por parte de la Contraparte Técnica del SML y sin observaciones, a menos que se acuerde un plazo mayor.
Lugar de presentación: Oficina de Partes, ubicada en Avda. La Paz Nº 1012, Comuna de Independencia, Santiago, RM.
La obligación de pagar el precio no será exigible, cuando se haya rechazado en todo o parte el servicio, en cuyo caso se podrá suspender el pago de la respectiva factura. Asimismo, no será exigible el pago cuando no haya cumplido alguna de las exigencias establecidas en los presentes Términos de Referencia.
De la Recepción de los Documentos Tributarios:
Todo documento tributario (facturas y boletas de honorarios) deberá ser ingresado a través de la Oficina de Partes del SML, ubicada en Av. La Paz Nº 1012 de la comuna de Independencia.
Tratándose de un Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), el proveedor deberá remitirlos al correo electrónico: facturas@sml.cl
El Encargado (a) de la Oficina de Partes, consignará en el mismo Documento Tributario la fecha de ingreso al Servicio, fecha desde la cual comenzarán a regir los plazos para el mérito ejecutivo y el posterior pago del documento, si corresponde.
Si la factura en soporte de papel es ingresada en una oficina distinta a la Oficina de Partes antes referida, se entenderá como fecha de ingreso al SML, la fecha de entrega a la Oficina de Partes, luego de la derivación realizada desde la oficina en que fuese presentada en primera instancia. Será responsabilidad del Proveedor efectuar el ingreso del documento tributario, con una copia de la orden de compra, de la manera antedicha.
Del Plazo de Reclamación de Factura:
Con relación al mérito ejecutivo de las facturas, el Proveedor adhiere a un mérito ejecutivo de 20 días corridos, de acuerdo con lo indicado en la Ley Nº 19.983, artículo 3º número 2, en el sentido que las partes podrán pactar un plazo distinto a los 8 días establecidos, plazo en el cual y concurriendo las causales descritas en la ley, el SML podrá rechazar el documento de la siguiente manera:
Modalidad de reclamación de la factura:
a. Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la entrega, o
b. Reclamando en contra de su contenido dentro de los 20 días corridos siguientes a su recepción, el que no podrá exceder de 30 (treinta) días corridos. En cuyo caso, el reclamo deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente, conjuntamente con la devolución de la factura y la guía o guías de despacho, o bien junto con la solicitud de emisión de la nota de crédito correspondiente. El reclamo se entenderá practicado en la fecha de envío de la comunicación.
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xv. OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE INFORMACIÓN |
La Empresa y sus empleados, o personas naturales que ejecuten servicios para el Servicio Médico Legal (SML) dentro o fuera de sus instalaciones, aceptan la obligación de cumplir con el deber de confidencialidad en los términos que se indican a continuación:
1.- No divulgar, directa ni indirectamente, o a través de terceros, por ningún medio la información a que tengan acceso producto de su desempeño en el SML.
2.- Abstenerse del uso no autorizado de información a que tengan acceso producto de su desempeño en el SML, e inclusive por parte de los usuarios del Servicio.
3.- No incurrir en omisión dolosa o culposa que permita a terceros sin autorización expresa tener acceso, conocer y/o utilizar información del SML.
4.- No utilizar información del SML en caso de cese del contrato.
5.- En general, guardar la seguridad, confidencialidad y secreto de la información siguiendo o en su caso adoptando todas las medidas que fueren necesarias para evitar la violación de dicha confidencialidad.
6.- Esta obligación se contrae tanto para el tiempo de vigencia del presente contrato, cómo para períodos futuros en que no exista vínculo contractual con el SML.
El incumplimiento o violación de cualquiera de los términos antes señalados, durante la ejecución del contrato, será causal de término inmediato del contrato sin derecho a indemnizar a la empresa, y dará lugar a las acciones legales que el SML estime pertinentes. Y, en caso de ocurrir una vez terminado el contrato dará lugar a las acciones legales correspondientes.
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xvi. SOBRE LA EXCLUSIÓN O LA INADMISIBILIDAD DE OFERTAS |
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Existen diferentes situaciones que pueden determinar la exclusión o inadmisibilidad de una oferta en un proceso licitatorio, debido al incumplimiento de los requisitos establecidos en las Bases Administrativas o Técnicas, las que a modo de resumen son las siguientes; Al momento de la Apertura del proceso (Requisitos Legales-Administrativos): Exclusión: 1.-No presentación del Anexo Declaración Jurada al momento de ofertar ni luego de otorgarse un plazo adicional para subir dicho Anexo al Portal. 2.- Cuando el proceso exige la entrega física de una boleta de seriedad de oferta (si se ha solicitado), y ésta no se entrega o se entrega en forma posterior a la hora fijada en el Portal. Al momento de Evaluación de las Ofertas: Inadmisibilidad: Cuando la oferta no cumple con requerimientos o especificaciones establecidos en las Bases Técnicas. Respecto de las ofertas excluidas o declaradas inadmisibles tanto en la apertura como en la etapa de evaluación de ofertas, deberá dejarse constancia expresa en el acto administrativo que adjudique o declare la deserción del proceso.
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xvii. PACTO DE INTEGRIDAD |
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El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones que contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos: 1.- El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven. 2.- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas. 3.- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma. 4.- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio. 5.- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase. 6.- El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas bases de licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma. 7.- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.8.- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
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xiii. MECANISMO PARA SOLUCIÓN DE CONSULTAS RESPECTO A LA ADJUDICACIÓN |
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Los proveedores participantes del presente proceso, podrán realizar las consultas que estimen respecto de la adjudicación, dentro del plazo de 2 (dos) días hábiles contados desde la adjudicación electrónica, por medio del correo electrónico: consultasadjudicacion@sml.cl
Dichas consultas serán respondidas dentro de 3 (tres) días hábiles contados desde la realización de la misma.
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xix. VIGENCIA DEL CONTRATO |
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El convenio tendrá una vigencia de doce (12) meses y comenzará a regir desde la fecha de emisión de la Orden de Compra.
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