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IV. BASES O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
1. INTRODUCCIÓN
La Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), es una Entidad de Derecho Público adscrita al Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación a través de la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional y para Iberoamérica y el Caribe (SECIPIC), cuyo objetivo es gestionar y ejecutar las políticas públicas de cooperación internacional para el desarrollo, dirigidas a la lucha contra la pobreza y la consecución de un desarrollo humano sostenible en los países en desarrollo, particularmente los recogidos en el Plan Director en vigor cada cuatro años. La lucha contra la pobreza es el objetivo final de la política española de cooperación internacional para el desarrollo. Ésta es parte de la acción exterior del Gobierno de España y está basada en una concepción interdependiente y solidaria de la sociedad internacional.
La Declaración del Milenio y los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM) configuraron una agenda y metodología común en la lucha contra la pobreza, convirtiéndose en referente de la política española de cooperación internacional.
En la actualidad sigue las directrices del V Plan Director de la Cooperación Española, con atención a los elementos transversales de la Cooperación Española: el enfoque basado en los derechos humanos y las libertades fundamentales, la perspectiva de género, la calidad medioambiental y el respeto a la diversidad cultural, en consonancia con la nueva Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible.
En este contexto, en el marco de las subvenciones otorgadas por el Gobierno de España a través del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS), de la AECID, dirigido a financiar las actuaciones de la política española de cooperación internacional para la mejora del acceso a agua potable y saneamiento en poblaciones necesitadas de América Latina y el Caribe, SUBDERE ha sido beneficiario de la subvención de cooperación internacional concedida por Resolución del 17 de noviembre de 2009.
Como agente financiero del FCAS, el Instituto de Crédito Oficial (ICO) del Gobierno de España suscribió con el Gobierno de Chile un Convenio de Financiación con fecha 13 de mayo de 2010, a objeto de materializar proyectos de agua potable y saneamiento en el sector rural de Chile, en localidades de población de extrema pobreza que habita en condiciones de marginalidad sanitaria.
2 ANTECEDENTES
Mediante el Decreto N° 493 del 17 de mayo del 2010 y sus respectivos anexos, se aprueba el Convenio de Financiación celebrado entre el Instituto de Crédito Oficial (ICO), en nombre del Gobierno de España y la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior. El Gobierno Español ha aprobado la concesión de una ayuda no reembolsable por un aporte de 6.765.900 euros trasferidos a favor de la SUBDERE con fecha 20 de octubre del año 2010, dirigido a prestar apoyo para la reducción del déficit de cobertura de agua potable y saneamiento en el marco de las metas de los objetivos de desarrollo del milenio para Chile, financiamiento que viene a complementar el Programa de Saneamiento sanitario de esta Subsecretaría. Dichos recursos serán utilizados preferentemente por zonas afectadas por el Terremoto de fecha 27 de febrero del 2010 en poblaciones de ruralidad y sin cobertura de agua potable y saneamiento.
Objetivo General del Convenio: Reducir déficit de cobertura de agua potable y saneamiento con soluciones costo-eficientes y sostenibles, financiando los siguientes componentes por proyecto:
• Componente I: Apoyo a la ejecución del programa
• Componente II: Diseño y construcción de proyectos de agua potable, saneamiento y renovación de plantas de tratamiento de aguas servidas
• Componente III: Apoyo y capacitación de comunidades
Los Programas ejecutados con recursos del FCAS cuentan con una serie de documentos normativos, acordes con la legislación tales como:
A. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DEL AGUA
• Ley 51/2007, de 26 diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 2008: crea el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS).
• Real Decreto 822/2008 de 16 de mayo (B.O.E. de 25 de junio de 2008), por el que se crea la Oficina del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento.
• Real Decreto 1460/2009, de 28 de septiembre, sobre organización y funcionamiento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento.
• Real Decreto 941/2010, de 23 de julio, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)
• Real Decreto 845/2011, de 17 de junio: el Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento pasa a estar adscrito a la Dirección de Cooperación Sectorial, de Género y ONGD.
• Real Decreto 1424/2012, de 11 de octubre, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo: modifica CE FCAS y dependencia de DCALC
B. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE RIGEN LOS PROGRAMAS FINANCIABLES CON CARGO AL FONDO DEL AGUA
• Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
• Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado por Real Decreto 887/2006
• Acuerdo de Consejo de Ministros, en cuya virtud se aprueba la concesión de una ayuda no reembolsable a la Entidad Beneficiaria para la cofinanciación de entre 0-50% del Programa con cargo al Fondo de cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS).
• Convenio de Financiación entre el Instituto de Crédito Oficial (ICO) en nombre del Gobierno de España y el Beneficiario.
• Resolución de la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional Española de Concesión de la Subvención de Cooperación Internacional y Aceptación por parte de la Entidad Beneficiaria de dicha Resolución (Anexo II del Convenio de Financiación).
• Normativa que sea de aplicación a lo ejecutado en el país de ejecución (normativa sobre requisitos de las facturas, regímenes simplificados, tipos de contratos laborales, impuestos indirectos, etc.). Adicionalmente:
• Subvenciones concedidas desde el 26 de junio de 2010: Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional
Y respecto del marco operativo se debe tener en consideración los siguientes puntos:
• Convenio de Financiación, de la Resolución de Concesión de la Subvención y sus anexos.
• Reglamento Operativo del Programa (ROP), donde se establecen los requerimientos y los elementos que determinan la elegibilidad de las actividades y gastos, los procedimientos que deberán ser puestos en práctica por la SUBDERE para asegurar la adecuada ejecución y cierre del Programa, la transmisión de los activos a los beneficiarios u otros organismos del sector del agua y saneamiento, el aseguramiento de la continuidad de los beneficios logrados con el Programa, y demás acciones administrativas y de gestión tendientes a la liquidación del mismo.
Los principales instrumentos de ejecución del Programa y proyectos que deberán ser presentados por la SUBDERE son:
• El Reglamento Operativo del Programa (ROP) desarrolla los procedimientos de gestión, disposición de los fondos, seguimiento, control y rendición de cuentas de las acciones llevadas a cabo durante la ejecución del Proyecto /Programa. Este reglamento se desarrolla junto con el Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento en adelante “DFCAS”
• Planes de Ejecución del Proyecto.
- Plan Operativo General (POG), el cual detallará las acciones, metodología. Cronograma, medio y presupuestos previstos para la ejecución del proyecto. Este documento deberá someterse a la aprobación del OFCAS o persona que lo designe
- Planes Operativos Anuales (POA´s), el cual detallará el conjunto de actividades y gastos previstos para el proyecto para un periodo de un año, así como el calendario de ejecución. Este documento deberá someterse a la aprobación del DFCAS o persona que lo designe.
- Informes Técnicos y económicos de ejecución que establezca el Reglamento Operativo que deberán ser presentados ante la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)
- Informes justificativos de subvención semestrales de progreso de los proyectos, que se entregaran en el plazo máximo de tres meses de la finalización del semestre que debe ser objeto de informe e Informes financieros anuales de la aplicación de los fondos recibidos con cargo al Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento, que se entregarán en el plazo máximo de tres meses desde la finalización del período anual que deba ser objeto de informe.
2.1. Información Básica del Programa a Auditar
Nombre del Programa: Apoyo para la reducción del déficit de cobertura de agua potable y saneamiento en el marco de las metas de los Objetivos de Desarrollo del Milenio para Chile
País Beneficiario: Chile
Entidad Ejecutora: Subsecretaria de Desarrollo Regional y Administrativo
Código: CHL-001-B
Tipo de Proyectos: Obras de agua potable y saneamiento en sectores rurales.
Fecha de recepción transferencia del ICO: 20/10/2010
Plan de Trabajo, gastos de elaboración del POG: M$0
Fecha Plan de Trabajo: 15/03/2013
Fecha de Aprobación del ROP: 24/01/2012
Duración prevista del Programa: 24 meses
Fecha de aprobación del POG: 30/04/2014
Fecha de inicio: 30/04/2014
Fecha de finalización prevista: 30/04/2016
Presupuesto Total del Programa: CLP$4.602,7 millones presupuesto FCAS y CLP$10.000 millones aporte local
Fecha de Aprobación de los POA:
- POA I: 30/04/2014.
- POA II: 10/11/2015
- POA II: 07/03/2016
- POA IV: 03/04/2017
- POA V: 27/04/2018
- POA VI: 22/03/2019
- POA VII:26/02/2020
Ampliación plazo de ejecución: 1.522 días.
Fecha definitiva de finalización: 30/06/2020
Localización de la Intervención: Regiones de La Araucanía y del Biobío, Chile.
Beneficiarios estimados: 12.000 personas.
3. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Servicios de Auditoría al Programa/Proyecto “Apoyo para la reducción del déficit de cobertura de agua potable y saneamiento en el marco de las metas de los Objetivos de Desarrollo del Milenio para Chile” de acuerdo al cumplimiento de los compromisos establecidos para la ejecución del Convenio aprobado mediante el Decreto N° 493 del 17 de mayo del 2010 con sus respectivos anexos, ROP, POG y sus respectivas modificaciones.
3.1. Objetivo General
La realización de la auditoría tendrá como objetivo verificar que el Beneficiario y/o Ejecutor haya gestionado los recursos aportados por el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS) con adecuación a los controles internos y en estricto cumplimiento del Convenio de Financiación, de la Resolución de Concesión de la Subvención, del Reglamento Operativo, Planes Operativos General y Anuales y cuantas modificaciones de los mismos hayan sido autorizadas por los órganos competentes, especialmente en lo referido a la elegibilidad de los gastos. Asimismo, se procederá a la comprobación de la ejecución de los aportes locales en aquellos Programas en que los hubiera por motivo de la prioridad geográfica o compromiso del beneficiario.
3.2. Objetivos Específicos
El auditor deberá asegurarse de que los siguientes objetivos y sub-objetivos de auditoría han sido respetados.
3.2.1. Los gastos elegibles cargados al Programa en los informes financieros serán aquellos establecidos en el apartado correspondiente del ROP, con los límites que determine el Artículo 31 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Concretamente aquellos que:
a) Han sido incurridos por el SUBDERE/Ejecutor del Programa, subejecutores e instituciones y comunidades beneficiarias del mismo.
b) Han sido realizados para la ejecución de las actividades contenidas en los POAs que hayan sido debidamente aprobados por el Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento DFCAS o su representante.
c) Corresponden a las partidas presupuestarias y al origen de los fondos establecidas en el POA correspondiente.
d) Son aplicados en el área geográfica establecida por el Programa, indicada en las Disposiciones Técnicas del Programa, en el POG y en los Planes Operativos.
e) Han sido aplicados en virtud de lo establecido en el POG y los POA correspondientes, no siendo elegibles gastos ocasionados extemporáneamente, excepto aquellos realizados para la identificación y planificación del Proyecto (Plan de Trabajo), así como de la propia Auditoría Final y la Evaluación Final y actividades relacionadas con el proceso de justificación, siempre que por su naturaleza no puedan realizarse dentro del plazo de ejecución, debiendo ser realizados en cualquier caso antes del fin del plazo de justificación de la subvención (siempre que así sea recogido en el ROP o en sus adendas), previamente aprobados por el DFCAS o su representante. (siempre que así sea recogido en el ROP o en sus adendas).
f) Corresponden con las acciones que hayan sido previamente identificadas, coordinadas y concertadas por el Equipo de Gestión.
g) En cuanto a los contratos de obras, servicios, suministros y gastos cubiertos con los recursos del Fondo, éstos deberán ser realizados mediante los procedimientos establecidos en el capítulo correspondiente del Reglamento Operativo.
h) Todo gasto deberá tener su respectivo soporte documental (facturas, recibos o comprobantes, estados de cuenta, etc.). Se deberá dejar constancia de que que dicho gasto ha sido financiado por el FCAS. A este fin, los soportes documentales deberán llevar un TIMBRE con el código del Programa asignado por el FCAS, con la leyenda “financiado por el FCAS-AECID”. En los casos en que los procesos ordinarios de las instituciones ejecutora y subejecutoras no permitieron realizarlo, la entidad deberá emitir un certificado, indicando que dichos documentos corresponden al Programa CHL-001-B financiado por el FCAS-AECID y no podrán ser utilizados para rendir a otro Programa/Proyecto.
i) Todo ingreso y gasto a cargo del Programa deberá estar correctamente contabilizado de acuerdo a lo establecido en el apartado correspondiente del ROP.
De acuerdo con la base normativa, serán expresamente considerados a cuenta del beneficiario de la subvención cualesquiera carga, gravamen, o impuesto que pudiera afectar al Convenio correspondiente, de acuerdo con la legislación nacional del beneficiario y cualesquiera costes de transferencia o conversión, no pudiendo imputarse al importe de la subvención, salvo disposición en contrario del Convenio de Financiación y sus eventuales modificaciones autorizadas por los órganos competentes. (Recogido en el Convenio con el ICO).
3.2.2. Todos los ingresos del Programa (rendimientos financieros, ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio (ver nota) y aportes de los financiadores) han sido reconocidos en los informes financieros del Programa:
a) Cualquier utilización de los intereses generados por el Programa o ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio han sido autorizadas por escrito por la AECID, a través de su OTC en el país de ejecución o está de acuerdo con el ROP, POG y POA y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa.
b) Las aportaciones locales al Programa, comprometidas por motivo de la prioridad geográfica o compromiso del beneficiario, han sido materializadas en la cantidad, periodicidad y naturaleza prevista por el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes,
c) Los aportes en especie han sido convenientemente valorizados, puestos a disposición del Programa en forma exclusiva o proporcional y han sido convenientemente utilizadas.
Nota: Epígrafe III.7. de la Resolución de 31 de octubre de 2011, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se aprueban las normas de gestión, seguimiento y justificación de las subvenciones concedidas para la ejecución de convenios, proyectos y acciones de cooperación para el desarrollo.
3.2.3. Los activos han sido adquiridos y usados de acuerdo con la base contractual del Programa:
a) Los activos adquiridos con fondos del Programa existen, han sido propiedad de la SUBDERE o ejecutora y se han utilizado, exclusivamente, para la ejecución del Programa, han sido inventariados y posteriormente han sido transferidos de acuerdo con las actas de transferencia de la propiedad en cumplimiento de la Propuesta de Transferencia, previa No Objeción de la AECID.
b) En particular, el auditor se asegurará que no hay ningún uso privado o personal de los activos del Programa que no esté autorizado por la base contractual del Programa.
c) Los procedimientos establecidos en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes para la adquisición de activos fijos han sido respetados.
3.2.4. Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa y dichas deudas han sido incurridas con relación a actividades del Programa:
a) Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa.
b) Las deudas han sido incurridas, exclusivamente, con relación al Programa y de acuerdo con la el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes, como los procedimientos de concurso y contratación, así como las adjudicaciones y seguimientos de los contratos.
3.2.5. Las otras condiciones administrativo-financieras establecidas en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes han sido respetadas.
a) Se verificará la contabilización del diferencial cambiario.
b) Verificación de la realización del porcentaje de gastos administrativos de acuerdo con el presupuesto aprobado en caso de que así fuera.
c) Se habrán cumplido las disposiciones legales vigentes en el país de ejecución en los ámbitos fiscal, laboral y financiero, según la naturaleza del Programa.
d) Otros aspectos contemplados en el ROP, POG y POA del Programa y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes
4. CONTENIDOS DE LA PROPUESTA TÉCNICA
4.1. Contenidos Mínimos de la Propuesta Técnica
La auditoría del Programa se basará en el informe económico preliminar de la justificación económica de que se disponga (borrador de informe económico-cuenta justificativa completa-), que tendrá toda la información económica y estará firmado por una persona con poderes suficientes para ello. Se establecerá, así mismo, su correspondencia con la información suministrada por el sistema contable y con los justificantes correspondientes.
Sobre la base de los procedimientos de auditoría ejecutados, el/la contratista determinará los ingresos y los gastos elegibles, considerándose como tales gastos efectivamente pagados.
El alcance de las pruebas sustantivas de auditoría se basará en la evaluación del sistema de control interno y en la aplicación de técnicas de muestreo.
Los procedimientos de auditoría incluirán, entre otros, los siguientes:
a) Inspección de documentación original.
b) Conciliación de cuentas bancarias.
c) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que los siguientes ingresos han sido reconocidos, en su caso:
- Ingresos financieros generados por los fondos del Programa,
- Ingresos procedentes de la evolución favorable del tipo de cambio,
- Venta de activos fijos del Programa,
d) Inspección física de los activos fijos.
e) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que la valoración de las contribuciones en especie es correcta.
f) La auditoría verificará la utilización de los recursos del Fondo en la “Cuenta Principal”, la (s) “cuenta (s) del Programa”, la Caja, así como las diferentes cuentas de los aportes del Beneficiario y de otros co-financiadores, si los hubiere.
g) La auditoría evaluará si los directores del Programa han cumplido con sus obligaciones administrativo-financieras.
h) La auditoría evaluará el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el ROP, POG y POA del Programa (singularmente la supervisión ex-ante de los procedimientos de licitación) y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes por parte de la SUBDERE.
i) Obtención de cartas de representación para documentar cualquier evidencia oral material.
j) Confirmación de cuentas bancarias, firmas autorizadas.
k) Las incidencias u observaciones detectadas y recomendaciones efectuadas por las auditorías anteriores, de cara al presente informe económico (si se han retirado costos no elegibles, se ha realizado la lista de inmovilizado, etc.)
Así, a través de los mismos se habrá de verificar la existencia de la documentación que debe componer la cuenta justificativa completa (“Formato AECID”):
1. Memoria de actuación, justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos. Se facilita modelo de informe final técnico. Deberá ser firmada por el/la representante legal de la SUBDERE.
2. Memoria económica abreviada:
- El desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores, indicando las desviaciones acaecidas.
- El Balance de Ejecución Financiera
- El Estado de Tesorería
- Cuadro resumen transferencias y operaciones de cambio reales y diferencial cambiario acumulado.
3. La Relación de personal laboral
4. Aplicación a los pagos realizados desde la “Cuenta Proyecto” en moneda local del “tipo real” de cambio para contabilizar su contravalor en Euro / Dólar Americano, calculado según el método FIFO o el Tipo de cambio ponderado, considerando que en la gestión y justificación de una misma subvención no pueden utilizarse diferentes métodos de aplicación de los tipos de cambio
5. En el caso de las entidades 8.1.a. Certificación del/la representante de la SUBDERE de la realización efectiva del Aporte Local, en caso de haber sido comprometido en el POG y POA y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa.
6. Certificaciones bancarias de rendimientos financieros generados, o bien certificar que la cuenta no los generó.
7. Documentación bancaria acreditativa de la apertura y cierre de la Cuenta Principal (de acuerdo con la Resolución de Concesión de la Subvención de Cooperación Internacional).
8. Certificación del/la representante de la SUBDERE de obtención (o no) de otras subvenciones
9. Certificación del/la representante de la SUBDERE de lugar de depósito de originales y compromiso de conservación durante un periodo de CINCO (5) años después de la fecha del Cierre del Programa, después de la fecha del Cierre del Programa, para su eventual presentación a los efectos de comprobación, seguimiento y control que efectúe la AECID, las de control financiero que corresponda a la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y las previstas en la Legislación del Tribunal de Cuentas (TC). (Art. 39.3 de la LGS: Motivos de interrupción del cómputo del plazo de prescripción).
10. El Listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados al Programa por el DFCAS, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago.
11. Actas de transferencia y afectación e inscripciones en registros públicos, cuando corresponda, de los activos reflejados en el inventario. (Se atenderá a la naturaleza de la SUBDERE de la subvención como 8.1.a) o 8.1.b), de acuerdo con el Artículo 18 del Real Decreto 794/2010, para considerar la obligación de afectación de los activos o de transferencia y afectación de los mismos).
12. Acreditación de que los impuestos indirectos no son recuperables, o siéndolo, no se han recuperado, o, en su caso, declaración responsable del importe total de los impuestos pendientes de recuperación (si los impuestos son recuperables, pero no se han recuperado).
13. Relación de todos los materiales de difusión producidos durante la ejecución de la intervención.
14. Listado de todos los contratos firmados por el Programa durante la ejecución, indicando, para cada contrato, el nombre del contratista, el tipo (servicio, suministro, obra o subvención), el objeto, la fecha de inicio, el plazo de ejecución, el detalle de los pagos efectuados (importe y fecha), y una nota sobre su liquidación
15. En su caso, la carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados de la subvención, así como de los rendimientos financieros derivados de la misma. (Copia simple de la notificación de recepción del ICO, junto con el justificante del ingreso en la cuenta del ICO, acompañada por una comunicación original de presentación de esta documentación de la SUBDERE).
16. Certificaciones finales del/la representante de la SUBDERE de Ejecución de Actividades, consecución de objetivos y alcance de los objetivos propuestos.
17. Las facturas o documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa incorporados en la relación a que se hace referencia en el punto anterior (justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales del aporte DFCAS) y, en su caso, la documentación acreditativa del pago (Extractos bancarios desde el momento del ingreso de la subvención hasta cierre contable del Programa).
18. Acreditación sobre transferencias y operaciones de cambio reales y diferencial cambiario acumulado.
19. Acreditación de valorizaciones.
20. Certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial, en el caso de adquisición de bienes inmuebles.
21. Para los Programas desarrollados por entidades beneficiarias clasificadas como 8.1.a) declaración responsable en la que manifieste que los gastos se han realizado y acreditado según su normativa nacional y/o de acuerdo con las disposiciones administrativas establecidas en el ROP.
Para cada diferencia de auditoría encontrada, el auditor propondrá las medidas que, de acuerdo con la base contractual del Programa, sea necesario tomar, y en todo caso, si la SUBDERE ha de proceder al reintegro de cantidades previamente transferidas al Programa que no hayan sido adecuadamente utilizados, con intereses de demora incluidos, de acuerdo con el artículo 38 de la LGS, haciendo que el importe no elegible se viera incrementado por el coste de haber tenido los fondos a disposición.
En todos aquellos casos en los que se detecten diferencias de auditoría, y éstas sean recurrentes, el auditor deberá extender sus pruebas de auditoría con el fin de cuantificar con exactitud el error correspondiente a la población.
El equipo consultor deberá realizar visitas a terreno a las inversiones realizadas que permitan la observación de los resultados tangibles del programa, así como también, la obtención de material gráfico que complemente las descripciones y conclusiones del trabajo solicitado y el relato del trabajo realizado por los equipos del Proyecto/Programa en cada municipio, entre otras actividades. No obstante, lo anterior, el oferente podrá proponer métodos adicionales o alternativos para la adecuada conducción de la evaluación solicitada.
Es esencial que el informe de auditoría NO CONTENGA CLÁUSULA ALGUNA QUE LIMITE EL USO DEL INFORME, por ejemplo; “Este informe ha sido elaborado sólo para información del Director y el Administrador del Programa y no deberá ser usado para ningún otro propósito”.
Toda la documentación que acredite el trabajo realizado por los auditores deberá ser conservada por la empresa auditora durante un PERIODO MÍNIMO DE 8 AÑOS a contar desde la fecha de emisión del informe.
El auditor solicitará a la SUBDERE, al final de su trabajo, una carta, firmada por la persona que suscribió la cuenta justificativa, en la que se indicará que se ha informado al auditor acerca de todas las circunstancias que puedan afectar a la correcta percepción, aplicación y justificación de la subvención; así como otras manifestaciones relevantes que puedan servir de evidencia al auditor sobre los procedimientos realizados. Esta carta de manifestaciones formará parte del informe de auditoria.
La auditoría será ejecutada de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría.
4.2. Carta Gantt (Anexo N° 10)
Se deberá presentar la Carta Gantt, mostrando el detalle de los días a dedicar a la elaboración de cada producto y su desagregación. Además, deberá señalar la programación de la entrega de los productos e informes solicitados. Deberá ser consistente con el Plan de Trabajo que se proponga.
4.3. Plan de trabajo (Anexo N° 11)
Se deberá indicar la cantidad de horas estimadas para cada tarea, según los plazos requeridos para el cumplimiento de cada objetivo específico de esta asesoría. El ejecutor de cada tarea y el responsable.
Deberá indicar las relaciones entre las tareas y sus plazos. Deberá considerar dentro de esto las aprobaciones de los informes y productos de parte de SUBDERE.
La ejecución de la auditoría deberá contemplar un trabajo frecuente con la Contraparte Técnica dispuesta por SUBDERE para revisar avances, aclarar dudas y avanzar en conjunto en la elaboración de los productos esperados.
El plan de trabajo deberá ser consistente con el presupuesto destinado a las actividades a realizar y mostrar una planificación realista de los días/horas a dedicar a cada actividad o tarea.
5 PRODUCTOS Y RESULTADOS SOLICITADOS
Con vista a emitir su opinión, el Auditor debe verificar, y reflejar en el correspondiente Informe los siguientes aspectos:
• La Memoria de actuación con el fin de verificar la concordancia de ésta con los documentos que sirvan de base para realizar la revisión de la cuenta justificativa.
• Verificación del Informe de auditoría de los aportes de contrapartida de acuerdo con los requisitos nacionales, en caso de haber sido comprometido ese Aporte Local en el POG y POA y sus modificaciones autorizadas por los órganos competentes del Programa.
• Respecto de los justificantes individuales, en virtud de lo establecido en el artículo 37.4.a) del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, se realizará una comprobación por muestreo, de acuerdo con las prácticas habituales de auditoría en esta materia.
• Se comprobará el cumplimiento de los requisitos que para cada tipo de gasto sea de aplicación y existencia de la documentación de respaldo correspondiente. La comprobación de la documentación – distinta de los justificantes individuales de gasto- será exhaustiva y la de los justificantes individuales se podrá hacer por muestreo. Especialmente habrá que atender a los expedientes de licitación, registros, actas de transferencia, contratos de personal, liquidaciones y gastos de movilidad
- El tamaño de la muestra a revisar debe ser del orden de confianza del 95% y de error del 5%, para cada ítem presupuestario.
- Para la cartera de Proyectos Ítem Casetas Sanitarias, el tamaño de la muestra debe prorratearse en todas las comunas participantes, de acuerdo, al porcentaje que resulte de la división del número de casetas construidas por comuna v/s el N° total de casetas construidas financiadas por el Programa.
- Para la cartera de Proyectos Ítem APR, el tamaño de la muestra debe prorratearse, de acuerdo al porcentaje que resulte de la división del número de conexiones por cada APR v/s el N° total de conexiones financiadas por el Programa.
- Y en el caso de los gastos de operación la muestra se deberá prorratear de acuerdo al peso específico que tenga el gasto total anual respecto al monto total del gasto del programa.
El/la contratista se obliga a presentar 2 informes de Auditoría, según se indica a continuación:
Producto Contenido mínimo
Informe Preliminar
a. Informe de auditoría
b. Opinión de Auditoría
c. Carta complementaria
Informe Final de Auditoría
a. Informe de auditoría
b. Opinión de Auditoría
c. Carta complementaria
Ver. Anexo N° 12 “Formato de Informe de Auditoría”
Plazos de entrega de los informes y procedimiento de aprobación
Los informes que deberá entregar el contratista una vez adjudicada la presente consultoría, deberán ser entregados en idioma español, en duplicado, timbrado y firmado en todas sus páginas. Una copia del informe será entregada en un disco compacto, el texto en PDF y los cálculos en EXCEL, jjunto a una carta conductora impresa en papel, en la Oficina de Partes de SUBDERE, ubicada en calle Teatinos N° 92, 2° Piso, Santiago, entre 9:00 y 16:00 horas, en el plazo indicado en la oferta, sin perjuicio de los plazos fatales indicados en este punto 5.
Una copia del Informe Final de Auditoría será remitida a la Oficina Técnica de Cooperación de la AECID o su representante en Chile, como parte de la justificación de la subvención. Cabe señalar que la carta de remisión de este informe no deberá indicar que este informe es presentado “sólo para información (…)”.
La Contraparte Técnica de SUBDERE tendrá a su cargo la revisión y la aprobación de dichos informes.
Los plazos fatales para el desarrollo de la consultoría y entrega de productos son los siguientes:
- Informe Preliminar: 60 (sesenta) días corridos contados desde el día de la total tramitación del acto administrativo de aprobación del contrato.
- Informe Final: 80 (ochenta) días corridos contados desde el día de la total tramitación del acto administrativo de aprobación del contrato.
El plazo para la revisión de los informes asociados a un estado de pago será de un máximo de CINCO (5) días HÁBILES contados desde su recepción en la Oficina de Partes de la SUBDERE, debiendo el/la contratista corregir y/o subsanar las observaciones en el plazo máximo de CINCO (5) días HÁBILES desde que aquélla se lo comunicare por escrito, a excepción del último informe que será revisado en un plazo máximo de TRES (3) días HÁBILES y corregido o subsanado en el mismo plazo desde que SUBDERE comunique por escrito las últimas observaciones. Una vez remitidos los informes corregidos a SUBDERE, ésta emitirá una certificación de aprobación técnica si existiera conformidad con el producto entregado, y procederá a la tramitación del pago parcial asociado. Si en dicha instancia el/la contratista no hubiere subsanado o corregido total o parcialmente las observaciones formuladas por la SUBDERE a conformidad de la misma, ésta le otorgará una segunda oportunidad para adecuar el informe a lo requerido, para lo cual aquel/aquella contará con un plazo máximo de TRES (3) días HÁBILES, contado desde que se le comunique por escrito este segundo rechazo. Si el/la contratista cumple con lo ordenado por la SUBDERE, ésta emitirá el respectivo certificado de aprobación técnica.
De no presentarse el informe con las debidas adecuaciones luego del segundo rechazo del mismo, la SUBDERE aplicará una MULTA EQUIVALENTE AL 3% DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO, sin perjuicio de las multas que por atraso correspondan concluido el proceso de revisión y/o las instancias de corrección posterior. En el evento que el atraso en la presentación de informes supere los diez días hábiles, la SUBDERE podrá poner término unilateralmente a la contratación.
Si alguno de los plazos anteriores se cumple en día sábado, domingo o festivo, se entenderá que el respectivo informe puede ser presentado al día hábil siguiente.
Los plazos de revisión de informes no suspenden ni interrumpen el plazo de ejecución de la prestación de los servicios, y en ningún caso modifican los plazos de entrega de los productos.
6 DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA
El plazo máximo total de ejecución de la consultoría será de 100 días corridos, contados desde la total tramitación del acto administrativo que apruebe el respectivo contrato.
El servicio deberá estar completamente prestado y concluido, con el resultado de todos los productos requeridos en este plazo. Sólo se podrá extender alguno o todos los plazos cuando ocurra caso fortuito o de fuerza mayor, debidamente calificado por la SUBDERE.
7 PROPIEDAD INTELECTUAL
El contratista, como los profesionales que formen parte de su equipo de trabajo, concederá a la SUBDERE y a la AECID la facultad de utilizar, directa y personalmente, el estudio contratado, informes y en general cualquier otro documento preparado para la consultoría objeto de estas Bases de Licitación. Asimismo, otorgarán a la SUBDERE y a la AECID la facultad de transferir, total o parcialmente, sus derechos sobre él y de autorizar su utilización por terceros.
Lo anterior comprenderá los derechos de publicación, reproducción, adaptación, ejecución y distribución al público de la obra individual, colectiva o en colaboración, fruto de esta licitación, en o por cualquier medio de comunicación, por un período no inferior a diez años contados desde la total tramitación del acto administrativo que apruebe el contrato, sin limitación de reproducciones, tanto en el territorio nacional como en el extranjero. Esta autorización no reconocerá mayores derechos que los explicitados, salvo los inherentes a la naturaleza misma de la obra.
La remuneración correspondiente a los derechos de propiedad intelectual se comprenderá en el monto final adjudicado, y su forma de pago se determinará de acuerdo a lo establecido en el punto 14 del acápite V de estas Bases.
Asimismo, el contratista velará porque el personal de su dependencia y aquel que contrate y se vincule a este contrato, dé cumplimiento a lo establecido precedentemente. La emisión de una propuesta presupone que el Contratista ha informado a sus dependientes y colaboradores de los términos aquí descritos.
La firma contratada podrá conservar copia de dichos documentos.
Publicaciones: Todo el material y documentación que se elabore en el marco de esta consultoría deberá incorporar el logo de la SUBDERE y la AECID.
8. CONFIDENCIALIDAD
El contratista no podrá utilizar para ninguna finalidad ajena a la ejecución de los servicios licitados, la documentación, los antecedentes, y, en general, cualquier información, que haya conocido o a la que haya accedido, en virtud de la ejecución del contrato, o de cualquier actividad relacionada con éste.
El contratista, así como sus consultores y personal dependiente que de una u otra manera se hayan vinculado a la ejecución de los servicios licitados, en cualquiera de sus etapas, deberán guardar confidencialidad sobre los antecedentes vinculados con el desarrollo de dichos servicios.
La responsabilidad del/la respectivo/a contratista en éste ámbito será solidaria respecto de la de sus administradores, representantes, personeros, empleados, consultores o subcontratistas.
El/la contratista debe dar garantías respecto al resguardo de la confidencialidad de la información, reservándose la SUBDERE el derecho de ejercer las acciones legales que correspondan, de acuerdo a las normas legales vigentes y sin perjuicio de lo que establece la Ley Nº 20.285, sobre transparencia y acceso a la información pública.
9. CESIÓN DE CONTRATO
El Contratista no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente, los derechos y obligaciones que nacen del desarrollo de esta licitación, salvo autorización expresa por parte de SUBDERE.
10. CONTRAPARTE TÉCNICA
La Contraparte Técnica de SUBDERE estará conformada por funcionarios del Departamento de Inversiones Regionales de la División de Desarrollo Regional de la SUBDERE, los que se relacionarán con el administrador del contrato por parte del/la adjudicatario/a y que ejercerá las siguientes funciones:
a) Supervisar, coordinar y fiscalizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en las bases para el oportuno cumplimiento del contrato.
b) Coordinar las acciones que sean pertinentes para la operación y cumplimiento de este contrato.
c) Otorgar aprobación técnica y recepción conforme de los servicios contratados dando curso a la tramitación de pagos y aplicación de sanciones, previa emisión de informe técnico cuando se le requiera.
Lo anterior sin perjuicio de las funciones y responsabilidades del administrador del contrato establecidas en el artículo13 N°20 y en el Título XVI del Manual de Adquisiciones de SUBDERE, aprobado mediante Resolución Exenta Nº 11653, de 27 de septiembre de 2016 de esta Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo.
11. PRESUPUESTO ESTIMADO
$30.000.000.- (treinta millones de pesos) impuesto incluido.
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