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Resolución de Empates |
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En el caso de igualdad de puntajes totales entre dos o más oferentes, se resolverá, en primer lugar, considerando la oferta económica más conveniente. Si persiste el empate, se adjudicará a aquel oferente que presente mayor puntaje en la Experiencia, y finalmente, de continuar aun así empatados los oferentes, se adjudicará al oferente que hubiese ingresado primero la oferta en el portal.
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Mecanismo para solución de consultas respecto a la adjudicación |
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Las consultas respecto a cualquier duda con respecto al proceso de adjudicación deben ser canalizadas al correo margarita.paredes.a@redsalud.gov.cl, en un plazo máximo de 10 días corridos de la adjudicación.
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Acreditación de cumplimiento de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social |
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Antes de iniciar el Servicio, en caso que aplique, el oferente adjudicado deberá presentar un certificado en que se acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y cotizaciones previsionales para con sus trabajadores, éste deberá ser emitido por la Inspección del Trabajo. En caso que el oferente adjudicado sea una Unión Temporal de Proveedores, cada integrante deberá presentar la certificación mencionada al tiempo de firmar el contrato. En caso que el certificado arroje deudas o saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones previsionales, los primeros estados de pago producto del contrato licitado, deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato. El incumplimiento de esta obligación, como, asimismo, la falta de presentación de dicho certificado, habilitará al Servicio, para poner término a la contratación y podrá llamar a una nueva licitación.
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Presentación de antecedentes omitidos por los oferentes |
Una vez realizada la apertura electrónica de las ofertas, la entidad licitante podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de tipo administrativo, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes si correspondiere a través del Sistema de información.
El Servicio podrá también permitir, de conformidad a lo establecido en el inciso primero del artículo 40 del Reglamento, la presentación de certificaciones o antecedentes administrativos que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación.
Los oferentes tendrán un plazo máximo de 48 horas corridas, contadas desde la notificación del respectivo requerimiento vía “Foro Inverso” inserta en el portal de compras públicas, para responder a lo solicitado por la entidad licitante o para acompañar los antecedentes requeridos por ésta. El cumplimiento en el plazo establecido permitirá evaluar el criterio en el cual se solicitó el antecedente omitido dentro del plazo de presentación de ofertas, pero se asignará puntaje cero (0), en el criterio de evaluación “Cumplimiento de los Requisitos “. En caso del oferente que se solicitó antecedentes en su oferta y no cumplió dentro del plazo otorgado, se asignará puntaje cero (0).
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Pacto de integridad |
El oferente declara que, por el sólo hecho de participar en la presente licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones que contenidas el mismo, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente, el oferente acepta el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo a las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:
1.- El oferente se compromete a respetar los derechos fundamentales de sus trabajadores, entendiéndose por éstos los consagrados en la Constitución Política de la República en su artículo 19, números 1º, 4º, 5º, 6º, 12º, y 16º, en conformidad al artículo 485 del código del trabajo. Asimismo, el oferente se compromete a respetar los derechos humanos, lo que significa que debe evitar dar lugar o contribuir a efectos adversos en los derechos humanos mediante sus actividades, productos o servicios, y subsanar esos efectos cuando se produzcan, de acuerdo a los Principios Rectores de Derechos Humanos y Empresas de Naciones Unidas.
2.-El oferente se obliga a no ofrecer ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.
3.- El oferente se obliga a no intentar ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas.
4.- El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación, que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.
5.- El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, ética, moral, buenas costumbres y transparencia en el presente proceso licitatorio.
6.- El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.
7.- El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas bases de licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.
8.- El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.
9.- El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen directa o indirectamente en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.
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Bases Administrativas |
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BASES ADMINISTRATIVAS
1. DESCRIPCIÓN DEL MANDANTE Y MARCO LEGAL DE LA LICITACIÓN
La entidad contratante es el Servicio de Salud Magallanes, Rut 61.607.900-K con domicilio en calle Lautaro Navarro N°829, de la comuna de Punta Arenas, en adelante “el Servicio”.
La ejecución de la presente Licitación, se efectúa a través del portal electrónico, www.mercadopublico.cl, enmarcado en la Ley Nº 19.886, de Compras y Contratos Públicos, junto a su reglamento contenido en D.S. 250 del año 2004, del Ministerio de Hacienda, junto a sus posteriores modificaciones.
2. OBJETIVO DE LA LICITACIÓN
El Servicio de Salud Magallanes requiere la adquisición, en modalidad de arriendo, de una cantidad de 1.350 licencias de software de "Registro Clínico Electrónico", en adelante denominado como "RCE", (licencias que puedan ser activadas en cualquier momento de la operación, según sea requerido por la red asistencial) y sus Servicios Complementarios de configuración, entrenamiento, instalación, mantención, soporte, Data Center, entre otros, para la red completa de establecimientos de Atención Primaria de Salud, Hospitales Comunitarios y Hospitales de mediana Complejidad del Servicio de Salud Magallanes, por un periodo de 12 meses, de acuerdo a lo establecido en las presentes Bases Administrativas y Técnicas, en las circunstancias que este servicio no es provisto en catálogo electrónico del Convenio Marco.
3. PARTICIPANTES
Podrán participar en la presente licitación, todas aquellas personas naturales, jurídicas y Unión Temporal de Proveedores, que cumplan con los requisitos exigidos en las Bases Administrativas, Bases Técnicas, Anexos, consultas, respuestas y aclaraciones, y que no les afecte alguna de las causales de inhabilidad establecidas en el D.L. N° 211/1973 que fija normas para la defensa de la libre competencia y lo dispuesto en el art. 4 de la Ley N° 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Tratándose de personas jurídicas, no deben haber sido condenadas a pena de prohibición de celebrar actos o contratos con organismos del Estado, de conformidad con la Ley N° 20.393, que establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídica en los Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Delitos de Cohecho que indica.
Además, tampoco podrán contratar o ser adjudicadas aquellas personas jurídicas o naturales, a quienes, por sentencia ejecutoriada del Tribunal de la Libre Competencia, se les impusiere la prohibición de contratar a cualquier título con órganos de la administración centralizada o descentralizada del Estado, en atención a lo dispuesto en la letra d) del Artículo 26 del DFL N° 1 del 2004 del Ministerio de Economía, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del DL N° 211 de 1973, sobre la defensa de la libre competencia.
En caso que él, o los oferentes adjudicados no estén inscritos en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado, www.chileproveedores.cl, estarán obligados a inscribirse dentro de un plazo de 15 días hábiles contados desde la adjudicación. En el caso de una Unión Temporal de Proveedores, cada prestador de dicha unión deberá inscribirse dentro del plazo señalado para suscribir el contrato.
4. ETAPAS Y PLAZOS MÁXIMOS DE LA LICITACIÓN
El proceso de licitación a que se hace referencia, se publicará a través del portal de Mercado Público, identificado como www.mercadopublico.cl. Las etapas y plazos de esta licitación, fechas de publicación, cierre de recepción de ofertas, inicio y final de preguntas, publicación de respuestas, acto de apertura técnica, acto de apertura económica, tiempo de evaluación de ofertas, fecha de adjudicación y fecha de firma de contrato, que se indican a continuación, según Artículo 25 del Reglamento de Compras y Contratación Pública.
De acuerdo a lo señalado en el inciso 4° del Artículo 25 del Reglamento, establecido en el D.S. Nº 250 del año 2004, los plazos de la publicación de la presente licitación se rebajarán a 10 días corridos.
Las etapas y plazos se resumen como sigue, sin perjuicio de las fechas de licitación que imponga el portal de compras públicas, para la correcta ejecución de la licitación, y para efectos de éstas se establece el siguiente cronograma:
ETAPAS PLAZOS MÁXIMOS
Fecha de Publicación 2 días desde la total tramitación de la Resolución que aprueba las Bases y autoriza el llamado a licitación.
Fecha Inicio de Preguntas A partir de la fecha de publicación de la licitación.
Fecha Final de Preguntas 3 días corridos después de la publicación.
Fecha de Publicación de Respuestas 5 días corridos después de la publicación.
Fecha de Cierre Recepción de Ofertas 10 días corridos después de la publicación
Fecha de Acto de Apertura Electrónica 1 día hábil después del cierre de la recepción de oferta.
Tiempo estimado Evaluación de Oferta 15 días corridos después de la apertura de las ofertas.
Fecha de Adjudicación 15 días posteriores a la Evaluación.
Fecha Firma de Contrato 20 días corridos posteriores a la fecha de realizada la adjudicación electrónica.
5. SERIE DE CONSULTAS Y RESPUESTAS Y/O MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS DE LICITACIÓN
Se aceptarán consultas solamente mediante la opción “Foro”, inserta en el portal de Compras Públicas www.mercadopublico.cl, las que podrán efectuarse en las fechas que se precisen en la misma licitación y respondidas por el mismo medio, conforme al cronograma de actividades de esta licitación informadas en la ficha de licitación y lo señalado en el punto 4 “Etapas y plazos máximos de la Licitación” de las presentes Bases Administrativas. A su vez, las respuestas y aclaraciones estarán disponibles a través del portal de Mercado Público www.mercadopublico.cl, en los plazos indicados en el cronograma precedente, información que se entenderá conocida por todos los interesados desde el momento de su publicación.
Las consultas deberán formularse en forma precisa y deben ser pertinentes al desarrollo de la presente licitación. Las respuestas que se entreguen complementan las presentes Bases, entendiéndose que forman parte integrante de ellas, teniéndose por conocidas y aceptadas por todos los participantes, aun cuando el oferente no las hubiere solicitado.
El Servicio podrá, por cualquier causa y en cualquier momento, antes del vencimiento del plazo para la presentación de ofertas, modificar los documentos de licitación mediante resolución fundada, ya sea por oficio, o en atención a una aclaración solicitada por un oferente en cuyo caso se establecerá un plazo prudente para que los oferentes puedan conocer y adecuar sus ofertas a tales modificaciones. Se deja constancia, que el oferente se hace responsable del seguimiento del proceso licitatorio mediante el portal de compras públicas www.mercadopublico.cl.
6. AMPLIACIÓN DEL PLAZO DE ADJUDICACIÓN
Si la adjudicación no pudiese efectuarse dentro de los plazos establecidos en el cronograma dispuesto en el punto 4 “Etapas y Plazos Máximos de la Licitación” de las presentes Bases, el Servicio informará en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar e indicará un nuevo plazo para la adjudicación. Lo anterior, en conformidad con lo establecido en el artículo 41 inciso 2º del D.S. Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Asimismo, emitirá la correspondiente Resolución Fundada, la cual será publicada en el portal www.mercadopublico.cl, para el conocimiento y seguimiento del proceso por parte de los oferentes.
7. PLAZO Y VIGENCIA DEL CONTRATO
El contrato de prestación de servicios que se suscribirá con el oferente que resulte adjudicado (dentro de un plazo máximo de 20 días corridos y que se adjunta en Anexo Nº 10), tendrá una vigencia de 12 meses a contar de la total tramitación, de la Resolución que aprueba el Contrato. Dicho contrato tiene un presupuesto máximo de $300.000.000.-
Formarán parte integrante del contrato los siguientes documentos: Bases Administrativas y Bases Técnicas, Anexos Nº 1, Nº 2-A o Nº 2-B, Nº 3-A o Nº 3-B, Nº 4-A, Nº 4-B, Nº 4-C, Nº 5, Nº 6, Nº 7, Nº 8, anexo I y Nº 9 consultas y respuestas, las aclaraciones si las hubiere, la oferta presentada, Resolución de Adjudicación, y cualquier otro documento que se origine con motivo del proceso de licitación, los cuales se entenderán conforman los Términos de Referencias de la compra.
7.1. Obligaciones del oferente adjudicado
En caso que el oferente adjudicado, renuncie, abandone, no se inscriba en el Registro Electrónico de Proveedores en el plazo estipulado, o no cumpla íntegramente los trámites posteriores a la adjudicación, en particular no firmar el contrato dentro del plazo establecido (20 días corridos), el Servicio podrá dictar una resolución que deje sin efecto la adjudicación, autorizando readjudicar el servicio al oferente que gane en una segunda evaluación, o en caso de ser necesario, se realizará una nueva licitación.
Además de lo anterior, el Servicio podrá notificar a la Dirección de Compras Públicas o en el Portal de Compras Públicas www.mercadopublico.cl, para todos los efectos legales que procedan.
Para la suscripción del contrato, el oferente adjudicado deberá presentar un certificado en que se acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y cotizaciones previsionales para con sus trabajadores, éste deberá ser emitido por la Inspección del Trabajo. En caso que el oferente adjudicado sea una Unión Temporal de Proveedores, cada integrante deberá presentar la certificación mencionada al tiempo de firmar el contrato. En caso que el certificado arroje deudas o saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones previsionales, los primeros estados de pago producto del contrato licitado, deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato. El incumplimiento de esta obligación, como asimismo, la falta de presentación de dicho certificado, habilitará al Servicio, para poner término al contrato y podrá llamar a una nueva licitación.
7.2. Traspaso del contrato
El oferente adjudicado no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones que nacen del desarrollo de esta licitación, y en especial los establecidos en el contrato definitivo, salvo que una norma legal permita la cesión de derechos y obligaciones.
Lo anterior, es sin perjuicio que los documentos justificativos de los créditos que emanen de esta licitación o contrato, los que podrán transferirse de acuerdo a las normas del derecho común y conforme al Artículo N° 75 Dto. 250, el Servicio cumplirá con lo establecidos en los contratos de factoring suscritos por el proveedor adjudicado, siempre y cuando se le notifique oportunamente dicho contrato, y no existan obligaciones o multas pendientes.
7.3. Solución de controversias
Para la solución de conflictos que pudieran originarse durante la vigencia del contrato, o en general, en el cumplimiento de las obligaciones que tengan su fuente en la presente licitación, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de acuerdo al domicilio de la entidad licitante y las leyes vigentes.
8. TÉRMINO DEL CONTRATO
El Servicio podrá terminar el contrato:
a. Por mutuo acuerdo: Las partes podrán poner término al contrato, por mutuo acuerdo, suscribiendo para ello, en forma conjunta, un documento que deje constancia de dicha voluntad.
b. Unilateralmente: El Servicio, mediante resolución fundada, podrá poner término al contrato, sin derecho a indemnización alguna para el oferente adjudicado, y efectuar el cobro de la garantía por el fiel cumplimiento, si correspondiere, cuando se presenten una o más de las siguientes situaciones:
• Por Incumplimiento grave del oferente adjudicado de cualquiera de las obligaciones establecidas en las Bases, en la oferta y en el contrato, previo informe fundado emitido por el supervisor de la actividad designado por el Servicio.
• Si el oferente adjudicado fuera declarado en quiebra o cayera en estado de notoria insolvencia, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato.
• Incumplimiento de los estándares técnicos de calidad ofrecidos por el prestador.
• La negativa, sin causa justificada, de prestar cualquiera de los servicios o realizar cualquiera de las acciones a las que se hubiere comprometido en las especificaciones técnicas del presente Acto Administrativo.
• Otras causales de modificación y término, establecidas en el artículo 13 de la Ley N° 19.886 de compras públicas y artículo 77 de su reglamento.
• Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.
• Registrar saldos insolutos de las remuneraciones o las cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del periodo de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.
• Por liquidación o término de la sociedad, sea por extinción o absorción de la razón social.
• Reiterado incumplimiento de obligaciones laborales y previsionales del oferente adjudicado con sus trabajadores. Se entenderá que hay incumplimiento reiterado si el prestador no ha dado cumplimiento íntegro y oportuno a sus obligaciones laborales y previsionales en dos o más períodos de cotizaciones, y sostenido si la situación de incumplimiento se mantiene durante dos o más meses de manera continua. Lo anterior sin perjuicio del derecho de retención previsto en la Ley Nº 20.123.
• Por causa fortuita o fuerza mayor, lo que debe estar debidamente justificado.
• La multa y/o multas acumuladas excedan el tope del 20% (veinte por ciento) del valor del servicio contratado.
• Por falta grave a la probidad.
Para hacer efectivo el término anticipado del contrato se llevará a cabo de la siguiente manera:
PROCEDIMIENTO PARA TÉRMINO DEL CONTRATO - Paso 1: La resolución fundada que indica el término anticipado del contrato será notificada por correo electrónico al oferente adjudicado. A contar de la notificación precedente, el proveedor tendrá un plazo de 5 días hábiles para efectuar sus descargos al Director del Servicio de Salud o a quien éste designe, acompañando los antecedentes que estime pertinentes, los que podrá remitirlos al correo electrónico abastecimiento.ssm@redsalud.gov.cl o ingresarlos a la Oficina de Partes de la Dirección del Servicio de Salud Magallanes, aplica artículo 79 ter del decreto 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda.
PROCEDIMIENTO PARA TÉRMINO DEL CONTRATO - Paso 2: Vencido el plazo mencionado en el punto anterior, el Servicio dictará la respectiva resolución aplicando la medida y detallando las circunstancias fácticas que hicieron procedente dicha sanción. Por su parte, si el proveedor hubiera presentado descargos en tiempo y forma, el Servicio tendrá un plazo de hasta 15 (quince) días hábiles a contar de la recepción de los mismos, para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, y emitir el acto administrativo correspondiente, que será notificado mediante correo electrónico. A contar de la notificación precedente, el proveedor tendrá un plazo de 5 (cinco) días hábiles para presentar su recurso de reposición al Director del Servicio o a quien este designe, acompañando todos los antecedentes que estime pertinentes, en conformidad a la Ley Nº 19.880, que Establece las Bases de Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
PROCEDIMIENTO PARA TÉRMINO DEL CONTRATO - Paso 3: Una vez vencido el plazo mencionado en el punto anterior, el Servicio dictará la respectiva resolución aplicando la medida y detallando las circunstancias fácticas que hicieron procedente dicha sanción. Por su parte, si el proveedor hubiera presentado recurso de reposición en tiempo y forma, el Servicio tendrá un plazo de hasta 15 (quince) días hábiles a contar de la recepción de los mismos, para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, y emitir el acto administrativo correspondiente, que será notificado mediante correo electrónico.
Estas resoluciones serán publicadas y notificadas electrónicamente, o a través del módulo de gestión de contratos si correspondiera, siendo responsabilidad del proveedor la revisión periódica de su escritorio y convenio respectivo. Todo de conformidad a lo establecido en la Ley 19.880.
El Servicio registrará las medidas indicadas, a través del módulo de gestión de contratos dispuesto en la plataforma www.mercadopublico.cl.
Todas las resoluciones firmes de término anticipado de contrato, tratadas en este numeral, además, serán inscritas en el registro “Idoneidad del Proveedor”, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 96 bis del Decreto N° 250 del año 2004 del Ministerio de Hacienda.
PROCEDIMIENTO PARA TÉRMINO DEL CONTRATO - Paso 4: Una vez que se ha dado término anticipado al contrato por cualquier causa excepto a) Por Mutuo Acuerdo o b) en los puntos: Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional o Caso fortuito o fuerza mayor, se hará efectiva la garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, sin necesidad de requerimiento de acción judicial alguna, en carácter de cláusula penal y de acuerdo con el procedimiento que según su naturaleza y sin perjuicio de las demás acciones legales que correspondan al mandante en contra del proveedor.
Sin perjuicio de las multas que pudieren ser aplicables, según lo establecido en estos términos de referencia, el Servicio, conservará su derecho a interponer las acciones judiciales pertinentes para cobrar todos los perjuicios ocasionados.
De verificarse alguna de las circunstancias que ameritan la aplicación de esta medida, que se deriven de incumplimientos en la prestación del servicio por parte del proveedor, el Servicio de Salud Magallanes se encuentra en el imperativo de cursar dichas medidas, atendiendo el principio de interdicción de la arbitrariedad y el debido resguardo de los intereses fiscales, tal como lo ha informado Contraloría General de la Republica en dictamen N° 5.633 del año 2011.
9. SANCIONES Y MULTAS
La multa total se calculará en forma mensual y es la suma correspondiente a cada indicador en situación de incumplimiento.
En caso de que en un mes determinado la suma de las multas resulte un valor superior al 15% del total facturado mensual dicho mes se calificará como de “Servicio Insatisfactorio”.
En caso de incumplimiento reiterado de los niveles de servicio se llegará a una situación de “incumplimiento grave”. Este último facultará al Servicio para dar término inmediatamente al contrato y realizar el cobro de la boleta de garantía de fiel cumplimiento del contrato, sin contraposición y/o indemnización alguna.
Para que se configure un estado de “incumplimiento grave”, tiene que ocurrir al menos una de las siguientes situaciones:
• Tres (3) meses consecutivos calificados como “Servicio Insatisfactorio”.
• Seis (6) meses no consecutivos calificados como “Servicio Insatisfactorio” dentro de un periodo de 12 meses.
• Cuando las multas calculadas en un mes sobrepasen al 20% del valor facturado mensual.
Con todo, las multas aquí establecidas serán acumulables con las indemnizaciones que pudieran fijar los tribunales de justicia por los perjuicios causados por el incumplimiento de la Empresa en los mismos casos.
Con todo, la suma de todas multas a lo largo de toda la vigencia del contrato no podrá superar el 20% del valor del total del contrato, monto establecido como tope para el cobro de multas. En caso que estas superen el 20% será causal de término anticipado al contrato, dando origen al cobro de la garantía de fiel cumplimiento del contrato.
A continuación, se describen cada una de las sanciones y/o multas asociadas a este contrato:
9.1 Disponibilidad del Sistema
Multas por atraso para el servicio de “disponibilidad del sistema” el cual consta en la responsabilidad de parte del proveedor de mantener disponible y operativa la aplicación y todos sus componentes, presentando una disponibilidad del 99,982% anual, según lo indicado en el Punto Nº 6 de las Bases Técnicas.
Para efectos de este contrato se establece que el 99,982% exigido de disponibilidad del sistema se traduce en que la indisponibilidad de sistema máximo permitido por cada año de servicio será de 1 hora y 57 minutos. En caso que no se cumpliese la condición anteriormente descrita, y por ende, el oferente se encontrase superando la indisponibilidad permitida del sistema (1 hora y 57 minutos), entonces se cursará una multa económica en donde el cálculo se basara en lo siguiente:
“Por cada 30 minutos de indisponibilidad comprobable del sistema (adicionales a los permitidos) se generará un cobro de 0,25% de la facturación neta correspondiente al mes de servicio de ocurrida la falta”.
Cabe mencionar que se considera “indisponibilidad comprobable del sistema” cuando se identifiquen las siguientes situaciones:
• Cuando uno o todos los módulos o procesos funcionales que componen el “Sistema de registro clínico electrónico” presentan caídas, intermitencias en el acceso y/o los usuarios finales no puedan acceder al sistema. Esto quiere decir que no necesariamente debe estar caído el sistema completo (en todas sus funcionalidades) para proceder a eventuales multas motivo de este nivel de servicio.
• No será considerado un incumplimiento por parte del oferente si la indisponibilidad del sistema sea producto de actualizaciones, cambios de horas (invierno/ verano) u otros previamente acordados y autorizado por el Servicio de Salud. En caso de extenderse los intervalos de tiempos previamente acordados y autorizados, entonces este tiempo adicional si estará afecto a posibles multas.
• Para verificar que la indisponibilidad del sistema sea responsabilidad del oferente y no producto de problemas asociados a conectividad de parte de la red de internet (ya sea privada o pública), el SSM solicitará informe de monitoreo del enlace al proveedor de conectividad, en donde, si dicho certificado no presenta latencias de conectividad atribuibles a la red de internet, entonces se entenderá que es responsabilidad del oferente la indisponibilidad del aplicativo, en caso que si sea atribuible a problemas de conectividad, entonces se liberará de responsabilidades de esta indisponibilidad al oferente. Esto considerará lo siguiente:
- El Servicio de salud generará un "Informe Detalle de Indisponibilidad", en el cual, y con todos los antecedentes recopilados producto de la incidencia y considerando información relativa a uno o los establecimientos afectados, en cuanto a fecha y rangos de hora del incidente. Esta información será recopilada en base a los requerimientos formalizados en mesa de ayuda dispuesta por el oferente, por los distintos referentes de él o los establecimientos involucrados.
- Además, este requerimiento a soporte, será considerado como multa efectiva, sólo si en él se indica, que el o los establecimientos cuentan con conectividad y normal funcionamiento de otras aplicaciones que requieren internet (esto asociado a la información facilitada por el proveedor de internet del establecimiento afectado). Por ejemplo: se informa caída de sistema día 03 de septiembre, desde las 08:00 hasta las 11 :00 horas, en Cesfam Mateo Bencur comuna de Punta Arenas, se descarta problema de conectividad, ya que el resto de las aplicaciones y navegadores web funcionan correctamente, según lo avala el "Informe de Indisponibilidad" emitido y validado por el Servicio de Salud.
- Informe de proveedor de conectividad de la red será solicitado por el Servicio de Salud Magallanes considerando que el análisis de conectividad sea en base al o los establecimientos involucrados y según fecha y rango de tiempo de la indisponibilidad observada.
- Si el informe del proveedor de conectividad indica que no existió indisponibilidad o latencia de la red, se considerará responsabilidad por parte del proveedor del sistema de RCE, sin considerar por parte de nuestro servicio, cualquier otro tipo de informe generado por el oferente, como, por ejemplo:
Disponibilidad de servidores y almacenamiento
Disponibilidad de base de datos
Disponibilidad de servidores web
Disponibilidad de conexiones de red
Disponibilidad de enlaces de internet
Disponibilidad de enlace ruta 5D
Pruebas de aplicativo realizadas por el proveedor del sistema.
A continuación, se presenta breve tabla de resumen de este SLA:
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Disponibilidad del Sistema Mantener disponible la aplicación y sus bases de datos, para ser utilizada por todos los usuarios del sistema. Alto N/A 99,982% Up Time mensual acumulable Corresponde a un 0,25% de la facturación mensual neta por cada 30 minutos de indisponibilidad no autorizada del sistema.
9.2 Mantención Correctiva/Mesa de Ayuda
Multas por atraso en los tiempos asociados para el servicio de "Resolución de Fallas de Sistema", según la clasificación de cada falla o incidencia levantada mediante el servicio de mesa de ayuda, de acuerdo a la siguiente tabla de Resumen de SLA:
Nombre
SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Mantención Correctiva Error de alta importancia: Corresponde a fallas del aplicativo que impiden completamente la ejecución del flujo del proceso clínico o administrativo. Alto Error de alta importancia (Crítico); La resolución a esta incidencia no debe superar las 2 horas en horario continuado desde el momento en que el contratante detecta e informa el error. N/A 0,2 % del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada hora de atraso en la resolución de la falla, fuera de lo considerado.
Error de mediana importancia: corresponde a fallas que no impiden el flujo normal del proceso en la atención del usuario de salud o administrativo. Mediano Error de mediana importancia; La resolución a este tipo de incidencias no debe superar las 24 horas en horario continuado desde el momento en que el contratante detecta e informa el error. 0,2 % del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada hora de atraso en la resolución de la falla, fuera de lo considerado.
Error de baja importancia: corresponde a todo error que no impide el flujo normal de atención del sistema y que no representa una gran molestia en la operación del sistema. Bajo Error de baja importancia; La resolución a este tipo de incidencias no debe superar las 72 horas en horario continuado desde el momento en que el contratante detecta e informa el error. 0,2 % del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada hora de atraso en la resolución de la falla, fuera de lo considerado.
Para mayores antecedentes respecto del servicio de mesa de ayuda y sus tiempos de resolución, revisar Punto Nº 6, Letra a), de las Bases Técnicas, correspondiente a Servicios Complementarios de mantención y soporte del software de Registro Clínico Electrónico (Servicio de Mesa de Ayuda).
9.3 Mantenciones Normativas
Multas por atraso en los servicios de "Mantención Normativa", se aplicarán por cada día corrido de atraso respecto de la liberación en ambiente de producción de estos desarrollos y se calcularán en base al 0,2% de la facturación mensual neta del mes de servicio, de cuando ocurrió el retraso.
Se entenderán como mantenciones normativas, todas aquellas nuevas funcionalidades, parametrizaciones, y/o reglas del negocio, que serán exigidas de incorporar en Sistema de Registro Clínico Electrónico. La solicitud para este tipo de requerimientos será efectuada por el MINSAL y/o Coordinador SIDRA y/o Referente Técnico, ambos últimos del Servicio de Salud Magallanes.
Procedimiento requerimientos normativos:
• Para que la solicitud de un "requerimiento normativo" sea válida, ésta debe contener los siguientes documentos:
- Oficio (ordinario) emanado desde el Servicio de Salud Magallanes
- Detalle técnico del requerimiento
- Indicar normativa vigente asociada al requerimiento
• Una vez generado el requerimiento normativo inicial, el oferente tendrá un plazo de 10 días corridos para generar mediante un "Informe de Especificación", el análisis, alcance y plazos asociados a la solicitud. Según esto, el proveedor deberá informar al SSM los plazos asociados, los cuales en ningún caso deben superar los 30 días corridos para la liberación final validada previamente por el SSM para su traspaso de este desarrollo al ambiente de producción, a no ser que el servicio de salud autorice lo contrario en términos de plazos. De esta forma, los oferentes deben comprometerse con el desarrollo técnico del requerimiento normativo dentro del plazo acordado, dejando constancia de este (plazo inicial y final) en el ticket generado en la plataforma de mesa de ayuda dispuesta por el proveedor.
• Cada requerimiento normativo, en primera instancia, debe ser liberado en un ambiente de prueba, en donde es el SSM quien revisará y efectuará, siempre y cuando apliquen, las validaciones correspondientes para que el requerimiento normativo finalmente sea liberado en ambiente de producción.
• En los casos en que sea el SSM quien se retrase en la validación del desarrollo normativo liberado en ambiente de prueba, y esto de lugar a retrasos de los plazos previamente acordados, entonces el SSM podrá formalizar una ampliación del plazo, evitando así que el oferente se encuentre en incumplimiento de servicio.
A continuación, se presenta breve tabla resumen del SLA:
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Mantención Normativa Nuevas funcionalidades que serán exigidas al Sistema, cuya definición y comunicación será emitida por la entidad a cargo de la Estrategia SIDRA del Ministerio de Salud, mediante un oficio. Alto De acuerdo a la planificación acordada entre el Servicio de Salud Magallanes y el proveedor. N/A 0,2 % del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada día de atraso.
Para mayores antecedentes respecto de los mantenimientos normativos, revisar Punto Nº 6, letra b), de las Bases Técnicas: correspondiente a Servicios Complementarios de mantención y soporte del software de Registro Clínico Electrónico (Mantención Normativa).
9.4 Mantenciones Evolutivas
Multas por atraso en los servicios de "Mantención Evolutiva", se aplicarán por cada día corrido de atraso respecto de la liberación en ambiente de producción de estos desarrollos, y se calcularán en base al 0,2% de la facturación mensual neta del mes de servicio donde ocurrió el retraso.
Mantenimiento evolutivo, son todos aquellos servicios relacionados con las modificaciones, nuevas funcionalidades y mejoras que se le realizan al software, con la finalidad de mejorar y adaptar de la mejor manera posible el aplicativo a las realidades locales.
El procedimiento de solicitud y gestión de integraciones, funcionalidades, migraciones u otros desarrollos que se realicen en el marco de las Mantenciones Evolutivas, será el siguiente:
• Toda Mantención Evolutiva requerida por el Servicio deberá ser solicitada de forma escrita y mediante la plataforma de mesa de ayuda.
• El SSM contará con la cantidad de 35 Horas Hombre mensuales acumulables a lo largo de este contrato, las cuales no tendrán un costo adicional para SSM. El catastro de estas horas, las acumuladas y descontadas debido a desarrollos de mantenimientos evolutivos autorizados por SSM, deberá ser debidamente informado en los "Informes Ejecutivos Mensuales" que la empresa debe emitir todos los meses junto a la facturación.
• Se emitirá un "Informe de Especificación", donde se incluirá el detalle de tiempo (expresado en días) y esfuerzo (expresado en horas) necesarios para realizar la Mantención Evolutiva, en un plazo no mayor a 10 días hábiles desde realizada la solicitud.
• El servicio deberá aprobar o rechazar el informe presentado por el proveedor:
- En caso de rechazo, se imputará al Mantenimiento Evolutivo 4 horas, correspondientes al levantamiento y análisis de la solicitud de cambio.
- En caso de aprobación, el Informe de Especificación será firmado por el Servicio y por el proveedor, dando por iniciados los trabajos presentes en él.
- Según esto, el proveedor deberá informar al SSM los plazos asociados, los cuales en ningún caso deben superar los 30 días corridos para la liberación final validada previamente por el SSM para el traspaso de este desarrollo al ambiente de producción, a no ser que el servicio de salud autorice lo contrario en términos de plazos.
- De esta forma, los oferentes deben comprometerse con el desarrollo técnico del requerimiento evolutivo dentro del plazo acordado entre el oferente y el Servicio de Salud, dejando constancia de este plazo acordado (plazo inicial y final) en el ticket generado en plataforma de mesa de ayuda dispuesta por el proveedor.
- Cada requerimiento evolutivo, en primera instancia, debe ser liberado en un ambiente de prueba, en donde es el SSM quien revisará y efectuará siempre y cuando apliquen, las validaciones correspondientes para que el requerimiento evolutivo finalmente sea liberado en ambiente de producción.
En los casos en que sea el SSM quien se retrase en la validación del desarrollo evolutivo liberado en ambiente de prueba, y esto de lugar a retrasos en los plazos previamente acordados, entonces el SSM podrá formalizar una ampliación del plazo, evitando así que el oferente se encuentre en incumplimiento de servicio.
A continuación, breve tabla de resumen de este SLA:
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Mantención Evolutiva Nuevas Funcionalidades y/o reglas de negocio que serán para mejoras del aplicativo solicitadas por el SSM mediante el coordinador SIDRA del SSM Alto De acuerdo a la planificación acordada entre el proveedor y el Servicio de Salud N/A 0,2% del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada día de atraso según lo planificado previamente
9.5 Solicitudes de “Información/Reportes” a la base del sistema
Esta multa corresponde a la medición de los tiempos de resolución de solicitudes referentes a reportes o extracción de información cualquiera, siempre y cuando, la data requerida sea parte de los datos que contiene el sistema. Estas solicitudes se harán mediante plataforma de mesa de ayuda.
Los requerimientos de reportes pueden obedecer tanto a solicitudes de información orientados a dar respuesta a obligaciones por parte de El Servicio, como reportes asociados a COMGES, IAPS, REM, entre otros) o motivo de análisis o gestión interna del centro que efectúa requerimiento.
El tiempo máximo de resolución satisfactoria para este tipo de requerimientos, no debe superar los 7 días hábiles contados desde generada el requerimiento mediante plataforma de mesa de ayuda.
Para solicitar un reporte a mesa de ayuda, el solicitante deberá considerar el envío de, a lo menos, la siguiente información:
• Motivo principal de la solicitud. Ejemplo, se requiere para dar cumplimiento a una información requerida desde MINSAL.
• Universo de pacientes bajo los cuales se requiere efectuar la extracción de la data. Ejemplo, solo para pacientes pertenecientes al programa cardiovascular o; pacientes de sexo femenino y de nacionalidad chilena, o; pacientes inscritos en comuna "x", entre otros.
• Intervalo de fechas requerido para la extracción del reporte. Ejemplo, paciente 01/01/2019 a la fecha actual.
• Componente que se requiere medir. Ejemplo, pacientes con hipertensión, pacientes con ciertos diagnósticos, entre otros.
• Determinar los datos demográficos requeridos para "x" reporte. Ejemplo, Nombre completo, apellido, dirección, teléfono, etnia, entre otros.
Además de la información anteriormente descrita, la mesa de ayuda, para clarificar dudas de la extracción de la data u otras relacionadas, podrá solicitar información adicional al cliente. Esta solicitud de información adicional (del proveedor al cliente), no deberá tardar más de 3 días hábiles de generado el requerimiento.
Si cumple con esta condición de los 3 días de generado el requerimiento, se le otorgará al oferente un plazo adicional de 2 días hábiles para la resolución final del requerimiento. Este plazo adicional, solo se otorgará por una única vez, a pesar que mesa de ayuda vuelva de requerir información adicional por más de una vez.
No será responsabilidad del cliente entregar información relativa a donde se registran los datos en el sistema respecto de la información requerida, ya que la estructura y modelo de datos, es de manejo del oferente.
A continuación, breve tabla de resumen SLA:
Nombre SLA Descripción Tiempo de Resolución Multa Asociada
Solicitud de Información/reportes Corresponde a los plazos de entrega de solicitudes de información de reportes de datos Entrega de la información solicitada durante los siguientes días hábiles. En caso de solicitudes de información adicional este plazo se aumentará en 2 días hábiles más quedando finalmente en un tiempo máximo de resolución del requerimiento de 9 días hábiles 0.1% del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada día de atraso
9.6 Cumplimiento de la planificación de Proyecto de Instalación y Puesta en Marcha (Proyecto Implementación de RCE)
Multas por atraso en los plazos comprometidos en cualquiera de las actividades e hitos considerados en la Carta Gantt de "Proyecto de Instalación y Puesta en Marcha del Sistema de Registro Clínico Electrónico", según documento oficializado mediante Ordinario, luego de ser revisada, adecuada y validada por el SSM, la propuesta ofertada por el oferente mediante el Anexo 6: - Declaración Jurada de Propuesta de Instalación y Puesta en Marcha.
Esta multa podrá ser cursada por cada actividad y o hito de proyecto no cumplido en los plazos comprometidos según carta Gantt formalizada. Se aplicará por cada día corrido y por cada incumplimiento de las actividades y se calcularán en base al 0,2% de la facturación neta del mes de ocurrido el incumplimiento.
A continuación, breve tabla de resumen de este SLA:
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Multa Asociada
Cumplimiento de la planificación de proyecto de instalación y puesta en marcha (Proyecto Implementación de RCE) Esta multa podrá ser cursada por cada actividad y/o hito de proyecto no cumplido en los plazos comprometidos según carta Gantt formalizada Alto 0,2% del total de la facturación neta del mes en que se aplica la multa, por cada día de atraso
Si durante la vigencia del contrato, se cursasen al 5 o más multas por incumplimiento de este ítem "Cumplimiento de la planificación de Proyecto de Instalación y Puesta en Marcha (Proyecto Implementación de RCE)", independiente el monto monetario asociado a cada multa, el servicio contratado mediante las presentes bases, será calificado como "servicio insatisfactorio", lo cual será una causal de término de contrato, por ser incumplimiento de los estándares técnicos de calidad ofrecidos por el prestador, según se indica en Punto Nº8 de las Bases Administrativas
9.7 Cumplimiento de disponibilidad de recursos humanos comprometido
Las multas se aplicarán por el retiro y/o reemplazo de cada profesional destinado por parte del proveedor para conformar el equipo de proyecto, considerando una multa de un 0,6% por cada evento atribuible a la empresa, calculado sobre el monto total del contrato dividido por 12. En caso de reemplazo de algún profesional clave del proyecto, se considerará multa cuando el cambio haya ocurrido sin previo acuerdo con el SSM. En casos de reemplazos de personal por razones de fuerza mayor (fallecimiento, enfermedad, licencias, renuncias o similares), estos no serán considerados para eventuales multas.
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Cumplimiento de disponibilidad del Recurso Humano Comprometido Retiro de profesionales clave del proyecto por parte de la empresa sin estar previamente considerado en la planeación Medio El retiro o reemplazo de un profesional clave, sin que este sea justificado por una razón de fuerza mayor (fallecimiento, enfermedad, licencias, renuncias o similares); o sin haber sido acordado con el Servicio; o sin ser este retiro parte de la planificación acordada. N/A 0,6% sobre cada evento atribuible a la empresa calculado sobre monto total neto del convenio, dividido por 12
Para mayores antecedentes respecto de los mantenimientos normativos, revisar Punto Nº 5, de las Bases Técnicas: correspondiente a “PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN”, SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE CONFIGURACIÓN, ENTRENAMIENTO E INSTALACION DEL SOFTWARE DE REGISTRO CLÍNICO.
9.8 Cumplimiento proceso Migración de Datos
Consiste en el diseño de la estrategia de migración y la ejecución propiamente tal, incluyendo el análisis de los datos históricos que deban ser poblados en el nuevo sistema, propuesta de migración, carga de datos, validación y pruebas asociadas, aceptación por parte del contratante.
Aspectos relevantes a considerar:
• El trabajo de migración se debe basar en el proceso ETL (Extract, Transform and Load): Extraer, Transformar y Cargar.
• Evaluar, corregir y supervisar la calidad de los datos, incluyendo su limpieza, estandarización y eliminación de duplicados.
• Prueba y validación de los datos migrados para asegurar la exactitud de este Proceso.
• Documentar todo el proceso de migración de Datos.
Los puntos antes señalados servirán para proporcionar una referencia que permita calcular con precisión la duración y el alcance del proceso de migración de Datos. Por consiguiente, se debe definir una carta Gantt, donde el cumplimiento de las Actividades especificadas con fecha de término, serán controladas en base al SLA asociado a dicho proceso.
El Proceso de Migración debe durar 90 días y el oferente debe entregar los Plazos de los Hitos en la carta Gantt requerida.
• Hito 1 Extracción
• Hito 2 Transformación
• Hito 3 Carga al nuevo Sistema y Pruebas.
El proceso de migración de datos debe resguardar lo exigido por el REGLAMENTO SOBRE FICHAS CLÍNICAS Ley 20.584 Artículo 6º.- Toda ficha clínica deberá contener los siguientes antecedentes, a lo menos:
• Identificación actualizada del paciente: nombre completo, número y tipo de documento de identificación: cédula de identidad, pasaporte, u otro; sexo, fecha de nacimiento, domicilio, teléfonos de contacto y/o correo electrónico, ocupación, representante legal o apoderado para fines de su atención de salud y sistema de salud al que pertenece.
• Número identificador de la ficha, fecha de su creación, nombre o denominación completa del prestador respectivo, indicando cédula de identificación nacional o rol único tributario, según corresponda.
• Registro cronológico y fechado de todas las atenciones de salud recibidas: consultas, anamnesis, evoluciones clínicas, indicaciones, procedimientos diagnósticos y terapéuticos, intervenciones quirúrgicas, protocolos quirúrgicos u operatorios, resultados de exámenes realizados, interconsultas y derivaciones, hojas de enfermería, hojas de evolución clínica, epicrisis y cualquier otra información clínica. Si se agregan documentos, en forma escrita o electrónica, cada uno de ellos deberá llevar el número de la ficha.
El oferente debe entregar el plan de “Migración de datos” con la Oferta Técnica.
A continuación, breve tabla de resumen del SLA:
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Migración de datos cumplimiento de hitos del proceso de migración de datos Medición del cumplimiento de los plazos del programa de migración de datos Alta Cada hito del proceso de migración de datos se debe cumplir en el plazo convenido N/A 1% por semana de atraso, calculado sobre el monto neto total del contrato.
9.9 Cumplimiento de entrega mensual de copia de base de datos completa
Nombre SLA Descripción Factor Impacto Tiempo de Resolución Disponibilidad Multa Asociada
Cumplimiento de entrega mensual de copia de base de datos completa Medición del proceso de respaldo de acuerdo a la planificación consensuada Alta El proceso se realiza de acuerdo a la planificación consensuada N/A 1% por semana de atraso, calculado sobre el monto neto total del contrato.
De verificarse alguna de las circunstancias que ameritan la aplicación de multa, que se deriven de incumplimientos en la entrega del servicio por parte del servicio adjudicado, el Servicio de Salud Magallanes se encuentra en el imperativo de cursar dichas medidas, atendiendo el principio de interdicción de la arbitrariedad y el debido resguardo de los intereses fiscales, tal como lo ha informado Contraloría General de la Republica en dictamen N° 5.633 del año 2011.
10. PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE MULTAS
PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE MULTAS – PASO 1:
Detectada una situación que amerite la aplicación de multas, o amonestaciones por parte del Servicio, ésta será notificada al proveedor, por medio de correo electrónico, y en el escritorio del proveedor, conforme al procedimiento sancionatorio online del módulo de Gestión del Contrato de Sistema de ChileCompra, disponible en www.mercadopúblico.cl, que se describe a continuación:
La notificación de sanción indicará la infracción cometida, los hechos que la constituyen y la medida a aplicar. A contar de la notificación precedente, el proveedor tendrá un plazo de 5 (cinco) días hábiles para efectuar sus descargos al Director del Servicio o a quien este designe, acompañando todos los antecedentes que estime pertinentes, los que podrá ingresar directamente a través del módulo señalado, si corresponde, o bien remitirlos al correo electrónico abastecimiento.ssm@redsalud.gov.cl o ingresarlos a la Oficina de Partes de la Dirección del Servicio de Salud Magallanes, aplica artículo 79 ter del decreto 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda.
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE MULTAS – PASO 2
Vencido el plazo mencionado en el punto anterior, el Servicio dictará la respectiva resolución aplicando la medida y detallando las circunstancias fácticas que hicieron procedente dicha sanción. Por su parte, si el proveedor hubiera presentado descargos en tiempo y forma, el Servicio tendrá un plazo de hasta 15 (quince) días hábiles a contar de la recepción de los mismos, para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, y emitir el acto administrativo correspondiente, que será notificado mediante correo electrónico.
A contar de la notificación precedente, el proveedor tendrá un plazo de 5 (cinco) días hábiles para presentar su recurso de reposición al Director del Servicio o a quien este designe, acompañando todos los antecedentes que estime pertinentes, en conformidad a la Ley Nº 19.880, que Establece las Bases de Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE MULTAS – PASO 3
Una vez vencido el plazo mencionado en el punto anterior, el Servicio dictará la respectiva resolución aplicando la medida y detallando las circunstancias fácticas que hicieron procedente dicha sanción. Por su parte, si el proveedor hubiera presentado recurso de reposición en tiempo y forma, el Servicio tendrá un plazo de hasta 15 (quince) días hábiles a contar de la recepción de los mismos, para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente, y emitir el acto administrativo correspondiente, que será notificado mediante correo electrónico.
Estas resoluciones serán publicadas y notificadas electrónicamente, o a través del módulo de gestión de contratos si correspondiera, siendo responsabilidad del proveedor adjudicado la revisión periódica de su escritorio y convenio respectivo. Todo de conformidad a lo establecido en la Ley 19.880.
El Servicio registrará las medidas indicadas, a través del módulo de gestión de contratos dispuesto en la plataforma www.mercadopublico.cl.
Todas las resoluciones firmes de aplicación de multa tratadas en este numeral, además, serán inscritas en el registro “Idoneidad del Proveedor”, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 96 bis del Decreto N°250 del año 2004 del Ministerio de Hacienda.
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE MULTAS – PASO 4
Agotado el procedimiento de aplicación de multas y los recursos pertinentes, el cobro de la multa, se hará efectiva a través de la rebaja de cualquier pago que el Servicio adeude al proveedor. Sin embargo, el proveedor podrá efectuar el pago directamente al Servicio, no existiendo impedimento para que el deudor pague su deuda ya que el derecho por excelencia del deudor es liberarse de su deuda.
En el caso que el proveedor no dé respuesta a lo comunicado, el Servicio podrá pagarse directamente de la Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, y ejercer las acciones legales que correspondan para el debido resguardo del interés fiscal, por los conceptos indicados en este artículo.
11. GARANTÍAS
11.1 Garantía por Seriedad de la oferta
Con el objetivo de garantizar la seriedad de la oferta, el oferente deberá consignar documento de garantía por $ 500.000 (Quinientos mil pesos), en pesos chilenos o su equivalente, UF o UTM, la cual podrá ser, a vía ejemplar, mediante Vale Vista, Póliza de Garantía (acreditar el pago oportuno de la prima), Certificado de Fianza, pagadero al primer requerimiento, Boleta de Garantía Bancaria u otro instrumento financiero que puedan ser utilizado como caución y que asegure el cobro de manera rápida y efectiva, con fecha de vencimiento a 180 días corridos posteriores a la fecha de cierre publicada en la ficha de la licitación. Esta garantía deberá ser tomada por el mismo oferente o por un tercero en su nombre, con carácter de irrevocable y pagadera a la vista, debiendo ser extendida a nombre del Servicio de Salud Magallanes, R.U.T. 61.607.900-K, y expresar que se emite “Para garantizar la seriedad de la oferta de la Licitación Pública ID 1080089-89-LQ22”, la que debe ser entregada en sobre cerrado antes de la fecha de cierre de recepción de ofertas, en la Oficina de Partes del Servicio, ubicada en calle Lautaro Navarro # 829, de la ciudad de Punta Arenas, entre las 09:00 hrs. hasta las 13:00 hrs. de Lunes a Viernes, y antes de la fecha de cierre de recepción de ofertas, con excepción de las garantías electrónicas.
La garantía podrá otorgarse física o electrónicamente. En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, y no necesitará ser presentada físicamente en la oficina de partes del Servicio.
El oferente que no entregue el documento en la fecha indicada en el primer párrafo del punto 11.1, se declarará inadmisible la oferta por no dar cumplimiento con el requisito obligatorio que garantiza la seriedad de la oferta.
Este documento de seriedad de la oferta se otorgará como caución por cada propuesta efectuada en la licitación.
Por otra parte, la garantía podrá ser ejecutada por la vía administrativa, a través de la emisión de la correspondiente resolución y en los siguientes casos:
• Si el oferente cuya oferta ha sido aceptada se desiste de ella en el período de validez de este documento.
• Si el oferente adjudicado no suscribe contrato en los plazos que estipule en las presentes bases administrativas.
• Si el oferente cuya oferta ha sido adjudicada, no hace entrega de la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato, dentro del plazo establecido en las Bases Administrativas.
• Si una vez adjudicado el oferente, no se inscribe en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado en www.chileproveedores.cl, en el plazo establecido en el punto 3, párrafo 4° de las presentes bases administrativas.
• Si se comprueba falsedad en la oferta del proponente.
La devolución de la garantía se efectuará conforme a lo siguiente:
• La devolución de las garantías de seriedad a aquellos oferentes cuyas ofertas hayan sido declaradas inadmisibles o desestimadas, se efectuará dentro del plazo de 10 días contados desde la notificación de la resolución que dé cuenta de la inadmisibilidad, de la preselección de los oferentes o de la adjudicación, según corresponda, vía correo certificado.
• La devolución de las garantías de aquella oferta que siga en puntaje a la que ha obtenido la mejor calificación, se efectuará en un plazo no superior a 30 días hábiles posteriores a la fecha de vencimiento de estas garantías o cauciones, vía correo certificado.
• En el caso del oferente adjudicado, esta garantía será restituida por correo certificado, contra entrega de la garantía por fiel y oportuno cumplimiento del contrato.
11.2 Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato
Se exigirá consignar documento de garantía, la cual podrá ser, a modo de ejemplo, mediante Vale Vista, Póliza de Garantía (acreditando el pago oportuno de la prima), Certificado de Fianza pagadero al primer requerimiento, Boleta de Garantía Bancaria u otros instrumentos financieros que puedan ser utilizados como caución y que asegure el cobro de manera rápida y efectiva, tomada por el oferente. Esta garantía tendrá carácter de irrevocable y pagadera a la vista, y debe ser consignada al momento de la suscripción del contrato, y debe ser extendida a nombre del Servicio de Salud Magallanes, R.U.T. 61.607.900-K, expresar que se emite “Para garantizar el Fiel y Oportuno Cumplimiento de la Contratación del Registro Clínico Electrónico, ID 1080089-89-LQ22, y garantizar las obligaciones laborales”, por un monto total equivalente al 5% del monto total adjudicado, en moneda nacional (pesos chilenos), con fecha de vencimiento 60 días hábiles posteriores a la fecha de término del contrato. La garantía podrá otorgarse física o electrónicamente.
En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Certificación de dicha firma; y en caso de otorgarse físicamente, esta garantía deberá ser entregada en la Oficina de Partes del Servicio, ubicada en Lautaro Navarro # 829, de la ciudad de Punta Arenas, entre las 09:00 hrs. hasta las 13:00 hrs. de Lunes a Viernes.
Esta garantía podrá hacerse efectiva previa resolución fundada y en los casos que se produzca un incumplimiento de las obligaciones que consigna el contrato, en los siguientes casos:
Término unilateral de contrato, en las condiciones establecidas en el segundo punto, del numeral 8 de las presentes Bases Administrativas.
No cumplimiento del pago de multas establecidas en el numeral 9 de las presentes Bases Administrativas.
La garantía será devuelta una vez que el oferente adjudicado haya dado total, íntegro y oportuno cumplimiento a todas las obligaciones por él contraídas en el respectivo contrato. Previamente a la restitución de la garantía, se requerirá la verificación de lo anterior y para lo cual la Contraparte Técnica del Servicio emitirá el respectivo informe de cumplimiento, entendiendo para tales efectos, que las obligaciones del oferente adjudicado revisten el carácter de indivisibles.
11.3 Ampliación de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato
En caso de aumento del servicio contratado durante el periodo de vigencia del contrato, según las condiciones señaladas en el numeral 12 “Aumento o disminución del servicio contratado” de las Bases Técnicas, el Contratista adjudicado deberá presentar una garantía por fiel y oportuno cumplimiento de contrato por el 5% del monto total de la ampliación del Contrato, para lo que se considerará las mismas condiciones técnicas y administrativas señaladas en el punto 11.2.
La falta de presentación de la garantía señalada, constituirá un incumplimiento grave de contrato, siendo causal para término de contrato, en las condiciones establecidos en el punto 8, letra b), numeral 1.
12. CONTRAPARTE TÉCNICA
Le corresponde al Servicio la fiscalización, control y supervigilancia del cumplimiento íntegro y oportuno del servicio a contratar a través de la Subdirección de Gestión Asistencial a través del Departamento TIC o quién designe. En este caso se le llamarán genéricamente “Supervisor de la Actividad”, de acuerdo a lo detallado a continuación:
Serán de responsabilidad de la contraparte técnica, entre otras, las siguientes funciones:
a) Supervisar y controlar el desarrollo de los servicios contratados, velando por el cumplimiento de los objetivos y de los plazos acordados para la prestación de los servicios comprometidos en estas Bases de Licitación.
b) Certificar la conformidad del contrato para autorizar el respectivo pago de los servicios, a fin de cumplir con los plazos administrativos estipulados en las presentes Bases.
c) En caso de incumplimiento del contrato por parte del oferente adjudicado, informará y acompañará los antecedentes mediante informe fundado que acredite tal incumplimiento, y de proceder a la aplicación de multas, remitirá los antecedentes a la Unidad de Gestión de Contratos del Departamento de Abastecimiento de la Dirección del Servicio de Salud Magallanes, describiendo el incumplimiento y la multa a aplicar, de acuerdo a lo estipulado en el punto 9. “Sanciones y multas”, de las Bases Administrativas de la presente licitación.
d) Remitir mensualmente al Departamento de Recursos Financieros, la Factura mensual recibida por parte de Proveedor, junto con el respaldo de las licencias emitidas, constatando el cumplimiento de licencias entregadas por medio de esta licitación. Se deja constancia, que sólo se pagará las licencias efectivamente emitidas, independiente de las multas que pudieran aplicarse.
e) Las demás que correspondan a las Bases Técnicas y las que se le encomienden en el contrato a suscribir con el oferente adjudicado.
Recepción de conformidad
El oferente adjudicado deberá solicitar a la Unidad Técnica designada para este efecto, que con conocimiento de las Bases que regulan la presente licitación, inspeccionará el servicio realizado durante el mes, tanto los trabajos normales como extraordinarios, quién visará mediante la emisión del Certificado o Informe de Conformidad.
13. PROCESO DE PAGO
13.1 PROCESO DE PAGO: Se generará una Orden de Compra contraprestación previa prefacturación de lo realmente ejecutado en el mes, lo que debe ser enviado hasta el quinto (5) días hábil del mes siguiente de la prestación del servicio.
Junto a la pre-factura, el proveedor debe adjuntar la documentación relacionada al detalle de los servicios prestados mediante un "Informe Ejecutivo Mensual", el cual debe contener a lo menos, la siguiente información:
• Licencias Activas - Facturadas - Inactivas - Eliminadas
• Detalle de Usuario nombrado con Rut, Nombre completo de usuario, Establecimiento, Perfil de acceso y última Fecha de conexión.
• Estadísticas asociadas al Servicio de Mesa de Ayuda: Incidencias reportadas, Mantenimiento Normativo y Mantenimiento Evolutivo, cada ticket con su estado actual de resolución, fecha de creación, fecha plazo solución, entre otras.
• Especificación de las tareas realizadas en el mes de servicio. (Reuniones capacitaciones, acompañamientos, presentaciones, implementaciones, entre otras actividades relacionadas a la ejecución del proyecto RCE en APS)
La emisión de la Orden de Compra correspondiente y posterior pago de los servicios, estará sujeto a la aprobación de "Informe Ejecutivo Mensual" (IEM) que deberá ser entregado a la contraparte técnica, junto a los entregables liberados, de los cuales se podrá analizar los Niveles de acuerdo del servicio otorgado. Dichos documentos serán centralizados y visados por el SSM, previa certificación de cumplimiento satisfactorio y será formalizada con la entrega de "Acta de Recepción" firmada por Jefe de Departamento.
Luego de esto, el SSM informará al proveedor sobre la conformidad o no de los documentos relativos a la pre facturación, según esto, el oferente deberá aceptar la Orden de Compra, para luego emitir la facturación correspondiente al mes de servicio, se pagará por licencias en uso, por lo que el oferente debe ofertar por valor por licencia.
13.2 FACTURACIÓN: Las facturas o boletas electrónicas de cobro deberán emitirse, señalando además el ID de la Orden de Compra que se tramitará mensualmente, contraprestación, y previa validación de la conformidad por el servicio prestado del Supervisor de Actividad, en el campo de referencias, la cual debió ser previamente aceptada.
Considerar que sólo se podrá emitir el documento de cobro, una vez haya sido aceptada la Orden de Compra en el portal de www.mercadopublico.cl, siendo responsabilidad y obligación del oferente adjudicado, efectuar dicha acción.
DIRECCIÓN SERVICIO DE SALUD MAGALLANES
Razón Social: Servicio de Salud Magallanes
• Giro: Administración Pública
• Rut: 61.607.900-K
• Dirección: Lautaro Navarro N° 820
• Ciudad: Punta Arenas
• Teléfono: 61- 2291100
Indicando claramente en el detalle de su glosa lo siguiente:
• Nº de la Orden de Compra.
• Detalle del producto/servicio Adjudicado.
El proveedor ingresará su Documento Tributario Electrónico (DTE), en la plataforma www.sii.cl, para su validación. Posterior a ello deberá enviar su factura electrónica en formato XML al correo dipresrecepcion@custodium.com, dentro de las siguientes 48 horas después de emitido el documento, que debe indicar datos de OC en el campo de referencia y en el detalle de la factura, la descripción del bien o servicio solicitado, y una copia al correo electrónico contabilidad.dssm@redsalud.gov.cl.
Para efectos de pago, se requerirá:
Mensualmente, el supervisor de la actividad, o quien se designe para tales efectos, emitirá certificado de conformidad, indicando los servicios efectivamente entregados por el oferente adjudicado al Servicio en el mes de mención (sólo se pagará el servicio realmente ejecutado), conjuntamente con la información entregada con el Proveedor al Supervisor de la Actividad, que será entregado en la Unidad de Gestión de Contratos de Contratos.
Será de exclusiva responsabilidad del oferente adjudicado, el pago de las cotizaciones previsionales, el cumplimiento de las leyes laborales y tributarias, especialmente las disposiciones contenidas en la Ley 20.123 sobre subcontratación, las que supone conocidas por los oferentes participantes en la licitación.
13.3 PLAZO DE PAGO DE FACTURAS: El pago será efectuado por la Tesorería General de la República (TGR), entidad que pagará la Factura Electrónica que se encuentre en estado devengada (contabilizada) y disponible para el pago en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), cuyo pago electrónico será a los 30 días, según la fecha de vencimiento de la factura (Circular N° 9 del 28/04/2020, de la Dirección de Presupuesto (DIPRES).
Sin la conformidad de la unidad pertinente, estampada en la respectiva factura, para quién se haya hecho el servicio o la entrega de los productos, no se podrá proceder al pago.
De acuerdo a instructivo del SII, a partir del mes de marzo 2017, sólo pueden aceptarse facturas o boletas electrónicas. Sólo en casos especiales y visados por el mismo organismo, se podrán recepcionar dichos documentos de talonarios debidamente timbrados, los cuales deben ser entregados en la Oficina de Partes de la Dirección de Salud Magallanes, ubicado en calle Lautaro Navarro N° 829, en la ciudad de Punta Arenas, en horario de 08:00 a 13:00 horas.
La Factura debe contener la información del proveedor que oferta y se adjudica la Licitación. En caso de que dichos documentos contengan información de otro proveedor distinto al adjudicado, se devolverá por Oficio al domicilio indicado en la Factura.
13.4 RECHAZO DE FACTURAS: El Servicio procederá al rechazo de la factura electrónica mediante la Plataforma www.sii.cl, cuando se presente alguna de las siguientes causales:
o En caso de que la factura no señale claramente en su glosa el número de ID de la orden de compra a la que corresponde y/o la descripción del servicio solicitado.
o Por facturas mal extendidas en relación a su contenido respecto de lo consignado en la orden de compra respectiva.
o Por no contener la información solicitada en el Punto 13.2 “Facturación”, de las presentes Bases Administrativas.
o Por no acompañar certificado de recepción conforme.
13.5 MODALIDAD DE PAGO: Los pagos se materializarán a través de Tesorería General de la República, mediante Transferencias de Fondos Electrónicos (TFE), o en su defecto, a través de cheque nominativo por depósito bancario, a la cuenta corriente previamente acreditada u otra modalidad de pago señalada por el proveedor. Para concretar lo anterior, se requiere especificar los antecedentes para efectuar los pagos, que deberán ser informados a los correos electrónicos indicados en el punto 13.2 “Facturación” de los presentes aspectos administrativos.
13.6 CESIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS POR FACTORING: En el caso de que el proveedor hubiera hecho cesión de una factura aceptada a un tercero, la notificación legal correspondiente será informada al Servicio, en forma oportuna del cambio de sujeto de pago, con a lo menos 15 días de anticipación a la fecha de pago de la factura. El Servicio rechazará la cesión de créditos contenidos en las facturas electrónicas que no se sujeten estrictamente a lo señalado precedentemente, y siempre que no existan obligaciones o multas pendientes, conforme a los términos del artículo 75 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas (Dto. 250).
13.7 MÓDULO MIS PAGOS EN WWW.MERCADOPUBLICO.CL: Se exigirá al proveedor, que todo Documento Tributario Electrónico (DTE), emitido para el Servicio, sean ingresadas en el módulo “MIS PAGOS” del Sistema e Información www.mercadopublico.cl, con la finalidad de registrar y transparentar la programación de los pagos, según lo establecido en el artículo 79 bis del Reglamento de la Ley de Compras Públicas, con la excepción aplicable a los Servicios de Salud.
14. DE LAS OFERTAS
14.1. Presentación de Ofertas
Los proponentes interesados en ofertar deberán estudiar cuidadosamente las Bases Administrativas, Bases Técnicas y sus Anexos, debiendo informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten el costo del servicio ofertado. Cualquier error u omisión de parte del oferente, será de su propia responsabilidad.
Las ofertas deberán ser presentadas exclusivamente en forma electrónica, a través del Sistema de Información del portal www.mercadopublico.cl, hasta antes del cierre de la fecha señalada en la ficha de licitación, salvo en las situaciones previstas en el artículo 62 del Reglamento de la Ley Nº 19.886. Todos los antecedentes y formularios deberán ser anexados a las respectivas ofertas presentadas, en formatos digitales, en formato PDF u otro no modificable. Todos los formularios anexos deben venir en idioma español, debidamente firmados, según corresponda.
En caso de producirse un problema de indisponibilidad técnica del Sistema de Información de la plataforma www.mercadopublico.cl, que provoque la imposibilidad de ingresar los archivos correspondientes de algún oferente, este último deberá solicitar un Certificado a la Dirección de Compras y Contratación Pública, que acredite tal imposibilidad, dentro de las 24 horas siguientes al cierre de la recepción de las ofertas. En tal caso, los oferentes afectados tendrán un plazo de 2 (dos) días hábiles, contados desde la fecha del envío del Certificado de Indisponibilidad, para la presentación de sus ofertas fuera del Sistema de Información, con el objeto de regularizar su situación ante el Servicio y el resto de los oferentes de la presente licitación. Adicionalmente, deberá contar con el código de reclamo efectuado al Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, al momento de no poder ingresar la información.
Si la Propuesta Económica subida al portal (Anexo Nº 1), presenta diferencias con el valor en números indicado en línea de oferta, prevalecerá el valor escrito en números en la respectiva línea de oferta del Anexo Nº 1 requerido y publicado en el portal www.mercadopublico.cl. Sin embargo, el Servicio podrá solicitar aclaraciones de las ofertas realizadas a través del portal.
14.2. Validez de la Oferta
La oferta tendrá una validez de 180 (ciento ochenta) días corridos, contados desde la fecha de apertura de las propuestas. Si vencido el plazo señalado precedentemente, el Servicio no ha realizado la adjudicación, podrá solicitar a los oferentes la vigencia de sus ofertas. Los proponentes podrán ratificar sus ofertas o desistir de ellas, formalizando su decisión mediante comunicación escrita dirigida al Servicio.
14.3. Rechazo de la Oferta
La omisión, distorsión o que los documentos cargados, no sean visibles en el sistema de mercado público de cualquiera de los documentos o antecedentes requeridos en las Bases, será causal suficiente para declarar inadmisible la propuesta presentada, y rechazada en la Apertura.
Los oferentes, deben presentar todos los anexos señalados en el punto 15 “Contenidos de la Propuestas”, como requisito de admisibilidad. La no presentación de los anexos, facultará al Servicio a declarar inadmisible la Propuesta sin más trámite. Cabe mencionar, que respecto de los anexos de tipo administrativo, podrán ser solicitados, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores.
También es un requisito de admisibilidad, la presentación de la demostración del sistema (casos de prueba), en un máximo de 15 días hábiles desde el día de la publicación, en horario de 10:00 a 17:00 horas. En caso que sea día inhábil, será al día siguiente hábil, en el mismo horario.
Sólo podrá presentarse una oferta por proveedor por la contratación. Si se presentase más de una oferta por proveedor, se preferirá la de menor valor económico, siendo rechazadas las demás, por el sólo mérito de estar establecido en las presentes Bases.
Si se deja alguna celda de la oferta del presupuesto detallado vacía, dicho ítem o partida se entenderá que no cumple con las Bases de licitación, y por tanto será rechazada la oferta, no dando lugar a foro inverso, pudiendo ser impugnada en la apertura de ofertas o declarada inadmisible por el acto administrativo que corresponda.
Si se requiere sean ofertados plazos, se deja constancia que la palabra "indefinido", no es un plazo, así como tampoco el numero O (cero), por tanto, las propuestas que se hagan en dichos términos serán descartadas en la apertura o en la evaluación respectiva.
Si las bases especiales establecen que se requerirá certificaciones respecto de todo o parte del objeto de la contratación (calidad, niveles de tolerancia, niveles de protección ante los elementos, y cualquier otro), estas deberán emanar de una persona o entidad distinta del proveedor que postula a la licitación que pueda verificar técnicamente la veracidad de lo certificado, de manera objetiva y comprobable.
15. CONTENIDOS DE LAS PROPUESTAS
Las ofertas deberán efectuarse exclusivamente a través de los formularios respectivos, cumpliendo todos los requerimientos exigidos en las Bases y adjuntando todos y cada uno de los documentos solicitados en ellas, en soporte electrónico, en caso de que los formularios sean modificados o alterados, las ofertas serán rechazadas en apertura.
Las ofertas que no presenten los formularios indicados en estas Bases y que a su vez se encuentran aprobados por Resolución Fundada, serán rechazadas en el Proceso de Apertura, siendo declarado como “Oferta Inadmisible”.
Los oferentes deberán subir sólo los antecedentes solicitados en las Bases, Anexos y respaldos requeridos, para hacer más expedita y eficiente la evaluación de las ofertas.
En caso que el oferente modifique el formato, contenido y la presentación de los Anexos, no se continuará evaluando, siendo rechazada, como “oferta inadmisible”.
Los antecedentes que a continuación se indican, se deberán presentar en el Sistema de Información del portal www.mercadopublico.cl, y debe contener:
15.1 Anexo N° 1 “Oferta Económica”:
Debe adjuntarse firmado y señalar el monto propuesto a cobrar por la prestación de cada servicio de acuerdo a su periodicidad, es decir: la oferta de cada registro clínico electrónico debe ser unitario, estos deben expresarse en valores netos, de acuerdo a cada tipo de servicio solicitado junto a su respectiva dependencia. “Valor neto de la prestación de servicios”. Estos precios deberán cotizarse en moneda nacional ($ chileno). Pero para proceder al pago se consideran los RCE realizados durante cada mes que dure el convenio.
Se considerarán precios finales, incluidos impuestos, los costos y gastos que demanden la ejecución del servicio contratado y el fiel cumplimiento de las obligaciones contractuales. Se deja constancia que la oferta debe considerar todos los ítems señalados, ya que la licitación contempla un servicio integral; en el caso de oferentes que no cumplan con esta condición, su oferta será desestimada por estar fuera de Bases.
Se deja establecido, que si bien se pagará por licencia en uso, el Presupuesto máximo para esta licitación es $ 300.000.000.
De existir diferencia entre Anexo Nº 1 y la oferta en el portal, prevalecerá el valor indicado en el Anexo Nº 1. Se les recuerda a los oferentes que el precio del portal es neto.
Al final del anexo, también el Oferente debe especificar sus servicios: son exentos o no y el tipo de documento de cobro que entrega (Factura, Boleta de honorario y SRF, entre otros).
15.2 Anexo Nº 2-A “Identificación Oferente Persona Natural” y Anexo Nº 2-B “Identificación Oferente Persona Jurídica”
Deberá ser completada, firmada y enviada por el oferente, utilizado estrictamente el formulario incluido en el Anexo Nº 2, según corresponda. La Unión Temporal de Proveedores, deberán adjuntar el documento público o privado que contenga la formalización de la Unión, y conste el cumplimiento a los requisitos exigidos por el artículo 67 bis del D.S. Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Los oferentes con personalidad jurídica no inscritos en el registro oficial de Proveedores del Estado www.mercadopublico.cl, deberán adjuntar, además, extracto de la Escritura Pública de participación de la sociedad.
15.3 Anexo Nº 3-A “Declaración Jurada persona natural” y Anexo Nº 3-B “Declaración Jurada Persona Jurídica”
Se debe adjuntar la declaración firmada, utilizando para ello el formulario incluido en el Anexo N° 3, según corresponda, aceptando haber estudiado las Bases Administrativas y Bases Técnicas y anexos que regulan la presente licitación; estar en conocimiento y comprensión de la Ley de Compras Públicas N° 19.886, junto a su reglamento; y, no afectarle ninguna de las causales de inhabilidad prevista en la ley para presentación de ofertas y suscripción de contratos con el Estado. En el caso de ofertar una Unión Temporal de Proveedores, este Anexo deberá ser suscrito por cada uno de los integrantes. En caso de afectar una causal de inhabilidad a algún integrante de la Unión, ésta deberá decidir si continuará con el respectivo procedimiento de contratación con los restantes integrantes no inhábiles de la misma, o se desiste de su participación en el respectivo proceso, lo cual deberá informar a la entidad licitante.
15.4 Anexo N° 4 “Oferta Técnica”
Deberá adjuntarlo firmado y señalar, utilizando para ello el formulario incluido en Anexo según corresponda:
• 4-A “Declaración Jurada de Cumplimientos Funcionales de Sistema RCE”: Debe considerar su entrega con el detalle de cumplimiento de los requerimientos funcionales obligatorios y con su ubicación en la "Propuesta Técnica". En caso de no encontrarse el detalle del requerimiento en la propuesta técnica, entonces el requerimiento será declarado como no cumplido, y esto será causal de inadmisibilidad de la oferta. Todas las funcionalidades requeridas en Anexo 4-A, son de carácter obligatorio, por ende, el oferente debe declarar que su sistema ofertado, da cumplimiento a todas las funcionalidades requeridas en este anexo, de lo contario, al indicar que no cumple tan sólo 1 de las funcionalidades ahí requeridas, entonces su oferta será declarada "inadmisible", por no cumplimiento de requisitos funcionales. La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante este Anexo, será verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba), y en caso de verificarse algún no cumplimiento cabal a lo indicado en este anexo, entonces, la comisión evaluadora declarará la oferta como "inadmisible", por no cumplimiento de requisitos funcionales obligatorios.
• 4-B “Declaración Jurada de Cumplimientos Técnicos del Sistema de RCE”: Debe considerar su entrega con el detalle de cumplimiento de los requerimientos técnicos obligatorios y con su ubicación en la "Propuesta Técnica". En caso de no encontrarse el detalle del requerimiento en la propuesta técnica, entonces el requerimiento será declarado como no cumplido, y esto será causal de inadmisibilidad de la oferta. Todos los requerimientos técnicos indicados en Anexo 4B, son de carácter obligatorio, por ende, el oferente debe declarar que su sistema ofertado, da cumplimiento a todos los requerimientos técnicos, de lo contaría, al indicar que no cumple tan sólo 1 de éstos, entonces su oferta será declarada "inadmisible", por no cumplimiento de requisitos técnicos. La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante este Anexo, será verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba), y en caso de verificarse algún no cumplimiento cabal a lo indicado en este anexo, entonces, la comisión evaluadora declarará la oferta como "inadmisible'', por no cumplimiento de requisitos técnicos obligatorios
La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante estos anexos, podrá ser verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba). Esto se ejecutará de manera presencial y/o remoto (video conferencia), según calendario detallado en Punto Nº 4. Los oferentes que, durante la prueba de concepto, no hayan dado cumplimiento a alguno de los ítems a evaluar por parte del Servicio de Salud Magallanes (exigibles según lo establecido en las presentes bases de licitación), no pasarán a la siguiente etapa de evaluación de las ofertas. De esta situación, se dejará constancia mediante la elaboración del acta de adjudicación respectiva.
15.5 Anexo N° 5 “Experiencia de los Oferentes”
Deberá adjuntarlo firmado y señalar todos los antecedentes requeridos, ya sean datos del contacto, certificación correspondiente (orden de compra, contrato, etc.), de lo contrario, esta declaración no será considerada para efectos de puntaje del criterio "experiencia". No serán válidas certificaciones de experiencia ofertadas sin la estructura y datos requeridos en formato de Anexo 5. Se considerará valida una declaración de experiencia en proyectos de implementación y exportación de datos de un sistema de Registro Clínico Electrónico, cuando éstos hayan sido ejecutados exclusivamente en establecimientos de Atención Primaria del país, Hospitales comunitarios y servicios de hospitalización de Hospitales de Mediana Complejidad. Sólo se considerarán validas los certificados de experiencia que hacen alusión a proyectos de implementación de sistema de Registro Clínico Electrónico, ya sea en establecimientos categorizados como CESFAM, CECOF, SAPU, SAR, SUR, Hospital Comunitario, COSAM. En ningún caso serán validadas las experiencias de proyectos de implementación ejecutados en el sector privado de salud.
15.6 Anexo N° 6 “Declaración Jurada de Propuesta de Instalación y Puesta en Marcha (Proyecto Implementación de RCE)”
El oferente deberá presentar una planificación para el proyecto de implementación del Sistema de Registro Clínico Electrónico ofertado. Esta planificación debe basarse explícitamente en lo establecido en el Artículo 60º Proyecto Implementación, servicios complementarios de configuración, entrenamiento e instalación del software de registro clínico electrónico, específicamente en lo referente a los plazos, etapas de proyecto, actividades y entregables y además debe considerar la planificación de todos centros de salud detallados en el Artículo 57º Alcance de la red de establecimientos considerados para la implementación y uso de licencias de registro clínico electrónico considerada para implementación y uso de licencias de registro clínico electrónico. Este Anexo será el insumo principal para la medición del Criterio de evaluación "Condiciones Funcionales, Técnicas y de Implementación", Subcriterio "Cumplimientos funcionales y técnicos deseables del sistema de RCE", ítem B.2.1 Evaluación de la Declaración Jurada de Propuesta de Instalación y Puesta en Marcha (Proyecto Implementación de RCE)"
15.7 Anexo N° 7 “Declaración Jurada de Disponibilidad de Formularios Clínicos para Atenciones Clínicas según Programas de Salud de la Atención Primaria”
Debe considerar su entrega con el detalle del cumplimiento de los requerimientos y su ubicación en la "Propuesta Técnica", en caso de no encontrarse el detalle del requerimiento en la propuesta técnica, entonces el requerimiento será declarado como "no cumplido", y esto será causal de inadmisibilidad de la oferta para los casos en que el requerimiento tenga una condición de obligatoriedad. Este Anexo será el insumo principal para la medición del criterio "Condiciones Funcionales, Técnicas y de Implementación". Por cada ítem deseable ofertado, se le otorgará puntaje según lo establecido en el Artículo 27° y 28°. La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante este Anexo, podrá ser verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba), y en caso de verificarse algún no cumplimiento cabal a lo indicado en este anexo, entonces, la comisión evaluadora descontará los puntajes obtenidos por cada requisito deseable verificado como no cumplido. En caso de los requerimientos que tengan condición de "obligatoriedad", el oferente debe declarar que su sistema ofertado, da cumplimiento a todos los requerimientos con esta condición, de lo contario, al indicar que no cumple tan sólo 1 de éstos, entonces su oferta será declarada "inadmisible", por no cumplimiento de requisitos técnicos.
15.8 Anexo N° 8 “Propuesta de Plan Migración de datos de entrada" y Anexo I – “Propuesta de Plan Migración de datos de salida”
El oferente deberá hacer entrega del Plan de "Migración de datos" de entrada y salida, como parte de la Oferta Técnica. Para mayor información, revisar Punto Nº 9 de las Bases Técnicas: Servicios de Migración de datos
15.9 Anexo N° 9 “Propuesta de Plan de Gestión del Cambio”
El oferente, dentro de su propuesta técnica, debe hacer entrega de un Plan de Gestión del Cambio, el cual será parte del proyecto de implementación.
En caso de que la oferta no contemple cualquiera de las exigencias técnicas establecidas anteriormente, o si el oferente presenta un producto que no corresponda a las especificaciones detalladas, "El Servicio" declarará inadmisible la oferta
Si el oferente, no da cumplimiento con las condiciones mínimas de la entrega de los Anexos 4ª, 4B, 4C, 5, 6, 7, 8 y 9, la oferta será declarada inadmisible, y no pasará a la etapa siguiente de evaluación de las ofertas.
Todos los antecedentes exigidos en formato de los anexos (Nº 1 al 9), deben presentarse debidamente escaneados y firmados por el oferente si es persona natural; o por el representante legal del mismo, si es persona jurídica; o por el representante o apoderado, si es una Unión Temporal del Proveedores.
16. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Las propuestas serán evaluadas considerando los siguientes criterios, ponderados en su importancia en los porcentajes que se indican
ÍTEM CRITERIOS DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN
A) Oferta Económica:
Se debe ingresar en portal www.mercadopublico.cl, al anexo N° 1 Oferta Económica, adjunto al final de las presentes Bases Administrativas y Técnicas.
Puntaje = ( oe/oi) * X puntaje
oe = Oferta más Conveniente
oi = Oferta Individual
30%
B) Oferta Técnica:
b.1 Condiciones Funcionales, Técnicas y de Implementación
b.1.1 Condiciones funcionales técnicos del sistema RCE (10 puntos)
El proveedor, en anexo, debe indicar el cumplimiento o no de cada ítem e indicar el nombre del archivo con la página exacta donde se encuentra el detalle de la "funcionalidad y/o requerimiento técnico" dentro de los documentos de oferta técnica a presentar por parte del oferente.
Por cada ítem deseable ofertado, se le otorgará puntaje según lo establecido en las presentes bases. La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante este Anexo, podrá ser verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba), y en caso de verificarse algún no cumplimiento cabal a lo indicado en este anexo, entonces, la comisión evaluadora descontará los puntajes obtenidos por cada requisito deseable verificado como no cumplido.
Los puntajes para la evaluación de este ítem se otorgarán según la siguiente tabla:
Ítem a Evaluar Condiciones Puntaje
Condiciones Funcionales y Técnicas del sistema de RCE Cumplimiento del 80% o más de items 10
Cumplimiento 60% al 79% items 5
Cumplimiento del 40% 59% items 2,5
Cumplimiento de 0% items 0
b.1.2 Disponibilidad de formularios clínicos para atenciones según programas de salud de la Atención Primaria (20 puntos)
El oferente debe identificar en su oferta técnica (Anexo Nº7), la cantidad y el detalle de formularios clínicos deseables a disponibilidad para el proyecto.
En esta etapa, se evaluará la cantidad de formularios deseables a disponibilidad.
Cabe mencionar que estos formularios ofertados inmersos dentro de la ficha clínica electrónica, no tienen costo asociado adicional para el SSM.
La evaluación técnica de la validez de lo ofertado mediante este Anexo, podrá ser verificado por la comisión evaluadora durante la etapa "demostración del sistema" (casos de prueba), y en caso de verificarse algún no cumplimiento cabal a lo indicado en este anexo, entonces, la comisión evaluadora descontará los puntajes obtenidos por cada requisito deseable verificado como no cumplido o no ofertado.
Los puntajes para la evaluación de este ítem (1.2 Disponibilidad de formularios clínicos para atenciones según programas de salud de la Atención Primaria), se otorgarán según la siguiente tabla:
Ítem a Evaluar Condiciones Puntaje
Disponibilidad de formularios clínicos "obligatorios" para atenciones según programas de salud de la atención primaria En su oferta considera una cantidad de 121 o más formularios a disponibilizar 20
En su oferta considera una cantidad de 81 o 120 formularios a disponibilizar 15
En su oferta considera una cantidad de 51 o 80 formularios a disponibilizar 10
En su oferta considera una cantidad de 21 o 50 formularios a disponibilizar 5
En su oferta considera una cantidad de 0 o 20 formularios a disponibilizar 0
30%
C) Experiencia del Oferente:
Se evaluará la experiencia en proyectos de implementación y exportación de RCE ejecutados satisfactoriamente en el sector de Atención Primaria de Salud del país.
Los oferentes en su oferta deben hacer entrega del Anexo Nº5 - Declaración Jurada de Experiencia en proyectos de implementación y exportación de RCE. Estos certificados se deben basar en proyectos ejecutados referentes a RCE para Atención Primaria de Salud, comercializados previamente en establecimientos de salud pública del país.
Condiciones para considerar un certificado de experiencia valido para asignación efectiva de puntaje:
Sólo se considerarán validos los certificados de experiencia que hacen alusión a proyectos de implementación de sistema de Registro Clínico Electrónico, ya sea en establecimientos categorizados como CESFAM, CECOF, SAPU, SAR, SUR, Hospital Comunitario, COSAM. En ningún caso serán validados proyectos de implementación ejecutados en el sector privado de salud.
Tabla de asignación de puntajes según "subcriterio de experiencia" en "proyectos ejecutados satisfactoriamente":
Subcriterios Condiciones Puntaje
C.1 Experiencia en proyectos de implementación y explotación de RCE ejecutados satisfactoriamente en el sector de Atención Primaria de Salud del país. 41 – 50 o más proyectos válidos declarados 30
31 – 40 o más proyectos validos declarados 25
21 – 30 o más proyectos validos declarados 21
11 – 20 o más proyectos validos declarados 14
01 – 10 o más proyectos validos declarados 07
0 proyecto validos declarados 0
30 puntos
D) Cumplimiento de Requisitos: Se evaluarán las ofertas conforme al grado de cumplimiento de lo establecido en las presentes bases, en cuanto a la entrega oportuna de los antecedentes o certificaciones solicitados, asignándose el puntaje de acuerdo a los antecedentes que componen su oferta y la completitud de los documentos adjuntos, además de la entrega de los correspondientes certificados solicitados, según la siguiente escala:
El Servicio no requiere antecedentes o certificaciones adicionales a la oferta 05 puntos
El Servicio requiere antecedentes o certificaciones omitidos en la oferta y el oferente los presenta dentro del plazo 03 puntos
El Servicio requiere antecedentes o certificaciones omitidos en la oferta y el oferente no los presenta dentro del plazo 0 puntos
Nota: Los anexos técnicos y económicos, sólo se deben adjuntar mientras esté el proceso licitatorio publicado, una vez cerrado solo se podrán adjuntar anexos administrativos a solicitud del Servicio.
5%
E) Comportamiento Base: Se evaluará la existencia de sanciones ingresados en la ficha del proveedor del registro de proveedor existente en el portal de Mercado Público, en los 24 meses anteriores a la fecha de cierre de ofertas:
Sin sanciones 5 puntos.
Uno a tres sanciones 3 puntos.
Más de tres sanciones 0 puntos.
5%
Nota: Los anexos técnicos y económicos, sólo se deben adjuntar mientras esté el proceso licitatorio publicado, una vez cerrado sólo se podrán adjuntar anexos administrativos a solicitud del Servicio.
Una vez realizada la asignación de puntajes a cada factor (por cada oferente), y que se pondere por el porcentaje de cada factor, se obtendrá una conclusión válida para la adjudicación final.
El Servicio se reserva el derecho de declarar desierta la licitación, si considera que las ofertas presentadas no son convenientes para sus intereses, desde el punto vista técnicos o económicos.
17. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR:
17.1. Resolución de empates.
En el caso de igualdad de puntajes totales entre dos o más oferentes, se resolverá, en primer lugar, considerando la oferta económica más conveniente. Si persiste el empate, se adjudicará a aquel oferente que presente mayor puntaje en la Experiencia, y finalmente, de continuar aun así empatados los oferentes, se adjudicará al oferente que hubiese ingresado primero la oferta en el portal.
17.2. Consultas respecto a la adjudicación.
Las consultas respecto a cualquier duda con respecto al proceso de adjudicación deben ser canalizadas al correo margarita.paredes.a@redsalud.gov.cl, en un plazo máximo de 10 días corridos de la adjudicación.
17.3. Presentación antecedentes omitidos por los oferentes.
Una vez realizada la apertura electrónica de las ofertas, la entidad licitante podrá solicitar a los oferentes que salven errores u omisiones formales de tipo administrativo, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos oferentes una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las Bases y de igualdad de los oferentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los oferentes si correspondiere a través del Sistema de información.
Los oferentes tendrán un plazo máximo de 48 horas corridas, contadas desde la notificación del respectivo requerimiento vía “Foro Inverso” inserta en el portal de compras públicas, para responder a lo solicitado por la entidad licitante o para acompañar los antecedentes requeridos por ésta. El cumplimiento en el plazo establecido permitirá evaluar el criterio en el cual se solicitó el antecedente omitido dentro del plazo de presentación de ofertas, pero se asignará puntaje cero (0), en el criterio de evaluación “Cumplimiento de los Requisitos “. En caso del oferente que se solicitó antecedentes en su oferta y no cumplió dentro del plazo otorgado, se asignará puntaje cero (0).
17.4. Acreditación de cumplimiento de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social:
Al momento de firmar el contrato y cada 6 meses, el oferente adjudicado deberá presentar un certificado en que se acredite el cumplimiento de las obligaciones laborales y cotizaciones previsionales por parte de la empresa adjudicada para con sus trabajadores, este deberá ser emitido por la Inspección del Trabajo o por empresas autorizadas para extender este tipo de certificados. En caso que el certificado arroje deudas o saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones previsionales, los primeros estados de pago producto del contrato licitado deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato, con un máximo de 6 meses. El incumplimiento de esta obligación, como asimismo, la falta de presentación de dicho certificado, habilitará al Servicio, para poner término anticipado al contrato y podrá llamar a una nueva licitación.
18. ADJUDICACIÓN
La Dirección del Servicio de Salud Magallanes, previo informe de la Comisión de Evaluación, procederá a adjudicar la licitación, de acuerdo a la aplicación de los criterios de evaluación establecidos en el punto 16 de las presentes Bases Administrativas.
El Servicio no podrá adjudicar la licitación a una oferta que no cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en las Bases.
No podrán contratarse ofertas de oferentes que se encuentren inhabilitados para contratar con las entidades del Estado, por lo que será necesario que el oferente propuesto se encuentre en estado “hábil” para contratar.
El Servicio se reserva el derecho de declarar desierta la licitación, si considera que las ofertas presentadas no son convenientes para sus intereses, desde el punto vista técnicos o económicos, o bien solicitar antecedentes adicionales mediante los mecanismos regulados por el sistema de compras públicas.
19. TIPO DE LICITACIÓN
El tipo de licitación es LQ por considerar un presupuesto menor a 5.000 UTM y por la naturaleza de la licitación, es de adjudicación simple, dado que por línea sólo se adjudicará a un proveedor.
20. RESPONSABILIDAD LABORAL Y SOCIAL
El oferente adjudicado, queda especialmente sujeto a las leyes sobre Seguridad Social, Código del Trabajo y sus reglamentos, reglamentación municipal y en general a todas las normas del mismo tipo o similar que sobre la misma materia que en el momento existan o en el futuro se dicten. Las infracciones del oferente adjudicado, que pudieran afectar la responsabilidad del Servicio, serán cubiertas con cualquier cantidad o fondo que tuviere que pagar el Servicio al oferente Adjudicado y a cualquier título, lo cual será realizado administrativamente y sin forma de juicio, bastando para ello, la sola certificación de los hechos imputables al oferente adjudicado.
El oferente adjudicado será empleador único y exclusivo del trabajador que se desempeñe en la prestación de servicio, y por consiguiente, directamente responsables ante las autoridades administrativas y del trabajo, Tribunales de Justicia, organismos previsionales, y en general, ante cualquier tercero, del cumplimiento fiel y oportuno de todas las normas laborales, previsionales y de seguridad social respecto del personal que preste servicios para la ejecución del contrato, sin perjuicio de lo prescrito en los artículos 183-B), 183-C), y 183-E) del Código del Trabajo. En materia de prevención de riesgos, el oferente adjudicado deberá dar cumplimiento a las normas sobre protección de los trabajadores contenidos en el Libro II del Código del Trabajo y en la Ley Nº 16.744 y su reglamento, además de todas las indicaciones e instrucciones entregadas por el Departamento de Prevención del Servicio de Salud Magallanes.
Al respecto, las empresas contratistas que ejecuten trabajos para el Servicio, son responsables de la prevención de accidentes y enfermedades profesionales que puedan afectar a los trabajadores de su dependencia, por lo que deberán velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia, por lo tanto, se encuentran obligadas a mantener en los lugares de trabajo las condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales necesarias para proteger la vida y la salud del trabajador que en ellos se desempeñan, sean estos dependientes suyos y que realizan actividades para ellas, en consecuencia al oferente adjudicado, le cabe la responsabilidad administrativa, civil y penal en los accidentes que se puedan producir durante la ejecución del servicio. En este sentido se debe dar cumplimiento a la Ley 16.744 y todos sus decretos complementarios, protocolos del Ministerio de Salud, y toda norma legal de protección a los trabajadores.
21. OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES DEL OFERENTE ADJUDICADO
El oferente adjudicado, en caso que corresponda, deberá cumplir estrictamente con las normas laborales y previsionales que regulen su actividad y calidad de empleador, los trabajadores del oferente adjudicado no tendrán ninguna relación o vínculo laboral con el Servicio, sin perjuicio de lo prescrito en los artículos 183-B), 183-C) y 183-E) del Código del Trabajo. En caso de que oferente adjudicado registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, los primeros estados de pago producto del contrato licitado deberán ser destinado al pago de dichas obligaciones, debiendo el oferente adjudicado acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran pagadas al cumplirse la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses
El Servicio tendrá la facultad de pedir informes al oferente adjudicado sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores, en cualquier momento y en especial en el caso que éste no acredite el cumplimiento íntegro de dichas obligaciones. El Servicio podrá retener los dineros necesarios para poder pagar lo adeudado a los trabajadores o a la institución previsional acreedora, conforme a lo establecido en el Código del Trabajo.
Se deja expresa constancia que no habrá vínculo laboral, ni relación de dependencia o subordinación de ninguna especie entre el personal que el oferente adjudicado emplee en la ejecución de los servicios y el Servicio de Salud Magallanes.
En caso que el oferente adjudicado tenga la condición de trabajador independiente, será responsable de mantener sus cotizaciones previsionales y eventuales seguros de accidentes al día, condición que deberá ser acreditada antes del inicio de la prestación y conforme se presenten los respectivos documentos de cobro, dejando expresa constancia que no habrá vínculo laboral, ni relación de dependencia o subordinación de ninguna especie entre el oferente adjudicado y el Servicio de Salud Magallanes.
22. READJUDICACIÓN
Si el oferente adjudicado desistiere de firmar el contrato en los plazos estipulados, o no cumpliese con las demás condiciones y requisitos establecidos en las Bases para la suscripción o aceptación de los referidos documentos, o no entregase la garantía de fiel cumplimiento del contrato, cuando proceda, en los plazos establecidos, o no se habilite en el Registro Electrónico de proveedores, la entidad licitante podra la entidad licitante podrá, junto con dejar sin efecto la adjudicación original, adjudicar la licitación al oferente que le seguía en puntaje, dentro del plazo de 15 días corridos contados desde la publicación de la adjudicación original.
Asimismo, en caso de existir un error involuntario en la evaluación administrativa o técnica de las ofertas, el cual sea conocido antes de la suscripción del contrato, el Servicio estará facultado para readjudicar la licitación al oferente adecuado, conforme a la correcta aplicación de los criterios de evaluación e invalidar el proceso de adjudicación erróneo mediante Resolución Fundada.
La declaración de readjudicación será hecha a través del portal www.mercadopublico.cl y el nuevo adjudicado será el oferente que ocupe el primer lugar en la nueva evaluación del proceso, en los términos estipulados en estas Bases Administrativas de la licitación.
23. LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Se liberará de toda responsabilidad al Servicio de Salud Magallanes en caso de acciones entabladas por terceros, en razón de transgresiones de derecho de patente, marca registrada o diseños industriales como consecuencia de su utilización en la prestación de los servicios que se adquieran.
24. COMISIÓN EVALUADORA.
La Comisión Evaluadora de las ofertas presentadas por los proponentes, y designada en conformidad con el art. 37 del Decreto N° 250 que establece el reglamento de la Ley N° 19.886, estará constituida por a lo menos tres funcionarios designados por la institución.
La Comisión Evaluadora, emitirá un Acta de Evaluación de Ofertas, debidamente fundada considerando todos los antecedentes exigidos, y estableciendo el puntaje que se le asigna a cada una de las ofertas, y su correspondiente orden de prelación, el que deberá informar al Director (S) del Servicio de Salud Magallanes.
Esta comisión estará compuesta por:
- Jefe/a del Departamento TIC
- Coordinador (a) SIDRA
- Jefe/a Unidad de Soporte Técnico
En caso de ausencia de alguno de los integrantes de la Comisión Evaluadora serán reemplazados por quienes los subroguen en sus funciones. Durante la etapa de evaluación, la comisión podrá verificar todos aquellos antecedentes que estime pertinentes con el objeto de asegurar una correcta evaluación de las ofertas.
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Bases Técnicas |
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BASES TÉCNICAS
1. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN:
El Servicio de Salud Magallanes a través de su Departamento de Abastecimiento, requiere la adquisición, en modalidad de arriendo, de 1.350 licencias de software de "Registro Clínico Electrónico" (cantidad aproximada y que serán activadas durante el desarrollo del convenio, según el requerimiento por la red asistencial), y sus Servicios Complementarios de Configuración, Entrenamiento, instalación, Mantención, Soporte, Data Center, entre otros, para la red completa de establecimientos de Atención Primaria de Salud, Hospitales Comunitarios y Hospitales de Mediana Complejidad del Servicio de Salud Magallanes, por un periodo de 12 meses.
La modalidad requerida se denomina "Software como Servicio" (SAAS) de Sistemas de Registro Clínico Electrónico para establecimientos de Atención Primaria de Salud, Hospitales Comunitarios y Hospitales de Mediana Complejidad, sistema que contempla principalmente los procesos y ambientes de atención ambulatoria, urgencia, gestión de indicaciones, interconsultas, programas de salud, atención de hospitalizados, entre otros. El Sistema debe ser capaz de apoyar la gestión de los procesos clínicos y administrativos de manera integral, acorde a la normativa Chilena vigente, permitiendo abordar la informatización de un establecimiento de salud en forma completa, que opera bajo un modelo definido de Redes Integradas de Servicios de Salud (RISS) cumpliendo estándares de seguridad asociados a la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
Los servicios requeridos en términos generales, objeto de la presente contratación son los siguientes:
a) Servicio de arriendo de licencias de Software de Registro Clínico Electrónico.
b) Servicios complementarios de configuración, entrenamiento e instalación del Software de Registro Clínico Electrónico.
c) Servicios complementarios de mantención y soporte del software de registro clínico electrónico.
d) Servicios de interoperabilidad.
e) Servicios de reportes y exportación de datos.
f) Servicios de migración de datos de entrada y salida
2. ALCANCE DE LA RED DE ESTABLECIMIENTOS CONSIDERADOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y USO DE LICENCIAS DE REGISTRO CLÍNICO ELECTRÓNICO.
A continuación, se detalla la información de los establecimientos de la red asistencial de Atención Primaria, Hospitales Comunitarios y de Mediana Complejidad del Servicio de Salud Magallanes y su actual estado de implementación en relación al uso del Registro Clínico Electrónico:
ATENCION PRIMARIA - HOSPITALES COMUNITARIOS
CODIGO DEIS CENTRO COMUNA CENTRO ALCANCE REQUERIDO LICENCIAS REQUERIDAS
126102 Hospital Dr. Marco Chamorro Porvenir Hospital Baja Complejidad agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos, RCE urgencia, gestión de camas, RCE hospitalización, pabellón 105
126300 CESFAM Dr. Mateo Bencur Punta Arenas CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 160
126301 CESFAM Dr. Juan Damianovic Punta Arenas CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 110
126304 CESFAM Carlos Ibáñez Punta Arenas CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 90
126302 CESFAM 18 de Septiembre Punta Arenas CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 100
126303 CESFAM Dr. Thomas Fenton Punta Arenas CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 112
126700 CECOSF Dr. Mateo Bencur Punta Arenas CECOSF agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 20
126902 CECOSF Dr. Juan Damianovic Punta Arenas CECOSF agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 15
126701 CECOSF Rio Seco Punta Arenas CECOSF agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 12
126305 CESFAM Juan Losic Puerto Natales CESFAM agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 140
126800 SAPU Dr. Mateo Bencur Punta Arenas Urgencia SAPU RCE de urgencia 15
126801 SAR Dr. Juan Damianovic Punta Arenas Urgencia SAPU RCE de urgencia 60
126900 SAPU 18 de Septiembre Punta Arenas Urgencia SAPU RCE de urgencia 15
SAPU Carlos Ibañez Punta Arenas Urgencia SAPU RCE de urgencia 15
SAPU Puerto NATALES Puerto Natales Urgencia SAPU RCE de urgencia 20
126704 Hospital Comunitario Cristina Calderón Cabo de Hornos Hospital Baja Complejidad agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos, RCE urgencia, gestión de camas, RCE hospitalización, pabellón 50
99300 Centro Quemanta Punta Arenas COSAM agenda-citas, RCE ambulatorio 11
HOSPITALES DE MEDIANA COMPLEJIDAD
CODIGO DEIS CENTRO COMUNA CENTRO ALCANCE ACTUAL LICENCIAS REQUERIDAS
126101 Hospital Dr. Augusto Essmann Puerto Natales Hospital Comunitario agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos, RCE urgencia, gestión de camas, RCE hospitalización, pabellón 260
POSTAS RURALES
CODIGO DEIS CENTRO COMUNA CENTRO ALCANCE REQUERIDO LICENCIAS EN EXPORTACIÓN
126402 PSR Rio Verde Rio Verde PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126412 PSR Cameron Timaukel PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126403 PSR Tehuelches Laguna Blanca PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126404 PSR Punta Delgada San Gregorio PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126410 PSR Puerto Edén Puerto Natales PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126413 PSR Dorotea Puerto Natales PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126414 PSR Agua Fresca Punta Arenas PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
126400 PSR Cerro Castillo Torres del Paine PSR agenda-citas, RCE ambulatorio, Dispensación de fármacos, derivación, entrega de alimentos 5
3. DISTRIBUCIÓN DE LICENCIAS REQUERIDAS POR COMUNA
A continuación, se expone tabla con una distribución estimativa de las licencias distribuidas por comuna, para el uso de licencias del sistema de registro clínico electrónico:
COMUNA LUN REQUERIDAS
PUNTA ARENAS 735
PUERTO NATALES 420
PORVENIR 105
CABO DE HORNOS 50
OTRAS 40
TOTAL 1.350
Cabe mencionar que además se considera el uso de licencias para la Dirección del Servicio de Salud Magallanes, principalmente para el monitoreo y gestión directiva (auditorías clínicas, uso de RCE frente a contingencia país, exportación de datos, entre otros)
Nota: Esta distribución es referencial y puede tener modificaciones a lo largo de la vigencia del contrato.
Si bien el número de licencias total se considera como un máximo (1.350), el número de licencias distribuida a cada comuna corresponde a un número de licencias referenciales de uso mensual. (Cantidad aproximada y que serán activadas durante el desarrollo del convenio, según el requerimiento por la red asistencial).
Las licencias se deben considerar asociadas a un RUT de usuario, pudiendo un usuario acceder al sistema desde distintos establecimientos pertenecientes a la red de establecimientos del Servicio de Salud, asociándose un único cobro por "Licencia de Usuario Nombrada" (LUN).
La modificación de la lista de distribución de licencias detallada, sólo podrá ser autorizada por el Referente TI del SSM (Referente Técnico).
4. SERVICIO DE ARRIENDO DE LICENCIAS DE SOFTWARE DE REGISTRO CLÍNICO ELECTRÓNICO
El Servicio base requerido en la presente licitación, es la adquisición, mediante modalidad de arriendo, de una cantidad de 1.350 licencias, (cantidad aproximada y que serán activadas durante el desarrollo del convenio, según el requerimiento por la red asistencial), de usuario nombrado de software de Registro Clínico Electrónico por un periodo de 12 meses. Este software debe contener un enfoque funcional y estandarizado en los procesos propios de establecimientos asistenciales de Atención Primaria de Salud, como CESFAM, CECOF, PSR, SAPU, SAR, SUR, Hospital Comunitario, COSAM, además debe incluir módulos para la gestión de camas y RCE de hospitalizado para hospitales de mediana complejidad.
La solución de "Registro Clínico Electrónico" a implementar, debe operar sobre una plataforma 100% WEB, es decir todos los módulos de la aplicación deben accederse desde un navegador (debe ser accedido desde un navegador, ej. Explorer, Chrome, Mozilla, entre otros), sin necesidad de implementar en el equipo cliente alguna aplicación que sea necesaria para el correcto funcionamiento del sistema.
A) NORMATIVA VIGENTE EN LOS FLUJOS Y PROCESOS DEL SOFTWARE
El software debe dar cuenta de todos los campos y reglas de negocio basadas en requerimientos normativos gubernamentales vigentes a la fecha, ya sean emanados desde el MINSAL, FONASA, Superintendencia de Salud, Registro Civil, u otras organizaciones del Estado de Chile.
Todas las normas mencionadas a continuación, y nuevas normativas impulsadas por el Ministerio de Salud u otras instituciones públicas, formaran parte integral de la presente licitación y en caso de ser necesario, podrían ser evaluadas como requerimientos obligatorios en los casos de prueba:
• Decreto Nº 820-2011, Actualización Norma Técnica de Estándares de Información en Salud.
• Decreto Nº 35 Per Cápita determina aporte estatal a municipalidades
• Decreto Norma Técnica sobre Uso de CIE 10.
• Norma Técnica Nº 149, Estándar de Atención de Urgencia (Decreto Exento Nº467).
• Norma Técnica Nº158-2013, Estándar de Información de Medicamentos y Dispositivos Médicos.
• Resoluciones, Manuales y Series de Resúmenes Mensuales Estadístico (REM).
• Norma Técnica para el Registro de las Listas de Espera.
• Manual Proceso de Registro de Lista Espera no GES.
• Ord. Al Nº 2037 14/07/2015, Instrucción sobre Atención de personas TRANS en la Red Asistencial
• Resoluciones, Orientaciones Técnicas de Programas de Reforzamiento de Atención Primaria en Salud.
• Manual de egresos hospitalarios v.5
Sin perjuicio de lo anterior, se puede incorporar normativa adicional, debido a la actualización de éstas; lo que debe ser adoptado por el proveedor.
B) ESTÁNDARES A CONTENER EN EL SOFTWARE DE REGISTRO CLÍNICO ELECTRÓNICO
El software a adquirir deberá contar con estándares base para desarrollos de esta área, como el Modelo Funcional de HL7 (HL7 EHR-System Functional Model), el cual establece un conjunto de perfiles funcionales, que contiene una lista de funciones, donde además se establecen criterios de conformidad para cada uno de ellos. Los perfiles funcionales de HL7 están representados en una estructura jerárquica, lo que hace posible las extensiones necesarias para adaptar la solución a las nuevas necesidades del negocio.
El Ministerio de Salud promueve el diseño de las soluciones informáticas basadas en Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y Arquitectura API, privilegiando ésta última. Tomando como referencia la especificación del Consorcio WS-I Basic Profile, versión 1.1 del 10 de Abril de 2006, se define que los protocolos de interoperabilidad aceptables son:
• SOAP versión 1.1, o versiones superiores.
• HTTP y HTTPs versión 1.1 (para seguridad HTTP sobre TLS y SSL, X.509 y CRL), o versiones superiores.
Y los estándares internet aceptables son:
• XML versión 1.0 o versiones superiores.
• WSDL versión 1.1 o versiones superiores.
• XML Schema versión 1.0 o versiones superiores.
• JSON
• RES
• OAuth 2.0
• OpenAPI Specification (Swagger RESTful 2.0)
Para el caso en que una solución opte por el intercambio de documentos clínicos, se adopta el estándar CDA (Arquitectura de Documentos Clínicos) de HL7.
Los documentos CDA generados por los Sistemas de Registro Clínicos Electrónicos pueden corresponder a los diferentes niveles interoperabilidad, estos son:
Nivel 1: incluye la cabecera CDA más un cuerpo que consiste en datos binarios sin estructurar, como un PDF, DOC o incluso una imagen digitalizada.
Nivel 2: incluye la cabecera CDA más un cuerpo en XML con bloques descriptivos. Cada sección se identifica con un código.
Nivel 3: incluye la cabecera CDA más un cuerpo en XML con bloques descriptivos y entradas. La sección debe ser codificada con todo el poder de RIM mediante terminologías tales como LOINC, SNOMED, CPT, etc.
Dependiendo del contexto y los sistemas de información disponibles, se permite el uso de un estándar de interoperabilidad específico, según lo que sea más conveniente para el escenario específico. Estos son:
• HL7 (HealthLevel 7) Versión 2, o versiones superiores.
• DICOM (Digital Imaging & Communications in Medicine).
• LOINC (Logical Observation Identifier Names and Codes).
C) ARQUITECTURA DE SOFTWARE
Se requiere de una arquitectura del software basada en SOA, en donde los componentes son desarrollados con tecnologías Web.
El diseño de la interfaz debe basarse en estándares reconocidos a nivel internacional, particularmente, las recomendaciones de World Wide Web Consortium (W3C, www.w3.org).
Para realizar la integración se debe soportar la incorporación de microservicios en su solución a través de APis u otras estrategias. Puesto que con las API's se pone a disposición de terceros datos o funcionalidades que pueden ser utilizados por otros.
Se requiere que el software de RCE sea representado mediando alguna plataforma amigable, intuitiva y de fácil uso para los usuarios del sistema
D) INTEGRACIÓN DEL PROCESO DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA
El software debe considerar el proceso funcional de Referencia y Contra Referencia. Este proceso debe ser implementado y debe ser integrado con RCE implementado en la red asistencial secundaria y terciaria del servicio de salud. Dicha integración, debe considerar a lo menos, el siguiente alcance:
• Generación interconsulta
• Validación de Derivación de parte de médico contralor o supervisor
• Envío Referencia a establecimiento de mayor complejidad según mapa de derivación
• Cambio de estado administrativo con la primera atención del especialista, incorporando la evaluación de pertinencia y evaluación clínica al ingreso.
• Al alta de la atención clínico de atención secundaria, se debe hacer envío de referencia clínica al sistema de RCE APS, indicando cambios y/o adecuaciones en las indicaciones farmacológicas y periodicidad del procedimiento en APS.
Todo el proceso de Referencia y Contra Referencia debe adecuarse a los lineamientos de MINSAL, tanto en su estandarización de flujos de trabajo y en sus cumplimientos normativos como REM y COMGES.
La integración del proceso de Referencia y Contra Referencia entre las soluciones de registro clínico electrónico implementadas en la red completa de establecimientos, debe ser desarrolla y puesta a disposición por parte del oferente, en las condiciones requeridas por el SSM y sin costo adicional asociado. Cabe mencionar, que esta integración podrá ser requerida con más de una solución HIS implementada en la red.
E) CAPACIDAD DE ADJUNTAR DOCUMENTOS EN “FICHA CLÍNICA ELECTRÓNICA” DE “X” PACIENTE
El software debe considerar la posibilidad de adjuntar documentos directamente en la ficha clínica electrónica, no mediante una integración con algún software de gestor documental.
Permita la incorporación, almacenaje y visualización de documentos, imágenes, informes, etc., que puedan ser escaneados e incorporados a la ficha de cada paciente.
El sistema debe permitir adjuntar archivos en la ficha clínica electrónica, en formato PDF, JPG y/o PNG, para ser visualizados por demás profesionales que accedan a la ficha y que cuenten con los permisos correspondientes.
Todo lo relativo al almacenamiento de los archivos es de cargo del proveedor, no contemplando un costo adicional al arriendo de las licencias.
F) CAPACIDAD DE IMPORTAR FICHA CLÍNICA COMPLETA
El software debe tener la capacidad de importar, directamente desde el sistema y mediante un permiso otorgado por el administrador del sistema, el historial clínico completo de un paciente, con todo el detalle de sus atenciones y las fechas asociadas a esta. Esta importación de datos debe ser en formato de impresión y PDF, permitiendo la incorporación de filtros como (Rango de fecha: fecha inicio – Fecha Fin, para la extracción de la información)).
Esta funcionalidad deberá corresponder a una atribución de perfil otorgada por el súper usuario o administrador del sistema de la comuna y/o establecimiento, esto quiere decir, que solo los usuarios con esta atribución, tendrán la posibilidad de extracción automática del documento Ficha Clínica Completa.
G) DISPONIBILIDAD DE UN AMBIENTE DE PRUEBAS
Ambiente de pruebas y/o capacitación permanente y actualizada con un máximo de 14 días corridos de desfase respecto del ambiente de producción, el cual debe estar disponible 24 x 7 para todos los usuarios del sistema.
H) SISTEMA DE CONTROL DE USO DE LICENCIAS DE RCE
Adicionalmente, el proveedor seleccionado, deberá disponer un Sistema de Control para que el SSM pueda medir y controlar diariamente los ingresos efectivos al sistema de Registro Clínico Electrónico. Este sistema deberá ser aprobado y validado por SSM, como la herramienta oficial para control y gestión de licencias, en el primer mes de contrato, en conjunto con el proveedor y SSM se introducirán las mejoras del formato de entrega de la información contenida en este sistema de control, lo cual no será considerado mantenimiento evolutivo.
I) FORMULARIOS CLÍNICOS SEGÚN PROGRAMA DE SALUD DE LA ATENCIÓN PRIMARIA
El software deberá contener disponibilidad para las atenciones clínicas, los distintos formularios utilizados para los programas a cargo de los establecimientos de APS, como Programa Cardiovascular, Programa del Adulto Mayor, Programa de Diabetes, Programa Odontológico, entre otros, según se detalla en Anexo Nº7 - Declaración Jurada de Disponibilidad de Formularios Clínicos para Atenciones Clínicas según Programas de Salud de la Atención Primaria.
J) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y FUNCIONALES DEL SOFTWARE DE RCE
Todas las especificaciones, tanto técnicas como funcionales del software requerido, están descritas en los siguientes anexos:
• Anexo Nº 4A – Declaración Jurada de Cumplimientos Funcionales del Sistema de RCE.
• Anexo Nº 4B – Declaración Jurada de Cumplimientos Técnicos del Sistema de RCE.
5. “PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN”, SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE CONFIGURACIÓN, ENTRENAMIENTO E INSTALACION DEL SOFTWARE DE REGISTRO CLÍNICO.
a) Proyecto Implementación de RCE.
Una vez adjudicada la presente licitación pública, el proveedor en conjunto con el SSM, deberá presentar mediante una Carta Gantt el proyecto completo de implementación de la solución tecnológica de RCE, ajustando la programación completa de proyecto, al plazo máximo de 4 meses desde la fecha emisión de la Orden de Compra. Este plazo de 4 meses, podrá ser extendido en forma excepcional y mediante previa autorización del SSM, solo en los casos en que el proyecto de implementación se vea afectado en sus plazos y/o actividades por factores externos y no imputables al oferente, como por ejemplo, catástrofes naturales, pandemias, contingencias sociales y/o insumos de información básicos pendientes de disponibilidad al oferente que sean cruciales para el proyecto, como maestros de fármacos, data de migración, entre otros.
Esta propuesta de carta Gantt deberá ser entregada al SSM, veinte días corridos contados desde la aprobación del contrato y deberá contener como plazo máximo 4 meses de proyecto, tiempo que considera todas las etapas de proyecto de implementación detalladas a continuación (esto incluye migración de datos de entrada y proceso completo de implementación en todos los establecimientos considerados en las presente bases técnicas).
El oferente debe considerar en su planificación los siguientes requerimientos:
• La distribución gráfica de los establecimientos: Servicio de Salud Magallanes y sus 11 comunas.
• Debe considerar sala de capacitación con equipos para usuarios, además del enlace hacia el servidor de capacitación. En el proceso de Inducción durante todo el periodo de contratación, deberá capacitar a los nuevos usuarios. Y proveer de ambiente de capacitación actualizado e insumos necesarios como manuales, guías y herramientas ELearning.
• El personal Encargado de las capacitaciones (el cual debe ser provisto por el oferente) debe poseer conocimientos tanto en aspectos clínicos como informáticos.
• Además de ello debe poseer experiencia en procesos de capacitación en Atención Primaria de Salud y Hospitales de Mediana Complejidad. Lo cual deberá reflejarse en el plan de Entrenamiento solicitado.
• Las capacitaciones deben ser realizadas de manera posterior a la Migración de Datos y al Levantamiento de Procesos y con el sistema ya configurado para SSM.
Este servicio a otorgar por parte del oferente, debe considerar el detalle de todo lo necesario para la puesta en marcha satisfactoria del software, esto es, al menos, lo siguiente:
• Levantamientos de información. En base a estos levantamientos, el proveedor deberá efectuar los análisis de los procesos a implantar con esta nueva herramienta tecnológica.
• Migración de datos de entrada.
• Configuración y parametrización del sistema acordes a los levantamientos y análisis efectuados anteriormente.
• Capacitaciones a usuarios expertos y finales del sistema
• Puesta en marcha del sistema y acompañamiento.
• Gestión del cambio que acompañe, al menos, todo el proyecto de implementación de esta nueva herramienta tecnológica
• Entre otras mencionadas a lo largo de las presentes bases técnicas
El proyecto de implementación deberá considerar la planificación detallada que dé cuenta del cumplimiento de la operación de la totalidad de procesos a implantar. El proveedor podrá presentar su propia propuesta de implementación, justificando las ventajas de ésta. La confección de esta debe ser estructurada en base a todo lo indicado en las presentes Bases, esto es, en sus etapas macro y micro de proyecto de implementación de sistema de Registro Clínico Electrónico. De todas maneras, este "Plan de Implementación" debe ser finalmente validado por la contraparte técnica del SSM.
Este proceso completo de implementación (considerando las 4 etapas, las cuales se detallan a continuación) no debe superar un plazo máximo de 4 meses continuos desde iniciado el proyecto.
El proceso de implementación deberá dividirse en 4 grandes etapas:
A continuación, se detalla cada una de las etapas del proyecto:
- Etapa 1: Planificación.
En esta etapa se deberá realizar la planificación detallada del proyecto y preparar los equipos de trabajo para garantizar su participación y las necesidades reales del SSM y la red asistencial de Atención Primaria.
Para dar cumplimiento satisfactorio a esta 1ra etapa del proyecto, el proveedor deberá hacer entrega de propuesta de carta Gantt, la cual deberá dar cumplimiento a lo siguiente:
Actividades:
• Lanzamiento del proyecto (kick off)
• Gestión del cambio/ Análisis de riesgos y supuestos, acompañamiento de los usuarios afectos al cambio
• Validación final de conexiones y validaciones de la infraestructura tecnológica para soportar el nuevo RCE para la red de APS.
• Formalización equipos de trabajo implementación y gestión del cambio por parte del proveedor.
• Levantamientos de información / Recolección de datos por proceso
• Configuraciones del sistema
• Migración de datos de entrada
• Validación de procesos configurados por parte del SSM
• Validación por parte del SSM de reportes, REM, COMGES, GES, entre otros.
• Capacitaciones a usuarios finales - expertos del proceso
• Entrega de manuales y/o material de apoyo para el proceso de inducción y acompañamiento.
• Acompañamiento al proceso de puesta en marcha.
El SSM junto con el establecimiento, definirá y convocará a los referentes que participarán en el proceso y comunicará a todos los actores de las comunas y establecimientos sobre el inicio del proyecto y sus actividades.
Para asegurar el éxito del proyecto, es requisito que en todas las fases de la implementación exista una participación constante de todas las partes involucradas, es decir el proveedor, establecimientos asistenciales de Atención Primaria de Salud y el SSM.
Entregable:
Carta Gantt formalizada mediante ordinario, la cual formará parte integrante de la contratación.
Resultado esperado de esta etapa:
Carta Gantt detallada, según actividades, responsables y tiempos del proyecto. Este plan de trabajo (carta Gantt), una vez validado por el SSM, debe ser formalizado mediante oficio y/o ordinario y será un documento integrante de la presente licitación pública, sujeto a niveles de servicio establecidos.
- Etapa 2: Levantamiento de información, migración de datos de entrada, configuración y disponibilidad del Software de Registro Clínico Electrónico.
Corresponde a todas las acciones necesarias para habilitar la solución de acuerdo a las características de los establecimientos de Atención Primaria, hospitales Comunitarios y de Mediana Complejidad de la red de salud del Servicio de Salud Magallanes.
Para dar cumplimiento satisfactorio a esta etapa del proyecto, el proveedor deberá dar cumplimiento a lo siguiente:
1. Lanzamiento del proyecto Acta y minuta de asistencia de Kick Off del proyecto, información presentada, mapas, videos, entre otros.
2. Gestión del Cambio Entrega de informe mensual de gestión del cambio sobre "análisis de riesgos, supuestos y sus posibles soluciones"
3. Levantamiento de información Carpeta digital con toda la información recopilada de los establecimientos considerados en las presentes bases, clasificado por proceso, servicio y/o unidad y área
4. Migración de datos Documento de aceptación firmado en conformidad por parte del servicio de salud respecto del proceso de migración de datos de entrada finalizado
5. Configuración, parametrización y validación del software Documento de aceptación firmado en conformidad por parte del SSM respecto del proceso de configuración, parametrización y validación del software
6. Sistema disponible en ambiente productivo Documento de aceptación firmado en conformidad por parte del SSM respecto de la disponibilidad del sistema en ambiente productivo
A continuación, se detallan cada una de las actividades a desarrollar:
• Lanzamiento del proyecto: Corresponde a la apertura oficial del proyecto mediante el Kick Off o reunión de presentación e inicio de proyecto.
• Gestión del Cambio: Durante toda la ejecución del proyecto, debe estar disponible y en ejecución, un equipo de profesionales de gestión de cambio, a cargo de apoyar todas las etapas y actividades del proyecto. Debe considerar la entrega de informes mensuales de "análisis de riesgos y supuestos" (independiente de la etapa en la cual se encuentre el proyecto, estos deben tener una periodicidad de entrega mensual).
• Levantamientos de información: corresponden a los levantamientos de información que deberá ejecutar el adjudicatario, requeridos para una óptima parametrización del software. Considera recolección de datos por proceso a cargo del proveedor. Levantar en terreno toda la información requerida para llevar a cabo la parametrización del software, esto es, flujos de trabajos, maestros varios (aranceles, prestaciones, etc.), reportes normativos, entre otros. El equipo de implementación a cargo de la empresa, debe acompañar este proceso de levantamiento de información mediante su equipo de gestión del cambio, con la finalidad de que éste modere el proceso, sensibilice al usuario respecto de la relevancia del proyecto y que identifique usuarios líderes para el proceso de implementación. Incluye el levantamiento de todos los procesos requeridos para llevar a cabo el proyecto de implementación, generando la adaptación o diseño de estos mismos en un contexto automatizado. Levantamiento de procesos clínicos y administrativos:
a) Con el objeto de estandarizar los procesos al interior de la red del Servicio de Salud Magallanes y de permitir que la implementación se realice de la manera óptima, el proveedor deberá realizar el proceso de levantamiento de información de los procesos clínicos y administrativos que se relacionan directamente con el uso del aplicativo.
b) Este levantamiento considera, además, la depuración y validación de los procesos relativos al funcionamiento y uso del aplicativo.
c) Esto evitaría el uso de procesos obsoletos y actualizaría los procesos vigentes de a lo que indiquen los referentes al interior de nuestro servicio, incorporando para ello la normativa actualizada, de acuerdo a lo indicado en el punto n° 4 letra a), de las Bases Técnicas.
d) Este proceso debe ser realizado y validado por referente correspondiente del servicio de salud y de los establecimientos, antes de las capacitaciones.
• Migración datos de entrada: Considera la carga en sistema de los datos necesarios para la operación inicial del proceso, esto es al menos, maestros de pacientes, aranceles, tabla de fármacos, tabla de insumo, listado de prestaciones, entre otros. Migración de datos de entrada del sistema. Consiste en el diseño de la estrategia de migración y la ejecución propiamente tal, incluyendo el análisis de los datos históricos que deban ser poblados en el nuevo sistema, propuesta de migración, carga de datos, validación y pruebas asociadas, hasta la aceptación por parte del contratante. La "migración de datos de entrada" debe basarse en los establecido en el Punto 9, sección a). Cabe mencionar que esta actividad de "migración de datos de entrada", deber ser previamente ejecutada por el oferente y validada por el Servicio de Salud (referente técnico del contrato), ya que, solo una vez cumplida satisfactoriamente esta actividad, se podrá dar lugar a las siguientes actividades relacionadas a esta 2da etapa y por ende, a la 3era siguiente etapa de proyecto de implementación.
• Configuración, parametrización y validación del software: considera la definición y estandarización de todos los elementos necesarios para la operación de los procesos y el registro de los datos asociados, como: reglas de negocio, formularios, templates, roles, perfiles, niveles de seguridad, datos paramétricos y/o maestros. Además de la configuración y parametrización de los elementos antes mencionados y la verificación de que los procesos levantados y validados, se encuentren correctamente configurados en el sistema a disponibilidad para el proyecto. La validación de las actividades de configuración, parametrización y validación del software, deben ser efectuadas en ambiente de prueba.
• Sistema disponible en ambiente productivo: Luego de la validación del sistema ya configurado y parametrizado en ambiente de pruebas, el oferente deberá dar cumplimiento al hito final de la 2da etapa, la cual corresponde a la liberación del sistema de Registro Clínico Electrónico en ambiente productivo.
- Etapa 3: Capacitaciones y Marcha Blanca del Software de Registro Clínico Electrónico
El Proveedor deberá disponer un "Plan de Capacitaciones y Marcha Blanca" para la etapa que ocurre previa a la salida en vivo del sistema, donde se ejecuta la inducción a los usuarios en el uso deI sistema, esto debe estar considerado y detallado en la propuesta.
El proveedor, deberá efectuar la implementación del sistema en la red de establecimientos de Atención Primaria, hospitales Comunitarios y hospitales de Mediana Complejidad perteneciente al Servicio de Salud Magallanes, diseñando un programa de capacitación (Entrenamiento en Uso) orientado a instalar habilidades y destrezas al usuario, para la correcta y completa utilización del tipo de servicio contratado, acorde al perfil asignado, todo esto, con la guía del equipo de gestión del cambio, provisto por el proveedor para el proyecto de implementación.
Para esto, el proveedor, mediante el Anexo Nº 9 - Propuesta de Plan de Gestión del Cambio, deberá describir programas de capacitación que se pondrán a disposición de los interesados y la metodología a emplear.
El proveedor podrá efectuar capacitaciones mediante presentaciones ampliadas hacia los usuarios del sistema del centro a implementar, en donde se muestre el flujo de trabajo completo. Esta presentación deberá ser previa a la marcha blanca del sistema y deberán efectuar demostraciones con el sistema parametrizado acorde al levantamiento de información efectuado en la etapa anterior.
El Proveedor deberá disponer un ambiente de pruebas y/o entrenamiento permanente, que no interfiera con la exportación del sistema, y este ambiente debe estar espejo al ambiente de producción, en cuanto a parametrizaciones, visual y funcionalidades del sistema, no así en cuanto a datos reales de producción.
El establecimiento dispondrá del lugar físico adecuado para la capacitación y asegurará la disponibilidad del personal para que asista al entrenamiento. Las personas designadas como usuarios expertos o futuros capacitadores del establecimiento, participarán activamente en todas las etapas, dado que posterior a la salida en producción serán estos los encargados de continuar con las capacitaciones asociadas a rotación del personal.
El proveedor deberá realizar capacitaciones sistema en todos sus procesos, entregar manuales y guías rápidas (digitales y/o papel) a los usuarios expertos y finales del proyecto. El conocimiento deberá quedar en manos del establecimiento para que la implementación tenga sustentabilidad a lo largo del tiempo, por lo que se requiere que todos los actores relevantes estén involucrados desde el inicio.
Para dar cumplimiento satisfactorio a esta 3era etapa del proyecto, el proveedor deberá dar cumplimiento a lo siguiente:
ACTIVIDADES ENTREGABLES
Capacitaciones presenciales y/o E-Learning a todos los usuarios del sistema de RCE según listado de funcionarios por establecimiento en proceso de implementación Acta de firmas de capacitación satisfactoria de cada usuario del sistema y compilado digital de observaciones obtenidas producto de las capacitaciones efectuadas
Entrega de manuales y/o guías de uso rápido a usuarios finales del sistema referentes a todos los procesos y funcionalidades del RCE Entrega al SSM de manuales y/o guías de uso rápido de todos los procesos a implementar
Puesta en marcha en ambientes de producción del sistema de Registro Clínico Electrónico Reporte con el detalle de los usuarios que han accedido al sistema
Gestión del Cambio Entrega Informe mensual de gestión del cambio sobre "Análisis de riesgos, supuestos y sus posibles soluciones"
Resultados esperados de esta etapa: Más del 80% de los usuarios capacitados por establecimiento en proceso de implementación, manuales del sistema disponible a los usuarios finales e intervención y acompañamiento del equipo de gestión del cambio durante esta etapa de proyecto.
- Etapa 4: Producción y acompañamiento
El Proveedor deberá disponer un "Plan de Acompañamiento" para la etapa que ocurre inmediatamente después de la salida en vivo, donde se acompaña a los usuarios en el uso del sistema y esto debe estar considerado y detallado en la propuesta contenida en el Anexo Nº 6 - Declaración Jurada de Propuesta de Instalación y Puesta en Marcha (Proyecto Implementación de RCE).
Para dar cumplimiento satisfactorio a esta 4ta etapa del proyecto, el proveedor deberá dar cumplimiento a lo siguiente:
ACTIVIDADES ENTREGABLES
Acompañamiento a la puesta en marcha del sistema de Registro Clínico Electrónico Reporte con el detalle de los usuarios que han accedido al sistema.
Gestión del Cambio Entrega Informe Mensual de Gestión del Cambio, sobre "Análisis de riesgos, supuestos y sus posibles soluciones"
Durante esta etapa, se debe considerar además la actividad de "validación de reportes del sistema", la cual contempla la verificación de los reportes del sistema por parte de referentes del SSM (validación de REM, COMGES y/o otros indicadores).
En caso de dar cumplimiento a la ejecución del contrato durante el tiempo estipulado de proyecto de implementación (4 meses), se deben ejecutar actividades de acompañamiento y adopción usuaria a los clientes finales del sistema, mejorando así la adopción natural del software de registro clínico electrónico en los establecimientos pertenecientes a la Atención Primaria.
1. Equipo de Proyecto de Implementación
El equipo de implementación deberá ser provisto por el Proveedor y deberá contener a lo menos los siguientes perfiles y roles:
- Equipo directivo:
Gerente General de Proyecto
- Equipo de Implementación:
Jefe de proyecto
Líder Implementación (al menos 2 líderes de implementación)
Líderes funcionales del sistema (de carácter clínico, informático y estadístico)
Líderes técnicos (encargado de integraciones, desarrollo, cutinizaciones, entre otros)
Equipo de consultores (según las necesidades del proyecto y plazos)
Cabe mencionar, que la disponibilidad de RRHH para la implementación de cada establecimiento, será propuesta por el oferente, pero validada por el SSM, considerando que cada centro asistencial tiene sus particularidades (cantidad de funcionarios, tipo de establecimiento, ubicación geográfica, entre otros).
- Equipo de Gestión del Cambio:
Encargado y/o Líder de Gestión del Cambio
Profesionales expertos en el área (al menos un clínico dentro del equipo)
Este equipo de proyecto debe ser con dedicación exclusiva para proyecto de implementación del Sistema de Registro Clínico Electrónico.
El SSM tendrá un rol activo de supervisión del proceso completo, pero la implementación es de responsabilidad del adjudicatario.
Este equipo debe considerar RRHH experto en el área de implementaciones, además de asesores profesionales que conozcan a cabalidad el producto, tendencias, normativas, estándares de salud, y metodologías de implementación efectivas para la envergadura de este proyecto.
2. Gestión del Cambio y Metodología de Implantación
Dentro del proceso de declaración de las ofertas, el oferente deberá hacer entrega del Anexo Nº 9 - Propuesta de Plan de Gestión del Cambio, en donde se deberá contemplar y especificar las actividades que sean factores relevantes para un resultado exitoso del proyecto. Entre ellas detallar una metodología de implantación, la que deberá incluir los procesos internos de gestión del cambio y de las capacitaciones en la operación de las distintas funcionalidades.
La metodología de Gestión del Cambio, tiene por propósito favorecer la acogida, y acelerar el aprendizaje e instalación del nuevo Sistema informático, permitiendo la participación de los diferentes tipos de usuarios implicados (a través de todo el Proyecto). Esta Gestión del Cambio debe asegurar que, una vez finalizada la implementación, todos los usuarios vinculados al Proyecto hayan podido adquirir los conocimientos y habilidades para trabajar de manera independiente con el nuevo sistema de Registro Clínico Electrónico.
La Gestión del Cambio debe contener un conjunto de actividades, herramientas, y técnicas, que serán aplicadas durante todo el ciclo de vida del Proyecto. Estas actividades se desarrollarán de acuerdo a la metodología que para tales efectos presentará la empresa, la que será validada por los referentes del Equipo del SSM, como parte del proceso de planificación y organización del Proyecto (para cada uno de los Establecimientos).
El plan de "Gestión del Cambio" debe ser entregado con la Oferta Técnica, por todos los oferentes del presente proceso de licitación, mediante Anexo Nº 9 - Propuesta de Plan de Gestión del Cambio, en el cual se deberá presentar una planificación detallada y acorde a lo siguiente:
• Plan y acciones de comunicación.
• Plan y acciones de manejo de actitudes.
• Plan y acciones de formación/entrenamiento: incluye desarrollo de capacitaciones directas, capacitación de formadores para cada perfil, habilitación permanente de un ambiente de entrenamiento en línea y manuales de usuario en español y en línea.
• Certificación de competencias: Estas deben ser evaluadas con nota (escala de 1 a 7) mediante certificado que indique además la cantidad de horas de capacitación ejecutada, este certificado deberá ser validado por el SSM antes de su entrega.
6. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE MANTENCIÓN Y SOPORTE DEL SOFTWARE DE REGISTRO CLÍNICO ELECTRÓNICO.
Estos servicios complementarios corresponden a lo siguiente:
a) Servicios de Mesa de ayuda
b) Mantenimientos normativos
c) Mantenimientos evolutivos
d) Servicios de data center (infraestructura, servidores, almacenamiento y conectividad)
e) Disponibilidad de nuevas versiones más actualizadas del software.
A continuación, se describen en detalle cada uno de estos servicios:
a) Servicios de Mesa de Ayuda.
- Características Generales del Servicio de Mesa de Ayuda:
• El proveedor deberá contar con una infraestructura telefónica y plataforma web.
• Debe implementarse una herramienta de administración de requerimientos a los que tendrán acceso los usuarios debidamente autorizados por el Servicio de Salud.
• El proveedor deberá entregar reportes mensuales sobre los tiempos de respuesta y además cuando el SSM lo requiera.
• La capacidad de resolutividad de la mesa de ayuda será evaluada de acuerdo a lo especificado en el contrato en el apartado niveles de servicios requeridos (SLA) y multas correspondientes según lo descrito en el Artículo 49° de las presentes bases administrativas.
• La mesa de ayuda debe estar ubicada en Chile, con operadores y scripts que contemplen las particularidades de nuestra cultura e idioma. El idioma de comunicación debe ser español.
• El proveedor deberá hacer entrega oportuna de manuales de usuario para mesa de ayuda y capacitar a los referentes y usuarios autorizados para el uso de este servicio por el Servicio de Salud.
• El soporte deberá estar disponible durante las 24 hrs. al día, los siete (7) días a la semana (24 x 7).
• El soporte se considera sobre los usuarios administradores, en cada uno de los Establecimientos y los usuarios finales del sistema.
• El Servicio de mantenimiento debe apuntar a entregar un Servicio de Mantención integral del Software, Hardware proporcionado por el oferente, Base de Datos y a entregar un Servicio de Soporte Técnico y Funcional integral que permita el funcionamiento del sistema y sus funcionalidades.
- Modelo de Mesa de Ayuda:
Nivel 1:
En este modelo el nivel 1 de atención estará a cargo del servicio de salud a través de sus referentes en cada establecimiento, en este nivel corresponde apoyar en la identificación de los problemas para lograr su pronta resolución.
Según el modelo propuesto el nivel 2 y 3 estarán a cargo de la empresa proveedora.
Nivel 2:
El Nivel 2 de atención deberá recibir y dar respuesta a todas las solicitudes que el nivel 1 levante como solicitud, para ello, el proveedor mantendrá a disposición una mesa de ayuda con un número único de atención, como punto de acceso disponible para todos los usuarios autorizados y referentes locales.
Los tipos de consultas que debe atender la mesa de ayuda nivel 2, son:
• Problemas funcionales del aplicativo
• Problemas y fallas del software
• Errores de configuración
• Errores del aplicativo
• Consultas sobre el estado de las solicitudes cursadas
• Requerimientos de extracción de datos
Nivel 3:
El nivel 3 de atención debe atender los requerimientos que el nivel 2 no pueda resolver y tienen relación con solicitudes que requieran modificaciones al código fuente del software o errores relacionados a la base de datos o al aplicativo en producción.
- El Servicio requerido puede entenderse mejor al especificar lo siguiente:
• Servicio de Soporte Técnico: Sobre la funcionalidad del servidor y la base de datos, siempre disponible (24 x 7), en caso de emergencia para lo cual el oferente deberá considerar un soporte con celular, situaciones de alta criticidad relativas al mantenimiento del servicio.
• Servicio de Soporte Funcional: El objetivo de este servicio, es atender la totalidad de requerimientos correspondientes a problemas y/o consultas técnicas funcionales, en el uso, exportación y operación de la aplicación de los Administradores del Sistema. Debe estar basado en una Mesa de Ayuda con un nivel de servicio (SLA) la que interactúa con El Referente Funcional del SSM y con referentes de cada uno de los establecimientos de Salud.
• Servicio Presencial: El oferente deberá contar con un número determinado de personas que entreguen soporte técnico en terreno. Este servicio deberá estar vigente durante todo el contrato solo disminuyendo su cantidad de técnicos una vez finalizada la etapa de implantación e implementación. Para este servicio, la empresa deberá disponer de a lo menos un técnico en cada Centro de Salud donde se esté implementando el Sistema, este técnico debe estar capacitado en el área de informática y con los conocimientos necesarios para dar respuesta a los problemas que puedan generarse referente al aplicativo y su uso.
• Mantenimiento de la aplicación: El objetivo principal de este servicio es la corrección de los errores funcionales que pudieran afectar el normal funcionamiento de las aplicaciones, o bien, que afecte la continuidad operacional del servicio.
- Mantención Correctiva.
La Empresa rectificará errores, defectos y fallas en el Software (Fallas) que sean identificadas por los usuarios finales del sistema y/o SSM y que representen un impacto significativo para este último, sin costo alguno para el contratante.
En caso de caídas de sistema, se debe contar con un informe de contingencia que a lo menos permita la extracción de citas, recetas y entrega de alimentación complementaria, a través de una plataforma alternativa a la aplicación.
La empresa que se adjudique esta Licitación, deberá participar en una mesa de trabajo con el proveedor de servicios de Internet y el Servicio de Salud, cuya finalidad es establecer un protocolo de caídas de sistema, que permita eventualmente definir responsabilidades en la caída de los sistemas o de la red.
- Procedimiento Mantención Correctiva.
La Empresa proveerá al Servicio o referentes de los establecimientos, un mecanismo para comunicarlas Fallas, que debe estar siempre disponible (24 x 7).
Éste tendrá el formato de una aplicación WEB, vía telefónica o vía Correo electrónico de seguimiento designada.
La comunicación de Fallas seguirá el siguiente proceso:
a) El Servicio de Salud o referente del establecimiento debe notificar la Falla a la Empresa a través de la aplicación de seguimiento dispuesta para tal efecto. Se asignará un Número de Problema a modo referencial respecto del Servicio de Salud. Esta referencia (número) se debe utilizar en toda comunicación relacionada con el problema informado.
b) En caso de que la aplicación no esté disponible, El Servicio podrá registrar los problemas por medio de la dirección de correo electrónico o número telefónico indicados.
c) Si el problema notificado es un asunto 'Crítico', de acuerdo a lo definido en la tabla anterior, entonces el tiempo asociado a su resolución estará afecto a eventuales multas según lo descrito en el Punto Nº 9 de las Bases Administrativas.
d) Si se solicita, El usuario final o el SSM podría ayudar a la Empresa a diagnosticar la Falla, intentando reproducir dicha Falla o, en su defecto, las condiciones operativas existentes al momento en que ocurrió dicha Falla.
e) Una vez que la Falla haya sido corregida, se pondrá a disposición de El Servicio para que éste realice pruebas.
f) Si las pruebas resultan exitosas, El usuario final o el SSM informará dicha circunstancia a la Empresa y se instalará la corrección en el ambiente de producción.
g) Si las pruebas no resultan exitosas, El usuario final o el SSM informará dicha circunstancia a la Empresa, y se continuará trabajando en la Falla hasta resolverla.
h) Si el asunto se resuelve, El SSM o usuario final dará por terminado el problema e informará a la Empresa que la resolución ha sido exitosa y que el problema puede ser concluido.
b) Mantenimientos Normativos
Se entenderán como mantenciones normativas, todas aquellas nuevas funcionalidades, parametrizaciones, y/o reglas del negocio, que serán exigidas de incorporar en Sistema de Registro Clínico Electrónico. La solicitud para este tipo de requerimientos, será efectuada por el MINSAL y/o Coordinador SIDRA y/o Referente Técnico, ambos últimos del Servicio de Salud Magallanes.
Las modificaciones exigidas pueden ser inducidas por cambios en las normativas, procesos e información, precisión de las definiciones existentes, nuevos requerimientos de información o integración de sistemas, entre otros, lo cual puede conducir cambios en los siguientes ámbitos:
- Flujos de trabajo configurados o implementados.
- Reglas de negocio configuradas o implementadas.
- Interfaces del sistema para la presentación de la información.
- Modelo de datos del Registro Clínico Electrónico.
- Procesos de extracción de datos, mecanismos y formato de envío de información
Para que la solicitud de un "requerimiento normativo" sea válida, entonces la solicitud deberá contener los, siguientes documentos:
- Oficio (ordinario) emanado desde el Servicio de Salud
• Detalle técnico del requerimiento
• Indicar normativa vigente asociada al requerimiento
Una vez generado el requerimiento normativo inicial, el oferente tendrá un plazo de 10 días corridos para generar mediante un "Informe de Especificación" el análisis, alcance y plazos asociados a la solicitud. Según esto, el proveedor deberá informar al SSM los plazos asociados, los cuales en ningún caso deben superar los 30 días corridos para la liberación final validada previamente por el SSM para su traspaso de este desarrollo al ambiente de producción, a no ser que el Servicio de Salud autorice lo contrario en términos de plazos.
De esta forma, el proveedor debe comprometerse con el desarrollo técnico del requerimiento normativo dentro del plazo acordado entre el oferente y el Servicio de Salud, dejando constancia de este plazo acordado (plazo inicial y final) en el ticket generado en plataforma de mesa de ayuda dispuesta por el proveedor.
Cada requerimiento normativo, en primera instancia, debe ser liberado en un ambiente de prueba, en donde es el SSM quien revisará y efectuará, siempre y cuando apliquen, las validaciones correspondientes para que el requerimiento normativo finalmente sea liberado en ambiente de producción.
El cumplimiento de estos plazos estará asociado a eventuales multas, según lo descrito en el Punto Nº 9 de las Bases Administrativas. En los casos en que sea el SSM quien se retrase en la validación del desarrollo normativo liberado en ambiente de prueba, y esto de lugar a retrasos en los plazos previamente acordados, entonces el SSM podrá formalizar una ampliación del plazo, evitando así que el oferente se encuentre en incumplimiento.
Estos desarrollos normativos serán sin costo alguno para el Servicio de Salud, ya que se entenderán como mantención natural del aplicativo.
c) Mantenimientos Evolutivos
Mantenimiento evolutivo, son todos aquellos servicios relacionados con las modificaciones, nuevas funcionalidades y mejoras que se le realizan al software, con la finalidad de mejorar y adaptar de la mejor manera posible el aplicativo a las realidades locales.
Toda mantención Evolutiva realizada a solicitud del Servicio de Salud, podrá ser puesta a disposición del establecimiento que realizó el requerimiento, y/o a cualquier otro de los establecimientos de la red de Atención Primaria que se detallan en el Punto N°2 de las presentas Bases Técnicas, según lo estime el Servicio de Salud Magallanes
Procedimiento Mantención Evolutiva:
El procedimiento de solicitud y gestión de integraciones, funcionalidades, migraciones u otros desarrollos que se realicen en el marco de las Mantenciones Evolutivas, será es el siguiente:
• Toda Mantención Evolutiva requerida por el Servicio deberá ser solicitada de forma escrita y mediante la plataforma de mesa de ayuda.
• El SSM contará con la cantidad de 35 Horas Hombre Mensuales Acumulables a lo largo de este contrato, las cuales no tendrán un costo adicional para el SSM. El catastro de estas horas, las acumuladas y descontadas debido a desarrollos de mantenimientos evolutivos autorizados por SSM, deberá ser debidamente informado en los "Informes Ejecutivos Mensuales" que la empresa debe emitir todos los meses junto a la facturación.
• Se emitirá un "Informe de Especificación", donde se incluirá el detalle de tiempo (expresado en días) y esfuerzo (expresado en horas) necesarios para realizar la Mantención Evolutiva, en un plazo no mayor a 10 días hábiles desde realizada la solicitud.
• El servicio deberá aprobar o rechazar el informe presentado por el proveedor:
• En caso de rechazo, se imputará al Mantenimiento Evolutivo 4 horas, correspondientes al levantamiento y análisis de la solicitud de cambio.
• En caso de aprobación, el Informe de Especificación será firmado por el Servicio y por el proveedor, dando por iniciados los trabajos presentes en él.
• Según esto, el proveedor deberá informar al SSM los plazos asociados, los cuales en ningún caso deben superar los 30 días corridos para la liberación final validada previamente por el SSM para el traspaso de este desarrollo al ambiente de producción, a no ser que el servicio de salud autorice lo contrario en términos de plazos.
• De esta forma, los oferentes deben comprometerse con el desarrollo técnico del requerimiento evolutivo dentro del plazo acordado entre el oferente y el Servicio de Salud, dejando constancia de este plazo acordado (plazo inicial y final) en el ticket generado en plataforma de mesa de ayuda dispuesta por el proveedor.
• Cada requerimiento evolutivo, en primera instancia, debe ser liberado en un ambiente de prueba, en donde es el SSM quien revisará y efectuará, siempre y cuando apliquen, las validaciones correspondientes para que el requerimiento evolutivo finalmente sea liberado en ambiente de producción.
• El cumplimiento de estos plazos estará asociado a eventuales multas, según lo descrito en el Punto Nº 9 de las Bases Administrativas.
• En los casos en que sea el SSM quien se retrase en la validación del desarrollo evolutivo liberado en ambiente de prueba, y esto de lugar a retrasos en los plazos previamente acordados, entonces el SSM podrá formalizar una ampliación del plazo, evitando así que el oferente se encuentre en incumplimiento de servicio.
d) Servicios de Data Center
El proveedor deberá detallar en las ofertas la arquitectura de hardware y software para mantener la operación bajo nivel de calidad de servicio esperado. De todos modos, se espera que el ambiente de producción esté con alta disponiblidad, considerando que al menos los componentes críticos del sistema deben estar bajo modalidad activo-activo.
- Se debe habilitar un ambiente de aseguramiento de calidad (Q.A) y de entrenamiento respectivamente.
- Las unidades de almacenamiento deben estar despejadas independiente de la modalidad de operación.
- Todos los componentes de software comerciales utilizados para la operación de la solución informática contratada deben contar con licencias válidas para su uso.
- Se debe garantizar a los profesionales que se desempeñan labor en la estrategia SIDRA el acceso a todos los ambientes QA disponibles.
Administración de Data Center
• Se debe presentar una propuesta respecto al Data Center teniendo presente que éste puede ser uno propio o subcontratado a un tercero.
• Se debe presentar las políticas, planes y procedimientos para: Contingencias ante fallas, mantención de los componentes de software utilizados, los respaldos de aplicativos y de datos, seguridad y confidencialidad de la información registrada. Particularmente para los casos de contingencia se debe incluir la forma de integrar los registros a la plataforma automatizada, una vez superado el evento.
• Se debe contar con un Data Center primario y un secundario. Para cada uno de ellos se requiere un “Uptime” que sea acorde con la norma TIE-942. Los componentes de ambos Data Centers (primario y secundario) debe tener una clasificación mínima TIER III homologado.
• Para mejorar la disponibilidad de ambos Data Centers, éstos deben estar comunicados mediante al menos 2 enlaces independientes de datos dedicados, de capacidad al menos de 1GB/seg. En caso de falla de uno de estos enlaces, la configuración del equipamiento de redes debe permitir el cambio automático al otro enlace de datos sin interrupción del servicio.
• Ambos Data Center deben estar interconectados con enlaces redundantes que permitan soportar el tráfico proveniente de la red de comunicaciones Minsal que establece las comunicaciones entre los establecimientos del sector público de salud. El tiempo reactivar el servicio de las aplicaciones en el Data Center de contingencia (que se mantiene operativo), está considerado en los SLA a través del Up Time Establecido, en caso de cualquier impedimento para seguir con el procesamiento de datos en el Data Center principal.
• Se debe detallar la infraestructura física necesaria para alojar la plataforma tecnológica definida, abarcando los siguientes aspectos:
- Espacio Físico: se debe señalar en forma precisa la dirección y piso donde quedaran ubicadas las soluciones, sitio principal, y secundario que provee el oferente, con la cantidad de metros cuadrados habilitados para albergar la infraestructura.
- Sistemas de control de acceso: El acceso a los servidores y equipos debe ser controlado por un sistema que impida el paso a personas no autorizadas. Adicionalmente se debe contar con cámaras de televisión que controlen y graben permanentemente el perímetro, salas de acceso y en general todas las instalaciones que sean monitoreadas por personal de guardia las 24 horas del día.
o Energía Eléctrica: La energía debe ser suministrada por sistemas redundantes de alimentación, respaldados por múltiples UPS, bancos de baterías y grupos generadores. Además se debe señalar el tiempo de operación autónoma en días según la capacidad que posea todo el sistema de suministro de energía.
o Climatización: Se debe permitir mantener la plataforma en la temperatura requerida por los fabricantes del equipamiento para su mejor funcionamiento. Para ello se debe indicar la existencia de sistemas de climatización 100% respaldado, rangos de control de temperatura, rangos de control de humedad relativa.
• Se debe tener la capacidad de registrar alarmas de caídas de puertas o interfaces de conexión, procesos y aplicaciones las cuales deberán ser parte del procedimiento de notificación y escalamiento a fin de poner en conocimiento al personal a cargo de los servidores.
• Se debe contemplar dentro del periodo de duración del contrato, el aprovisionamiento del cableado de red necesario para la interconexión de los servidores y equipos al interior del Data Center, como también hacia los equipos destinados al acceso a la red.
• Debe basarse en el estándar ITIL para la administración del Data Center.
• Los operadores y especialistas deben ser calificados, además contar con herramientas que permitan supervisar, mantener y soportar las redes de acceso a las maquinas, routers, switches, facilitando la detección, diagnóstico y resolución de las situaciones anormales. En los casos que el servicio requiere la presencia de personal técnico en terreno, los operadores deben disponer de los elementos necesarios para contactar al personal de turno y coordinar la resolución del problema en forma inmediata.
e) Disponibilidad nuevas versiones del Software (Upgrade).
El oferente del servicio deberá poner en conocimiento del equipo de proyecto del Servicio la disponibilidad y anuncios de nuevas versiones de software, bajo contrato. El oferente deberá considerar la actualización sin costo de todas las versiones de sistema de registro clínico electrónico y BI. De igual forma se debe considerar mantener las "customizaciones" ya realizadas. El objetivo es controlar el impacto que puedan generar nuevos flujos o configuración para nuestros usuarios y mantener el mismo Sistema estándar para todos los Establecimientos del Servicio de Salud.
Cabe señalar, que cualquier actualización o cambio de versión en sistema, debe ser informada al Servicio de Salud, de esta forma poder validar previamente cualquier cambio o procedimiento
7. SERVICIO DE INTEROPERABILIDAD
Existe una necesidad permanente de integrar información sectorial a través de herramientas tecnológicas que soporten la implementación y den sustentabilidad a la estrategia de integración de información Sectorial de Salud (RISS).
En vista de la interoperabilidad natural de la Red Asistencial y la estrategia RISS impulsada por el Ministerio de Salud, un Sistema de Registro Clínico Electrónico de un establecimiento de salud debe integrarse con otro sistema del mismo fin, de manera de asegurar el flujo de la información requerida para la atención de los pacientes.
Dentro del ámbito de redes asistenciales integradas, el Servicio de Salud Magallanes pretende velar por la continuidad en la gestión de los procesos de los centros asistenciales, por lo tanto, el sistema de Registro Clínico Electrónico debe integrarse sin costo alguno para el SSM, con los siguientes sistemas clínicos y/o administrativos, administrados por las comunas y/o por el Servicio de Salud:
• Sistemas de Gestión de Farmacia
• Sistemas de Receta Médica Electrónica y gestión de fármacos e insumos.
• Sistema de laboratorio Clínico y Banco de sangre
• Sistema de Imagenología (RIS PACs)
• Sistemas Administrativos ERP, o similar
• Sistemas Certificador Previsional FONASA
• Sistemas de Licencia Médica Electrónica (LME)
• Repositorio Nacional de Inmunizaciones (RNI)
• Sistemas de Telemedicina
• Sistemas de CENABAST
• Sistemas de Gestión de Dación de Horas (GDA), o de Contactabilidad de pacientes.
• Bus de integración que pueda ser implementado en la red del Servicio de Salud Magallanes
• Integración del proceso de Referencia y Contra Referencia (interconsultas mediante mapas de derivación para consultas y procedimientos correspondientes a pacientes GES y No Ges).
• Hospital Digital
• FONASA Percapita
• Integración servicio API REST*
*Dentro del alcance del servicio a licitar, se consideran los servicios de API (API WebServices REST o en estructura HL7), los cuales podrán ser solicitados a lo largo de la duración del contrato y sin costo alguno para el SSM. Contar con un servicio API deberá permitir el intercambio y consulta de los datos en tiempo real, de toda aquella información generada por el proveedor de la solución. El adjudicatario, a solicitud del SSM, deberá poner a disposición los EndPoint necesarios que permitan la consulta de los principales modelos de datos o de interés de manera simple y oportuna a través del uso de los verbos establecidos en el protocolo HTTP y/o HTTPs. La implementación de este tipo de tecnologías permitirá al servicio lograr en un futuro cercano la interoperabilidad de sus sistemas satélites y fortalecer de gran manera el desarrollo de soluciones InHouse basadas en la manipulación y estudio de los datos recopilados.
Otras integraciones no especificadas en este artículo, podrán ser requeridas como mantenimiento normativo y/o evolutivo (según corresponda), durante el periodo contractual, sin que esto implique un aumento contractual y un aumento de costo para el servicio a contratar.
8. SERVICIOS DE REPORTES Y EXPLORACION DE DATOS
a) Reportes, base requerida.
Este servicio debe considerar, a lo menos, lo siguiente:
• El sistema de RCE debe ser capaz de disponer todos los reportes de REM requeridos según las últimas actualizaciones del documento normativo REM liberado por el Ministerio de Salud.
• Debe considerar la emisión de todos los informes regulatorios, ministeriales y de gestión (Listas de espera, interconsultas, estadísticas) actuales y por el período del contrato.
• Disponer de extracción de reportes operacionales de manera centralizada y no por cada nodo habilitado del sistema, ósea, no será necesario acceder a cada uno de los nodos para extraer información centralizada de los pacientes de la red y sus atenciones de salud para la gestión directiva del Servicio de Salud. Cabe mencionar que todos los reportes que para su extracción contengan filtros de búsqueda, cada uno de estos filtros (ya sea aplicando uno y más de uno) deben presentar un correcto funcionamiento, ya que, de lo contrario, esto será considerado como una mantención correctiva del sistema.
b) Disponer de una plataforma de reportes.
El proveedor deberá disponer alguna plataforma para la exploración de reportes asociada a la base de datos completa obtenida producto del uso del sistema de RCE.
La plataforma de reportes deberá permitir la construcción de reportes de información sanitaria para la toma de decisiones en la los establecimientos y dirección del Servicio de Salud Magallanes.
Respecto de los reportes de gestión el sistema debe permitir la generación de reportes estructurados y contar con un pool de reportes basados en al menos los requerimientos de información definidos por normativa y reportes estructurados para la gestión local.
El ámbito de gestión y exploración de datos será relacionado a los componentes en exploración y a los indicadores que el Servicio requiera monitorear, principalmente en los procesos de:
• Urgencia
• Farmacia
• Citas y agenda
• Atención clínica de ambulatorio
• Laboratorio (lista de exámenes, entre otros)
• Población (percapita, inscritos, adscritos, entre otros)
• Listas de espera
• Información clínica de las atenciones
• Contingencia
• Calidad
• Bodega de alimentos
• Formularios clínicos
• Inmunizaciones
• Interconsultas
• Informes normativos y metas sanitarias
9. SERVICIOS DE MIGRACIÓN DE DATOS DE ENTRADA Y SALIDA
a) Migración de Datos de Entrada
En la eventualidad que el sistema sea adjudicado por un proveedor distinto del que hoy se encuentra en operación en el Servicio de Salud, la empresa seleccionada deberá realizar el proceso de migración de todos los datos clínicos y administrativos del actual sistema, incluyendo la ficha clínica electrónica. Este proceso no podrá superar los 120 días corridos de migración desde la total tramitación del acto administrativo de selección. Este plazo de 120 días corridos, podrá ser extendido en forma excepcional y mediante previa autorización del SSM, solo en los casos en que esta etapa de migración de datos de entrada se vea afectado en sus plazos y/o actividades por factores externos y no imputables al oferente, como por ejemplo, catástrofes naturales, pandemias, contingencias sociales y/o insumos de información básicos pendientes de disponibilidad al oferente que sean cruciales para el proyecto, como maestros de fármacos, data de migración, entre otros
El proceso de migración de datos debe resguardar lo exigido por el REGLAMENTO SOBRE FICHAS CLÍNICAS Ley Nº 20.584 en su artículo 6º: Toda ficha clínica deberá contener los siguientes antecedentes, a lo menos:
Identificación actualizada del paciente: nombre completo, número y tipo de documento de identificación: cédula de identidad, pasaporte, u otro; sexo, fecha de nacimiento, domicilio, teléfonos de contacto y/o correo electrónico, ocupación, representante legal o apoderado para fines de su atención de salud y sistema de salud al que pertenece.
Número identificador de la ficha, fecha de su creación, nombre o denominación completa del prestador respectivo, indicando cédula de identificación nacional o rol único tributario, según corresponda.
Registro cronológico y fechado de todas las atenciones de salud recibidas: consultas, anamnesis, evoluciones clínicas, indicaciones, procedimientos diagnósticos y terapéuticos, intervenciones quirúrgicas, protocolos quirúrgicos u operatorios, resultados de exámenes realizados, interconsultas y derivaciones, hojas de enfermería, hojas de evolución clínica, epicrisis y cualquier otra información clínica. Si se agregan documentos, en forma escrita o electrónica, cada uno de ellos deberá llevar el número de la ficha.
Para realizar el proceso de migración, el Servicio establecerá un plan de trabajo conjunto con ambas empresas (la de entrada y la de salida) con el fin de coordinar las acciones, información y los formatos requeridos de la información para migrar, acordando finalmente entre las partes, un plan de migración, etapa previa a la implementación del sistema, y que no debe superar los 120 días corridos (alrededor de 4 meses). De todas maneras, en un inicio, el oferente deberá hacer entrega de los anexos:
- "Anexo H - Propuesta de Plan Migración de datos de entrada"
- "Anexo I - Propuesta de Plan Migración de datos de salida"
Ambos anexos deberán contar con a lo menos, la siguiente información:
• Alcance de la migración
• Diseño de la extracción.
• Requisitos de transformación de los datos.
• Estándares de calidad aplicables.
• Reglas de mapeo de datos.
• Descripción del entorno de pruebas: herramientas, especificaciones, limitaciones y obligaciones de reportes.
• Plan de pruebas: detalle de las pruebas a realizar, criterios de aceptación o rechazo de la prueba.
• Plan de gestión del riesgo.
El plan de migración acordado entre las partes, deberá preservar la integridad del dato, garantizando la seguridad de la información sensible, especificando el o los métodos a aplicar durante el proceso.
Desarrollo de objetos para migrar:
- Análisis y diseño de los procesos de extracción, transformación y carga.
- Desarrollo de los mecanismos para:
• Extraer la información desde la fuente de información de la migración, según definición del plan de migración.
• Transformar la información con base en las reglas definidas, tomando como base el modelo de datos del sistema destino y las estructuras de las fuentes de información
• iii. Cargar la información a las estructuras de datos del nuevo sistema.
1. Preparación de los datos:
En base a los formatos de datos existentes y a los modelos de estructura que imperan en destino, se deberán preparar los datos de origen para asegurar que, no sólo su calidad es suficiente, sino que están preparados para el cambio. En caso que sea necesario se deberá realizar limpieza de datos.
2. Realización de ciclos de pruebas:
Debe incluir área de pre-carga que proporcione la capacidad de extraer los datos de los sistemas de producción y utilizarlos para las actividades relacionadas con procesos de calidad de datos.
Se deberá ejecutar el plan de pruebas definido en el "Plan de Migración de Datos", con el fin de verificar la integridad de los datos migrados y comprobar que éstos son correctos desde el punto de vista funcional, mediante la ejecución de las pruebas generadas para este fin.
Esta etapa debe incluir informe que detalle el resultado de las pruebas.
3. Ejecución de la migración:
Ejecución de los procesos desarrollados para mover la información desde los repositorios fuente hacia el sistema destino.
Carga de la información válida (que cumpla con las reglas de validación del sistema destino).
Generar un repositorio de inconsistencias en el cual se detallan los datos que no fueron cargados durante la ejecución, por no cumplir con las reglas de validación propias del sistema destino.
Pruebas de aceptación por parte del usuario.
Este tipo de migración está orientada a migrar información con el fin de conservar los procesos clínicos y administrativos, sin embargo, para llevarla a cabo se debe considerar lo siguiente:
Debe ser ejecutado por módulo, considerando sus distintas características en forma de proceso (ejemplo módulo administrativo: pacientes; agendas; citas; etc.).
Debe ser conformado por un equipo de especialistas, como mínimo un técnico de cada empresa y equipo clínico o referente de la red con dedicación exclusiva.
Considerar que existen módulos más complejos que otros (ejemplo; farmacia) los cuales demandarán más tiempo y recursos (como indicador se debe considerar por ejemplo la cantidad de recetas diarias que emite cada centro).
En relación al contenido de la data a migrar al nuevo sistema, esta debe contener a lo menos, la siguiente información:
- Datos demográficos de pacientes de la red
- Alertas administrativas y clínicas
- Citaciones, agendas, profesionales
- Formularios clínicos
- Insumos que correspondan a cada programa de salud descrito en Anexo G
- Información de las atenciones clínicas como, diagnósticos, anamnesis, exámenes físicos
- Indicaciones varias como vacunas, alimentación
- Prescripciones de fármacos e insumos, con tipo de receta y estado actual de despacho.
Además de la migración de datos, el sistema deberá contar con archivos en formato PDF que muestre el registro histórico de la información completa, tanto clínica como administrativa, contenida en las bases de datos que fueron migradas. Esta disponibilidad de información histórica en formato PDF, debe ser un insumo complementario al proceso de migración de datos de sistema de salida a sistema de entrada.
Se recomienda la creación de un comité de migración
En el caso de no realizar el 100% de la migración sobre la data establecida, deberá generarse un informe que especifique la justificación de la diferencia.
Para los efectos de la migración de datos desde una base de datos diferente a la que utilice el software adjudicado, esta deberá completarse al 100%, en caso de no completarse, la empresa deberá entregar un informe indicando los motivos, el cual será validado por el SSM.
b) Migración Datos de Salida.
El término del contrato no extingue las obligaciones asumidas por la Empresa en virtud del presente instrumento, las cuales deberán ser cumplidas cabal y oportunamente hasta la fecha de entrada en operación del sistema que reemplace al implementado por la Empresa, hecho que deberá ser acreditado por un informe técnico emitido por el Departamento TIC del Servicio de Salud o por quién el Director del Servicio defina. En este evento, la Empresa, junto con poner a disposición del Servicio un equipo de profesionales idóneos que el desarrollo que esta tarea demande, deberá entregar la totalidad de los datos ingresados al sistema incluyendo el diccionario de datos, todos de propiedad del Servicio de Salud, en una estructura acordada entre las partes, incluyendo al nuevo proveedor, y la totalidad de la documentación que permita la migración hacia la nueva plataforma tecnológica.
El plazo máximo para el desarrollo de esta actividad no podrá superar los 180 días corridos desde terminada la vigencia del contrato.
En la eventualidad que el Servicio no tenga una solución Informática que reemplace los servicios prestados por la Empresa, ésta se obliga a mantenerlos y cumplir con las demás obligaciones asumidas hasta la fecha de entrada en operación del nuevo sistema que lo reemplace, a su vez, el Servicio cumplirá con el pago correspondiente a dicho período, el cual no deberá superar los 180 días corridos.
Lo señalado en esta cláusula también es aplicable en el evento de que el contrato terminare por mutuo acuerdo. En dicho caso, los plazos indicados correrán desde la fecha de suscripción del respectivo finiquito.
Si el contrato terminara de cualquier forma, el proveedor se compromete a hacer entrega de toda la información almacenada durante la duración del convenio en las bases de datos al Servicio de Salud Magallanes, ya que este es dueño de esta información. Esta entrega no podrá exceder a 30 días corridos desde la fecha de término del contrato.
10. REQUISITOS DE SEGURIDAD.
a) Cumplimiento de la Política General de Seguridad de la Información.
Por el sólo hecho de participar en el presente procedimiento de compras, el oferente debe dar cumplimiento a las Políticas y Procedimientos vigentes de Seguridad de la Información del Ministerio de Salud, publicada en el link http://web.MINSAL.cl/seguridad_de_la_informacion, las cuales se presumen conocidas por el oferente, para todos los efectos legales. Además, de cumplir con los estándares de seguridad de la información establecidos por MINSAL y Servicio de Salud Magallanes para cada proyecto o tarea.
Todo el personal que desarrolle labores para el contratante, ya sea por contratación directa o indirecta deberá dar estricto cumplimiento a la Política General de Seguridad de la Información, observando sus directrices y colaborando en su aplicación dentro de su ámbito de acción.
En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones, el contratante se reserva el derecho de veto sobre el personal que haya cometido la infracción, así como las sanciones legales administrativas y contractuales, que se consideren pertinentes en relación a la empresa o persona contratada. Tratándose de proveedores bajo ninguna circunstancia este hecho relevará a la Empresa de las responsabilidades y obligaciones que le impone el Contrato.
Es necesario que el contratante cuente con el Estándar de Seguridad ISO 27001, al ser una norma que dispone de requisitos genéricos y globales.
b) Gestión de Seguridad.
- Plan de Gestión Integral de Seguridad
Se deberá contar con un plan de gestión integral de seguridad, que considere auditorías internas y externas con validación de resultados y metodologías de trabajo en este aspecto, de acuerdo a los estándares vigentes.
Todo proyecto de desarrollo o mantención de software contara con todos los mecanismos de auditoría de seguridad de la información, actas de trabajo y de aceptación de entregables, responsables y los periodos de revisión debiendo conservar los registros de auditorías de las actividades que se realicen, incluyendo administradores y operadores, de las excepciones o incidentes de información futuras y en el seguimiento y monitoreo del control de acceso.
El Servicio de Salud Magallanes, podrá realizar auditorías de los procesos, controles de desarrollo y soluciones de los proveedores para verificar su nivel de seguridad. Verificado un quiebre de seguridad, el proveedor deberá realizar las acciones de mitigación de los eventuales daños o fugas de datos, además de mantener un plan de acción que garantice la continuidad operacional.
Sin prejuicios de la obligación del proveedor de realizar acciones de monitoreo permanente de seguridad, el Servicio de Salud Magallanes asimismo realizará auditorías de seguridad de los sistemas propios y de los proveedores.
El MINSAL y el Servicio de Salud Magallanes, realizarán acciones de monitoreo permanente de vulnerabilidades, debiendo la empresa proveedora contar con un sistema de gestión de vulnerabilidades, con un modelo de rápida gestión y solución de todas las vulnerabilidades detectadas y que aún no han sido explotadas.
El proveedor que tome conocimiento de una vulnerabilidad que pudiere afectar un sistema de MINSAL o del Servicio de Salud, deberá informarla a su jefatura o a la contraparte institucional tan pronto como tome conocimientos de ellas, haciendo presente los antecedentes técnicos de que disponga y las medidas de mitigación que se adopten o que se recomienden por la industria o expertos del área de seguridad.
La empresa proveedora, por el sólo hecho de participar en este proceso declara que todo su personal tiene la formación y capacitación apropiada para el desarrollo del servicio provisto, tanto a nivel específico en las materias correspondientes a la actividad asociada a la prestación del servicio como de manera transversal en materia de seguridad de la información, para lo cual deberá asegurarse, al menos, de que todo el personal asociado al servicio conoce y se compromete a resguardar la confidencialidad de la información a la que tenga acceso y a cumplir las Políticas de Seguridad de la Información del Servicio de Salud Magallanes el Ministerio de Salud.
El procedimiento de gestión de vulnerabilidades e incidentes de seguridad de la información considerará como mínimo las siguientes actividades.
Realización cada tres meses, de un escaneo de las plataformas, sistemas de comunicación y programas computacionales en busca de vulnerabilidades, manteniendo un registro de los resultados.
Si se detectaré una vulnerabilidad deberá realizar las siguientes acciones.
Notificar al Servicio de Salud Magallanes y MINSAL, de la vulnerabilidad detectada dentro de las 24 horas desde su detección, a efectos de que el MINSAL o el Servicio de Salud califique su criticidad y adopte las medidas que estime pertinentes para el resguardo de la información.
Si la vulnerabilidad detectada tuviere de carácter de crítica a juicio del MINSAL o Servicio de Salud, se deberá gatillar de inmediato una revisión preventiva general del sistema.
Desarrollar las acciones preventivas y correctivas que sea necesario para mantener niveles altos de seguridad del sistema, lo que deberá quedar debidamente registrado en el sistema de gestión de incidentes.
Registrar en el sistema de gestión de incidentes todos los antecedentes necesarios para el seguimiento del incidente y gestión del conocimiento.
- Pruebas de seguridad de los Sistemas.
Los sistemas nuevos y actualizaciones se deberán someter a pruebas y verificaciones exhaustivas durante los procesos de desarrollo, incluida la preparación de un programa de actividades detallado y entrada de pruebas y los resultados esperados bajo una variedad de condiciones. Las pruebas pueden ser ejecutadas por el personal de MINSAL o del Servicio de Salud Magallanes, previamente seleccionado.
Las pruebas de los sistemas se realizarán en ambiente de prueba, diferenciados de los ambientes productivos. Todas las pruebas deberán documentarse en cuanto a su desarrollo y resultados.
- Pruebas de aceptación de los Sistemas
Solo podrán entrar en fase de producción los nuevos sistemas o actualización de sistemas pre existentes, que hayan superado las pruebas de aceptación definidas por el MINSAL o Servicio de Salud Magallanes, para cada proyecto o contratación.
Los criterios de aceptación deberán ser fijados de común acuerdo con los proveedores de que se trate, en base a los estándares vigentes. Las pruebas de aceptación del sistema deberán incluir aquellas pruebas de los requisitos de seguridad de la información y la adherencia a las prácticas de desarrollo del sistema seguro.
- Protección de los datos de prueba.
Para los casos que se requieran datos de prueba, no se deberán usar datos operacionales que contengan información personal identificable o cualquier otro tipo de información confidencial.
Aquellos casos que el MINSAL o el Servicio de Salud Magallanes, autorice el uso de datos operacionales para la realización de pruebas, deberán utilizarse técnicas de anonimización o en su defecto seudonimización, debiendo establecerse un sistema seguro de almacenamiento de los mecanismos y medios de re identificación.
c) Confidencialidad de la información.
Cualquier tipo de intercambio de información que se produzca entre el contratante y sus organismos relacionados y el proveedor se realizará dentro del marco establecido por el contrato de provisión de servicios correspondiente, de modo que dicha información no podrá ser utilizada en ningún caso fuera de dicho marco, ni para fines diferentes a los asociados a dicho contrato, ya que todo tendrá el carácter de confidencialidad. Será responsabilidad del proveedor instruir en esta condición a sus colaboradores, subcontratistas y personas relacionadas, cualquiera sea el formato y medio a través del cual se haga llegar.
Cada parte deberá informar inmediatamente y en la forma más expedita posible a la otra, si tuviere conocimiento de cualquier incidente que pueda ocasionar la fuga, mal uso o apropiación indebida de la información, especialmente tratándose de los datos personales.
Consecuentemente, tanto el proveedor adjudicado, estará obligado a:
- Abstenerse de utilizar la información para su propio beneficio o con cualquier otro propósito distinto al de utilizarse para prestar los servicios en los términos y condiciones establecidos en el contrato.
- Jamás revelar información proporcionada por MINSAL y el Servicio de Salud Magallanes a terceros, excepto a aquellos de sus empleados o asesores, que requieran conocer dicha información a fin de poder prestar el referido servicio.
- Adoptar todas las medidas necesarias y conducentes para proteger la confidencialidad y evitar la divulgación y uso indebido de la información.
- Adoptar las medidas técnicas y organizativas conducentes a evitar el tratamiento de datos personales fuera del marco de la finalidad asociada al cumplimiento de las obligaciones que emana del contrato, evitando realizar cualquier operación de tratamiento de datos personales no autorizado por el contratante.
- Hacerse responsable por los hechos de sus dependientes y personal asociado que hayan entrado en contacto con la información, que impliquen una infracción a los deberes de confidencialidad, reserva y secreto establecidos en el contrato y la legislación vigente.
- Informar al Servicio de Salud Magallanes, sobre cualquier incidente que afecte la confidencialidad de la información y especialmente los datos personales a que se tenga acceso con ocasión del contrato.
La infracción a estos deberes será constitutiva de incumplimiento grave a las obligaciones del contrato. Con todo, aún si la información fuera divulgada con antelación a la suscripción del contrato o posteriormente, como resultado de una exigencia de una autoridad judicial o administrativa, el contratante no podrá utilizar la información para finalidades ajenas al contrato. En el caso que por requerimiento de autoridad judicial y/o administrativa el proveedor se vea compelido a revelar la información confidencialidad, deberá notificar de esta circunstancia al contratante, por las vías más expedita posible.
Respecto al grado y mecanismo de confidencialidad, a considerar los siguientes aspectos:
- RUT de las personas debe ser visible para el usuario del sistema, dependiendo de su perfil.
- A nivel de base de datos se debe implementar el modo Audit.
- La encriptación de la contraseña debe basarse en el algoritmo MDS, agregando el uso de una semilla de seguridad.
- Es de obligación que el usuario cambie su contraseña cada 3 meses (no se podrán volver a utilizar las últimas 4 claves ingresadas).
- Es de obligación el uso de clave a alta seguridad: mínimo de 8 caracteres, alfanumérica (1 letra en mayúscula, 1 letra en minúscula y 1 número), según estándar definido en las políticas y procedimientos de seguridad de información del Ministerio de Salud.
- Se debe utilizar protocolo de comunicación HTTPS, y así los datos enviados por la red serán cifrados.
- Registro de incidencias.
- Controles acceso a usuarios.
- Copia de respaldo y procedimientos de recuperación.
- El oferente seleccionado deberá adaptar los productos ofertados a la legislación que pueda entrar en vigor durante la vigencia del servicio.
Al momento del término por cualquier causa de la presente compra, la Empresa debe restituir según lo indique el contratante, toda la información relevante y especialmente la información confidencial y toda copia, resumen o extracto de ésta, contenida en cualquier documento de trabajo, memorandos u otros escritos, medios magnéticos o archivos computacionales, sin retener copias, resúmenes o extractos de la misma en ninguna forma, debiendo cancelar en sus sistemas toda la información a que haya tenido acceso con ocasión del contrato, quedando facultado desde ya el contratante para verificar esta circunstancia.
La obligación de confidencialidad de la información tiene una duración indefinida, desde que es revelada, con prescindencia de vigencia del contrato.
El proveedor deberá guardar estricta confidencialidad de toda la información y demás antecedentes que estén a su alcance durante la vigencia del contrato y no podrá hacer uso de esta para fines ajenos a los contemplados en el mismo; no pudiendo bajo ninguna circunstancia, por cualquier título y/o medio revelar, difundir, publicar, vender, ceder, copiar, reproducir, interferir, interceptar, alterar, modificar, dañar, inutilizar, destruir, en todo o en parte esta información ya sea durante la vigencia del contrato como después de su finalización. Especial importancia tendrá la información clínica y administrativa de los usuarios, la que tendrá un carácter permanente de reservada.
El proveedor se obliga a cumplir con la normativa vigente respecto a la seguridad y confidencialidad de los datos de las personas. No podrá reproducir por ningún medio, la información de la que tome conocimiento producto de la ejecución del contrato, sin mediar expresa autorización por parte del Servicio de Salud.
Lo mencionado precedentemente en esta cláusula, se aplicará con estricta sujeción y cumplimiento a lo establecido en la ley 20.285 sobre acceso a la información. La obligación de confidencialidad de la información tiene una duración indefinida, a contar de la fecha de suscripción del Contrato.
d) Propiedad Intelectual.
El Servicio de Salud Magallanes, exige el cumplimiento estricto de los derechos de propiedad intelectual. El proveedor, deberá garantizar el cumplimiento de las restricciones legales al uso del material protegido por normas de propiedad intelectual, debiendo hacerse cargo de cualquier reclamo de tercero en esta materia.
Queda estrictamente prohibido el uso de programas informáticos que no cuenten con licencia. Asimismo, queda prohibido el uso, reproducción, cesión, transformación o comunicación pública de cualquier tipo de obra o invención protegida por la propiedad intelectual sin la debida autorización.
En cualquier caso, el incumplimiento de esta circunstancia no podrá acarrear responsabilidad para el Servicio.
Todos los bienes activos de propiedad intelectual del proveedor mantendrán bajo la titularidad, salvo acuerdo expreso y por escrito que disponga lo contrario. Asimismo, cualquier información que MINSAL y el Servicio de Salud Magallanes ponga a disposición del proveedor, ya sea en la fase de licitación, adjudicación o ejecución del contrato, se considerará de titularidad del Ministerio y se regirá por lo dispuesto en el acápite de responsabilidad.
En aquellos casos que se prevea esta circunstancia, las licencias correspondientes serán transferidas al Ministerio una vez concluido este contrato, quedando prohibido al proveedor su uso posterior sin el consentimiento expreso del Servicio de Salud Magallanes.
e) Calidad de tratamiento de datos.
Los datos personales tratados a través de los sistemas del MINSAL corresponden a sus titulares. Su protección se encuentra garantizada en el artículo 19 Nº4 de la Constitución Política de la República de Chile. Toda persona que entre en contacto con un dato personal de un tercero deberá guardar la debida diligencia en su custodia, haciéndose responsable de las pérdidas, daños y quiebres de seguridad.
En el tratamiento de los datos debe respetarse, además la normativa aplicable en relación al tratamiento de datos de salud, contenida en el DFL Nº1, de 2006 del Ministerio de Salud, la Ley 20.584 de derechos y deberes del paciente, Ley 20.120 sobre investigación científica en personas humanas, las demás leyes y normativas complementarias del sector de salud. Esta información tiene el carácter de sensible y por tanto sólo puede ser objeto de tratamiento en las hipótesis que prevé y autoriza el legislador o con el consentimiento de los titulares.
- Mecanismo de control y seguimiento de datos.
El proveedor deberá implementar sistemas de acceso seguro a los datos, debiendo cada usuario acceder sólo a aquellos respecto de los cuales tiene permisos habilitados a través de sus perfiles de usuario y/o condiciones legales de acceso, de acuerdo a las competencias, tratándose de información sensible, como la información de salud de pacientes.
Asimismo, deberá garantizarse la comunicación segura de los datos, cualquiera sea la técnica utilizada para su transferencia o comunicación desde el origen hasta el usuario requirente, utilizando mecanismos de seguridad consecuentes a un nivel alto de protección consistente con el medio en el cual se transferirá o comunicará la información.
Cualquiera que sea el medio y/o técnica de transferencia o comunicación de la información deberá quedar registro auditable (lag) con la identificación del usuario que accede a los datos (requirente), la descripción del contenido al que accede, el motivo y/o propósito del acceso y el destinatario de la información. Esta información quedará a disposición del contratante de manera permanente
- Formatos de Salida.
El proveedor deberá respetar los siguientes formatos para los archivos electrónicos:
• Informes: Si el informe contiene información sensible, deberá almacenarse a un archivo que soporte la apertura con una contraseña segura, de acuerdo a los estándares vigentes, la que deberá contener caracteres alfanuméricos y deberá mantenerse bajo el estricto control del requirente. La información, deberá estar acotada según el perfil de acceso del usuario que esté realizando la solicitud.
• Planillas: En el caso de que la información sea necesaria para realizar gestión, tratamiento, automatizados o manuales de información, esta deberá entregarse en formatos que soporten una estructura de datos y la apertura con una contraseña segura que deberá contener caracteres alfanuméricos y acorde a los estándares vigentes, la que deberá mantenerse bajo el estricto control del requirente.
- Medio de Transporte
Móvil o correo electrónico: Si la información se transfiere a través de un dispositivo de almacenamiento móvil o enviada a través de un correo electrónico, esta deberá estar protegida por un sistema de encriptación (*). Sólo el requirente o receptor habilitado podrá desencriptar dichos datos de acuerdo al procedimiento establecido por el proveedor. No se podrá enviar información a correos que no sean los institucionales.
(*) Algoritmos o estándares de criptografía:
• PGP (Pretty Good Privacy)
• MD5 (Message-Digest Algorithm 5)
• CRC (Cyclic Redundancy Check)
• SHA (Secure Hash Algorithm)
Deben incluirse medidas técnicas y administrativas que permitan detectar de manera temprana cualquier vulneración al sistema de encriptación.
f) Alojamiento de datos en servidores y uso de CLOUD COMPUTING.
Los contratos que consideren servicios en la nube deberán cumplir con los lineamientos previstos en la resolución exenta Nº 619 - B de 26 de noviembre de 2018, de la Dirección de Compras y Contratación Pública, que aprueba la directiva de contratación pública Nº 32, "Recomendaciones para la contratación de servicios en la nube". Sin prejuicio de lo anterior y en particular, deberán cumplir las siguientes condiciones y requisitos.
Los sistemas de acceso remoto a datos deberán ser diseñados de forma tal que sólo puedan ser accedidos desde dentro de la Red de comunicaciones del Ministerio, con canales de comunicación seguro y debidamente protegidos con nombre de usuario y contraseña segura. De todo el proceso deberá quedar registros detallados y auditables en el sistema que contengan al menos la identificación del usuario que accede a los datos (requirente), la descripción del contenido al que accede, el motivo y/o propósito del acceso, operaciones de tratamiento realizadas y el destinatario de la información.
Los sistemas deberán considerar sistemas de respaldo que permitan la recuperación segura de la información en tiempos razonables para procesos críticos de información, desde la óptica de continuidad de servicios. Los datos sensibles deberán ser seudonimizados antes de ser ingresados en sistema "en nube", debiendo mantenerse en los servidores locales los datos de re identificación. Consecuentemente, respecto de la contratación de servicios de esta naturaleza se deberán adoptar los siguientes resguardos.
- Medidas Organizativas
• Prohibición de uso: de la información más allá de las necesidades asociadas al cumplimiento del contrato.
• Auditabilidad: Obligación de que el proveedor mantenga auditorías externas de seguridad y que entregue evidencias correspondientes.
• Notificación de quiebres de seguridad: Obligación de que el proveedor comunique los quiebres de seguridad afecten a su servicio, indicando las evidencias que permitan informar a la red de Ciberseguridad del Estado.
- Resguardos de legalidad de las cláusulas
Los contratos no deben considerar cláusulas que están fuera de las competencias del Ministerio, a saber:
• Prórroga de competencia a tribunales extranjeros o tribunales arbitrales.
• Renuncia a las responsabilidades del proveedor
• Renuncia a la garantía.
- Medidas Técnicas.
• Certificaciones de seguridad: Los proveedores deberán contar con certificaciones acordes a la criticidad de la información que se procese o se almacene en la nube. Tratándose de información crítica y de datos sensibles, como los datos de salud se recomienda el nivel más alto de certificación de acuerdo al estándar generalmente aceptado, de acuerdo a lo que se informe por las áreas técnicas respectivas.
• Encriptación de datos: Tratándose de datos confidenciales que no sean susceptibles de seudonimización deberán aplicarse a técnicas de encriptación que permitan asegurar que no serán accedidas ilegítimamente.
• Seudonimización: En caso de información sensible de personas naturales (datos sensibles) se recomienda aplicar técnicas de seudonimización, manteniendo en el servidor local los códigos que permitan la re identificación de los datos. Esto para evitar que la localización de datos en países en que existan normas de desencriptación forzosa para las autoridades no judiciales, ponga en riesgo el deber de secreto que rige de acuerdo a la ley 19.628.
- Modificación y destrucción de datos.
El proveedor realiza tratamiento de datos personales por mandato del contratante. En estas circunstancias, toda modificación, cancelación o destrucción de datos debe realizarse de acuerdo a los estándares generalmente aceptados, siempre por instrucciones del mandante, debiendo dejarse acta de las operaciones realizadas.
Los dispositivos digitales y magnéticos deben ser sometidos a procedimientos de formateo seguro antes de ser descartados. En los procesos de digitalización de información queda prohibido a los proveedores destruir o descartar los originales sin la autorización del mandante.
g) Herramientas de Seguridad.
Como parte de las soluciones de seguridad que deben estar propuestas por los proveedores se deben incluir tanto herramientas que cubran la capa de Telecomunicaciones, como la capa de aplicaciones y sistemas base.
Las medidas de protección que se deberán considerar, deben cubrir los siguientes aspectos:
- Prevención de Intrusiones ilegítimas.
- Firewall de última generación para acceso.
- Firewall de aplicaciones.
- Escáner de vulnerabilidades de los sistemas base (S.O., componentes de software del servidor, etc.).
- Herramientas para escáner de las aplicaciones.
- DLP con el fin de proteger la información confidencial de Servicio de Salud, MINSAL y la propiedad intelectual almacenadas, en uso o en tránsito dentro de las dependencias de o la red del proveedor
- Protección antimalware.
- Certificados digitales.
- Herramientas de seguridad vigentes.
- Sistemas de contraseña segura
h) Infraestructura para producción.
Para la puesta en producción de los sistemas de información, se deberá implementar en un datacenter que cumpla con los estándares requeridos, conforme al grado de criticidad de la información, y al grado de disponibilidad, acceso e integridad que la información requiera. En el caso de los sistemas de registro clínico electrónico, cuya información es de carácter reservada, la infraestructura mínima es TIER III, con un tiempo de disponibilidad de 99.985% al mes, lo que se traduce en que la indisponibilidad de sistema máxima permitida por cada año de servicio, será de 1 hora y 57 minutos.
El sistema estará instalado en un Data Center en territorio chileno, en un site exclusivo para el sistema de RCE, identificándose lógicamente o físicamente los ambientes de: Desarrollo, Pre producción, Producción y Ambiente de Capacitación y/o Pruebas.
Esta Plataforma, debe tener un nivel de uptime de al menos 99.9850/o mensual, contando con certificación de calidad ISO 9001; 2000. El Data Center deberá estar conectado a la Red de Comunicaciones del MINSAL, como un nodo más, a costo de la Empresa.
La Arquitectura del Data Center debe considerar a lo menos los siguientes elementos:
Sistemas de Base de Datos de alta eficiencia transaccional y de alta seguridad.
Arquitectura del Data Center tolerante a fallos.
Disponibilidad, la solución RCE debe presentar alta disponibilidad en sus distintas capas. Base de datos, Aplicación, procesamiento, entre otras.
La aplicación deberá contar con una solución para el balanceo de carga en donde se entreguen servicios de alta demanda.
Para la seguridad, debe soportar y asegurar el perímetro y entorno de la solución, prevención y detección de intrusos, firewall de aplicaciones, anti malware, entre otras funcionalidades o tecnología superior que se implemente en el Data Center como es el caso de DRP.
La arquitectura debe permitir la escalabilidad horizontal y vertical del sistema, sin interrupción del sistema.
Para el respaldo de la información se requiere mantener durante toda la vigencia del contrato la información respaldada e incremental, con protocolos de recuperación de la información. Además, se debe contar con una solución espejo (shadow) que se mantenga actualizada con los cambios de la Base de Datos maestra. La Empresa dispondrá de un respaldo de la data en una Bodega ubicada en dependencias diferentes.
Para el correcto funcionamiento, toda la solución debe contar el licenciamiento necesario y solución tecnológicas de última generación que garantice la correcta ejecución.
i) Control de cambios en los sistemas
Los cambios a los sistemas dentro del ciclo de vida de desarrollo deben ser controlados mediante procesos de control de cambios formales.
La introducción de nuevos sistemas y cambios importantes a los sistemas existentes debe seguir un proceso y registro de documentación, especificación, pruebas, control de calidad e implementación administrada.
j) Normativa sobre seguridad de la información
El proveedor deberá dar cumplimiento a la normativa vigente aplicable al contrato, durante toda su vigencia. En especial deberá dar cumplimiento a los siguientes cuerpos normativos:
- Normativa del sector salud: DFL Nº1, de 24 de abril de 2006, Ministerio de Salud, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del Decreto Ley 2.763, de 1979 y de las leyes Nº 18.933 y 18.469; DFL Nº 725, Ministerio de Salud, Código Sanitario; La Ley Nº 20.584, referida a Deberes y Derechos que tienen las personas en relación con acciones vinculadas a su Atención de Salud; Decreto Nº 41, de 24 de julio de 2012, del Ministerio de Salud, Reglamento de Ficha Clínica; Decreto Nº 31 de 15 de junio de 2012, del Ministerio de Salud, Reglamento sobre entrega de información y expresión de consentimiento informado en las atenciones de salud; La Ley 20. 724, que modifica el Código Sanitario en materia de regulación de medicamentos; Ley 20.850, de 2016, que crea un sistema de protección financiera para diagnósticos y tratamientos de alto costo y rinde homenaje póstumo a don Luis Ricarte Soto Gallegos; Ley 19.966, de 2004, que establece un régimen de garantías de salud; Ley 19.650, que perfecciona normas de área de la salud; Ley 20.120 de 22 de septiembre de 2006, sobre la investigación científica en el ser humano, su genoma, y prohíbe lé1 clonación humana y demás normativa del área de la salud.
- En materia de documentos electrónicos: Ley 19.799 de 12 de abril de 2002 y su normativa correspondiente, especialmente del Decreto Supremo Nº83, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, publicado el 12 de enero de 2005 en el Diario Oficial; El Decreto Nº 14 de 2014, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el decreto Nº 1 de 2015, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
- En materia de protección de datos: el art. 19 Nº 4 de la Constitución Política de la República y la Ley de protección de datos personales Nº 19.628 y su normativa complementaria; la Ley 20.575 sobre el principio de finalidad en el tratamiento de datos personales.
- En materia de delitos informáticos: Lo dispuesto en la Ley 19.223, sobre delitos informáticos. Ley 20009, sobre clonación de tarjetas de crédito.
- Ley de aplicación general: Ley 19.880 de bases de los procedimientos administrativos; Ley 21.180, de transformación digital del Estado; Ley 20.285 de transparencia y acceso a la información pública; Ley 19.886 de compras públicas.
En caso de que alguna de estas normas sea modificada o sustituidas por el proveedor deberá adaptarse a los requerimientos de la nueva normativa.
k) Disponibilidad e integridad de la información.
Conforme al Decreto 83, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, se entenderá por Integridad: la "salvaguardia de la exactitud y totalidad de la información y de los métodos de procesamiento del documento electrónico, así como de las modificaciones realizadas por entes debidamente autorizados" y por Disponibilidad: el "aseguramiento de que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno al documento electrónico y sus métodos de procesamiento."
El proveedor deberá garantizar la integridad y disponibilidad de la información.
El proveedor deberá realizar respaldos acumulativos de la información de acuerdo a lo establecido en el artículo 24 del Decreto 83, especificándose que, tratándose de información necesaria para la continuidad operacional los respaldos deberán realizarse diariamente, con una tasa de retención mensual.
Los datos, los modelos de datos y demás información necesaria para la continuidad operativa se considerarán de propiedad del contratante, debiendo en todo momento estar a su disposición. En caso de terminación del contrato ya sea por el vencimiento del plazo o por su término anticipado, el proveedor deberá proveer los datos, diccionario de datos, especificaciones técnicas y toda la información necesaria para realizar la migración de los datos, en los medios, formatos y tiempos que establezca el SSM, sin costo adicional para el contratante.
Si la causa de término del contrato fuere la quiebra del proveedor, deberá designarse un tercero, custodio de la información y responsable de la migración, lo que será de cargo del proveedor
l) Seguridad de acceso a los datos
Planes de contingencia ante eventos catastróficos. Respaldos de configuración y de los datos que permitan recuperaciones rápidas ante eventos de este tipo, permitiendo reconstruir el ambiente de producción.
Respaldos de datos off site. Respaldos que diariamente se envíen fuera del centro de proceso, para almacenamiento seguro.
La empresa deberá contar con un centro de proceso alternativo, en otra comuna del país, donde cuenten con un servidor que les permita reconstruir el ambiente de producción, y hacia el cual se instala un nuevo enlace de comunicaciones desde el establecimiento.
Los sitios seguros utilizados para este efecto deben contar con una bóveda de almacenamiento con protección contra incendios. El Servicio debe estar informado acerca de la ubicación del sitio seguro.
La empresa deberá proveer un Servidor Espejo al de producción. Este servidor debe contar con un desfase de actualización no mayor a 5 minutos de los datos del entorno de producción con la finalidad de que El Servicio pueda contar con acceso a los datos en tiempo real.
11. TIPOS DE SITUACIONES NO PREVISTAS
El proveedor deberá considerar posibles imprevistos para la realización del servicio, teniendo que poseer planes de contingencias para dar entrega integral al servicio en los tiempos dispuestos.
12. AUMENTO O DISMINUCIÓN DEL SERVICIO CONTRATADO
Por razones emergentes debidamente justificadas, el Servicio podrá requerir durante la ejecución del contrato, hasta un 30% el aumento o disminución, en forma inmediata, del monto total del servicio contratado, conforme a un proceso de evaluación de la gestión realizada o de requerimientos fundados para el buen funcionamiento administrativo. En estas circunstancias, se valorizará de acuerdo al precio entregado en la propuesta de los oferentes, señalado en el Anexo Nº 1 “Oferta Económica”, de la presente licitación. En todo caso, cualquier modificación del contrato, sea esta ampliación y/o disminución de los servicios, se efectuará mediante la celebración del correspondiente acuerdo de modificación, el cual será suscrito por ambas partes y aprobado por el correspondiente acto administrativo.
13. CONFIDENCIALIDAD
El oferente se obliga en forma irrevocable a que toda información que “El Servicio” le proporcione con motivo del contrato, tendrá el carácter de confidencial, cualquiera sea la forma o formato a través del cual se exprese dicha información, sea que se contenga en documentos, memorandos, escritos de otra naturaleza, discos, cintas, archivos computacionales o en cualquier otra forma.
El prestador sólo utilizará la Información Confidencial con el fin de alcanzar los objetivos de esta contratación y no divulgará, publicará, ni permitirá la publicación de todo o parte de esta información. Tampoco podrá efectuar tratamiento de la misma con fines diversos. Así mismo, adoptará las medidas que sean pertinentes para que su personal solo tenga acceso a la información que sea estrictamente necesaria para el cumplimiento de las obligaciones asumidas en esta compra.
En el caso de reemplazos de medios magnéticos de almacenamiento de información, el prestador deberá realizar un borrado permanente de la información almacenada una vez que esta haya sido restaurada en su completitud y certificada su integridad.
Al momento del término, por cualquier causa, el prestador debe restituir, según lo indique “El Servicio”, la información confidencial y toda copia, resumen o extracto de ésta, contenida en cualquier documento de trabajo, memorandos u otros escritos, medios magnéticos o archivos computacionales, sin retener copias, resúmenes o extractos de la misma, en ninguna forma.
En el evento que por orden judicial o de autoridad competente, el prestador se viere obligado a divulgar todo o parte de la información confidencial, debe notificar previamente y de inmediato de esta circunstancia al Servicio de Salud.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información referida por parte del prestador durante la vigencia de la respectiva compra, o después de su finalización, dará lugar al Servicio a entablar las acciones judiciales que correspondan contra la empresa responsable, sin perjuicio de la responsabilidad solidaria por los actos en infracción de esta obligación que hayan ejecutado sus empleados y quienes resulten responsables.
El prestador debe dar cumplimiento a las Políticas y Procedimientos vigentes de Seguridad de la Información del Ministerio de Salud, publicadas en el link http://web.minsal.cl/seguridad_ de la información, las cuales se presumen conocidas por el prestador, para todos los efectos legales.
Asimismo, el Proveedor deberá dar cumplimiento a la normativa vigente en materia de documentos electrónicos: Ley N°19.799 y su normativa complementaria, especialmente el Decreto Supremo N°83, publicado el 12 de enero de 2005 en el Diario Oficial; la normativa del sector salud: DFL 1, Código Sanitario, Ley N°20.584, referida a Deberes y Derechos que tienen las Personas en relación con acciones vinculadas a su Atención de Salud; y en materia de protección de datos personales: la Ley N°19.628, referida a Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa complementaria.
En caso de que alguna de estas normas sea modificada o sustituida, el proveedor deberá adaptarse a los requerimientos de la nueva normativa.
Se hace hincapié en la política de desarrollos de sistemas en conjunto con sus procedimientos y sus actualizaciones futuras.
El Proveedor deberá adaptar los servicios a la legislación que pueda entrar en vigor durante la vigencia del servicio.
En relación a la protección de los datos sensibles, las partes deben adoptar las medidas conducentes para garantizar el mayor grado de confidencialidad en el manejo de la información relacionada con el Contrato, debiendo considerar:
• La información de la base de datos debe estar cifrada de tal forma que no sea posible identificar una persona cuyos datos estén almacenados. Esto incluye toda la información de la base de datos.
• La encriptación debe realizarse en el lado de la aplicación, de modo de enviar los datos ya encriptados a la base de datos. El algoritmo de encriptación es a lo menos AES 128 bit o superior.
Además, el Proveedor estará sujeto a las siguientes prohibiciones:
• El uso o cesión de la información para su propio beneficio o con cualquier otro propósito distinto al de prestar los servicios en los términos y condiciones establecidos en el Contrato, inclusive explotación masiva de datos, aunque estos fuesen anonimizados.
• Revelar cualquier tipo de información de los Contratantes a terceros, excepto a aquellos de sus empleados o asesores que requieran conocer dicha Información con el fin de prestar el referido servicio. En estos casos el Ministerio evaluará la suscripción de un protocolo con el fin de velar por la protección de la información personal. Bajo ninguna circunstancia este hecho relevará a la Empresa de las responsabilidades y obligaciones que le impone el Contrato.
El Proveedor deberá adoptar todas las medidas necesarias y conducentes para proteger la confidencialidad y evitar la divulgación y uso indebido de la información. Para estos efectos, se considerará co-responsable del tratamiento, haciéndose por responsable de actuar con la debida diligencia. Cada parte acuerda informar inmediatamente en la forma establecida a la otra si tuviere conocimiento de cualquier mal uso o apropiación indebida de tal información.
Con todo, aun si la información fuera divulgada con antelación a la suscripción del contrato o fuera divulgada públicamente posteriormente, como resultado de la exigencia de una autoridad judicial o administrativa, el contratante no podrá tratarla para fines diversos.
La obligación de confidencialidad de la información tiene una duración indefinida, a contar de la fecha de entrada en vigencia del contrato.
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