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4.3 ANTECEDENTES TÉCNICOS
La oferta técnica deberá ser presentada por los oferentes a través del Portal, según lo indicado en el calendario de licitación.
El proponente deberá indicar la descripción detallada de la infraestructura tecnológica de acuerdo al formato contenido en:
1. Formulario II (Especificaciones Técnicas);
2. Formulario VIII (Declaración jurada de garantía de la infraestructura tecnológica)
3. Formulario IX (Declaración jurada de Instalación y Puesta en Marcha);
4. Formulario X (Declaración Jurada Plazo Total de Entrega);
5. Formulario XI (Experiencia de los oferentes)
Asimismo, el proponente deberá presentar a través del Portal, catálogos o folletos originales emitidos por el fabricante. Al respecto, éstos podrán ser exigibles en soporte papel, conforme a lo dispuesto en el artículo 62 del Reglamento.
La propuesta técnica debe contener y considerar los siguientes aspectos:
4.3.1.- FORMULARIO II
Corresponde al cumplimiento de las Especificaciones técnicas de la Infraestructura Tecnológica y del Equipamiento ofertado (obligatorias y evaluables). Deberá completarse en su totalidad (a excepción del campo “observaciones” que es opcional) especificando claramente los alcances técnicos de su oferta en virtud del requerimiento, este documento debe ser presentado a través del portal al momento de presentar la oferta en formato PDF y/o .doc.
Se incluirán todos los antecedentes y documentos solicitados en el Formulario II:
- Las características generales y específicas de la oferta (obligatorias y evaluables), desarrolladas de la forma contenida en este formulario.
- Se incluirán los documentos pertinentes al cumplimiento de certificaciones solicitadas en este formulario.
- El oferente deberá ofertar en el Formulario II adjunto las especificaciones técnicas que la infraestructura posea, respaldadas por documentación oficial como catálogos y manuales de las funcionalidades que sirvan de referencia a la especificación aludida. Cabe mencionar que el proveedor deberá entregar la totalidad de las funcionalidades requeridas, según Formulario II. Aquellas funcionalidades en las cuales señale NO, el oferente deberá considerar dentro de la Carta Gantt, el periodo de tiempo requerido para desarrollarlas, de manera de entregar la solución integral que está solicitando el Servicio. No obstante, el periodo máximo para el desarrollo de estas funcionalidades faltantes, no podrá ser superior a la finalización de la Fase de Parametrización del Proyecto.
- En el caso que el oferente no indique “SI” o “NO” en el cumplimiento de una característica técnica, y está característica no pueda ser verificable de acuerdo a la información proporcionada en observaciones, catálogos o fichas; se considerará como el NO cumplimiento de esta para el proceso de evaluación.
- El oferente, además deberá presentar dicho formulario en el formato PDF y/o .doc firmado por el representante legal de la empresa.
4.3.2.- FORMULARIO VIII
Corresponde al cumplimiento de las características de garantía de la infraestructura tecnológica y/o equipamiento asociado, mantenimiento durante garantía, plan de capacitación y gestión del cambio, representación de la marca de la infraestructura y/o equipamiento ofertado, servicio técnico propio, conformidad de clientes y base instalada.
4.3.2.1.- GARANTÍA
Se incluirá documento con detalle de las características de la Garantía de la Infraestructura Tecnológica (si las incluyere en las especificaciones técnicas como requerimiento) y del software, la cual se extenderá mínimo por 2 años, según el plazo solicitado en el Formulario VIII.
El plazo de Garantía Técnica se considerará desde la fecha del Acta de Recepción Conforme de la infraestructura tecnológica, Fase producción (entrega final).
En los casos que a continuación se señalan, sin perjuicio de la indemnización por los daños ocasionados, el Servicio podrá optar entre la reparación gratuita del bien o, su reposición o la devolución de la cantidad pagada.
a. Cuando las funcionalidades u objetos dentro de los sistemas que constituyan o integren dichos sistemas y /o equipamientos no correspondan a las especificaciones que ostenten o a las menciones en su catálogo y/o manuales.
b. Cuando los sistemas, sujetos a normas de seguridad o calidad de cumplimiento obligatorio emanadas por las autoridades Ministeriales no cumplan las especificaciones correspondientes.
c. Cuando cualquier funcionalidad, por deficiencias de fabricación, elaboración, estructura o calidad, en su caso, no sea enteramente apto para el uso al que está destinado o al que el “Proveedor” hubiese señalado en su oferta.
d. Cuando las especificaciones técnicas exigidas en las presentes bases, en los documentos que complementen la oferta, las modificaciones y aclaraciones a ésta y en el contrato respectivo, así como cualquier otro documento aplicable a éste, no se cumplan. Junto con esto, se debe incluir una descripción de las actividades que se realizarán en el contexto de Update, Upgrade de la infraestructura tecnológica adjudicada.
La cobertura de la garantía excluye los daños producidos por acciones realizadas por los usuarios del Establecimiento, las que deben ser debidamente acreditadas. En tal caso, si corresponde, la reparación será de cargo de este último.
4.3.2.2. PLAN DE CAPACITACIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Se debe entregar documento que indique los siguientes aspectos:
4.3.2.2.1 Descripción del Plan de capacitación y Gestión del cambio perteneciente al Hospital Exequiel González Cortés, que incluya la capacitación presencial de todos los usuarios finales del sistema, segmentados por perfiles de:
- Administración: corresponde a los usuarios de perfil técnico (informático) que administrarán la infraestructura tecnológica.
- Gestión: usuarios de perfil directivo y jefaturas, que deban validar procesos dentro del software y que requieran obtener información clave para la gestión del establecimiento en el sistema.
- Operativo: usuarios finales que realizarán acciones operativas dentro del software.
4.3.2.2.2 El plazo para la ejecución del Plan de Capacitación no deberá exceder los 60 días, y la fecha de inicio de este, estará dado por el cumplimiento de la totalidad de los hitos asociados a la Fase de Parametrización del Proyecto, de acuerdo al punto 11 de las presentes bases.
4.3.2.2.3 Las capacitaciones deben incluir folletos de ayuda para los usuarios y deben ser realizadas en terreno.
4.3.2.2.4 Posterior a la capacitación se deberá entregar el listado de participantes (con la firma de cada uno).
4.3.3. FORMULARIO IX
Corresponde a la declaración jurada de instalación y puesta en marcha, y carta Gantt donde se detallarán los plazos del proceso.
4.3.3.1. INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA
Se incluirá un programa de instalación, parametrización, capacitación y producción de la infraestructura tecnológica (hardware y software), así como también aquellos documentos de garantía de la infraestructura, al momento de realizar la recepción completa del proyecto (fase de producción).
El proveedor, así también deberá considerar dentro de su propuesta, la instalación de la infraestructura tecnológica en instalaciones del actual Hospital Exequiel González Cortés y su posterior traslado al nuevo establecimiento, sin cargo alguno al Servicio, y en los plazos que ambas partes acuerden.
4.3.3.2. CARTA GANTT
Se incluirá documento en dónde se unifique el plan detallado de instalación, parametrización, capacitación y producción de la infraestructura tecnológica, en formato de Carta Gantt, indicando de manera desglosada el tiempo de ejecución de cada una de ellas, vinculando las respectivas tareas asociadas.
La Carta Gantt propuesta por el oferente, será referencial. La Carta Gantt definitiva deberá ser consensuada con el Servicio y el Establecimiento durante las 2 semanas siguientes a la firma del contrato, mediante un documento de trabajo (SOW). Cabe señalar, que en ningún caso la reorganización de las actividades podrá implicar un aumento del plazo ofertado durante el presente proceso licitatorio.
La Carta Gantt, deberá ser confeccionada por el proveedor, de acuerdo a las siguientes fases e hitos indicados en cada una de ellas:
Fases Hitos Asociados
Instalación 1.- Infraestructura tecnológica entregada.
2.- Servidor instalado (on site).
3.- Sistema y base de datos del servidor configurada.
Parametrización 1.- Procesos a configurar en el sistema, revisados y validados.
2.- Maestros de insumos, medicamentos y economato cargados al sistema.
3.- Desarrollo de Funcionalidades o Requerimientos técnicos faltantes al momento de ofertar por el Proveedor, con sus respectivas actas de aceptación firmadas por el Servicio.
4.- Usuarios creados y perfiles definidos.
5.- Integración con ESB del SSMS.
6.- Informe de pruebas satisfactorias
7.- Acta de aceptación de usuario final (jefaturas)
Capacitación 1.- Plan de capacitación validado.
2.- Manuales de usuarios por perfiles validados.
3.- Nómina validada del 100 % de los usuarios con perfil de Administración capacitados.
4.- Nómina validada del 100 % de los usuarios con el perfil de Gestión capacitados.
5.- Nómina validada del 100 % de los usuarios con el perfil Operativo.
Producción 1.- Acta de aceptación de paso a producción.
2.- Planes de contingencia entregados.
A continuación se detalla el ámbito de cada una de las fases:
1. Fase Instalación: Fase correspondiente a la entrega e instalación de la infraestructura tecnológica, considerado la instalación de servidor on site, en lugar definido por el Servicio de Salud Metropolitano Sur, y la configuración del sistema y la base de datos asociados al equipo. Ello, teniendo presente lo establecido en el punto 4.3.3.1 respecto al lugar de instalación inicial del equipamiento y su posterior traslado al nuevo establecimiento.
2. Fase Parametrización: Etapa que comienza con el levantamiento de información por parte del proveedor, respecto a los procesos administrativos y logísticos del establecimiento, maestro de artículos y servicios y usuarios y perfiles a configurar en el sistema.
Con dicha información, el proveedor comienza a parametrizar el software asociado a la infraestructura tecnológica. En esta etapa el proveedor debe procurar la integración con el ESB definido por el Servicio de Salud Metropolitano Sur.
Durante la parametrización, el proveedor en conjunto con el HEGC y el Servicio realizarán pruebas de calidad de la infraestructura, acordando finalmente en un documento: Acta de aceptación la autorización para pasar a la siguiente etapa de capacitación de los usuarios de la infraestructura.
Cabe mencionar que el proveedor que adjudique la presente licitación deberá entregar la totalidad de las funcionalidades requeridas, según Formulario II.
Aquellas funcionalidades que no estén presentes, deberá considerarse dentro de la Carta Gantt, el periodo de tiempo requerido para desarrollarlas, de manera de entregar la solución integral que está solicitando el Servicio. No obstante, el periodo máximo para el desarrollo de estas funcionalidades faltantes, no podrá ser superior a la finalización de la Fase de Parametrización del Proyecto.
3. Fase Capacitación: En esta etapa el HEGC en conjunto con el proveedor, validan el plan de capacitación propuesto, dando paso a la capacitación del 100% de los usuarios, de acuerdo a lo definido en el punto 4.3.2.2, en los 3 perfiles de usuarios existentes; perfil administración, perfil gestión y perfil operativo.
4. Fase Producción: Etapa que considera la marcha blanca y producción de la infraestructura tecnológica, donde se realizan pruebas finales, para y el proveedor, facilita un plan de contingencia para el HEGC.
Durante el desarrollo de la Fase de Producción, el proveedor deberá acompañar de manera presencial a los usuarios de la institución, por un periodo no menor a los 6 meses, donde su acompañamiento permita:
1. Reforzar los conocimientos adquiridos
2. Aclarar dudas surgidas en la práctica.
3. Documentar posibles defectos y su corrección
4. Validar el funcionamiento
5. Validar las interacciones entre los módulos e integraciones de sus componentes.
4.3.4. FORMULARIO X
Este formulario corresponde a la declaración jurada del plazo total de entrega de la infraestructura tecnológica ofertada, donde el oferente deberá completar los campos solicitados.
4.3.5. FORMULARIO XI
Este formulario corresponde a la declaración jurada de la experiencia de los oferentes en trabajos similares, donde se identifique los sistemas de información instalados (nombre, versión, año de instalación), el establecimiento donde se encuentra, y la información de contacto de un usuario que pueda emitir recomendación fundamentada del funcionamiento y calidad del soporte prestado(s) por el (los) oferente (s).
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