Sin perjuicio de lo dispuesto por el Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en adelante el “Reglamento de Compras Públicas”, para los efectos de una correcta interpretación y aplicación de las presentes bases, se dará a los términos que a continuación se indican, el significado que para cada uno de ellos se establece:

1. Oferentes o proponentes: Personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, o unión temporal de proveedores que, cumpliendo los requisitos señalados en las Bases, presenten una o más ofertas en la oportunidad y forma establecida en las mismas.
2. Bases administrativas: Conjunto de normas que regulan la licitación, en lo relativo a las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación y cláusulas del contrato definitivo, a los cuales deben ceñirse las partes interesadas.
3. Bases técnicas: El pliego de requerimientos que contiene las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a adquirir.
4. Licitante/Contratante: El Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que tendrá a su cargo la aprobación de las bases administrativas y técnicas, el llamado a propuesta pública, su adjudicación, la celebración del contrato y los pagos correspondientes.
5. Oferta o Propuesta: La oferta técnica y económica presentada por un oferente; la que debe ajustarse a los requisitos establecidos por las Bases.
6. Adjudicado o adjudicatario: Oferente que, habiendo participado en el proceso de licitación, se ha adjudicado la oferta.
7. Contratista o Ejecutor: Oferente que, habiendo participado en el proceso de licitación, se ha adjudicado la oferta y ha suscrito el contrato para su ejecución.
8. Proveedor: Toda persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que pueda proporcionar bienes y/o servicios.
9. Contrato: Acuerdo de voluntades a suscribir entre el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el proveedor adjudicado, del cual formarán parte el conjunto de documentos que se enumera en estas bases, debidamente sancionado por un acto administrativo dictado por la autoridad competente.
10. Orden de compra: Documento electrónico emitido por el comprador al proveedor a través de Mercado Público en donde se solicita la entrega del producto o servicio que desea adquirir. En ella se detalla el precio cantidad y otras condiciones para la entrega. Mediante la Orden de Compra se perfecciona la relación contractual entre el adjudicatario y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia en aquellos casos en que no se suscribe contrato.
11. Plazos: Todos los plazos establecidos en las presentes bases y los instrumentos que las complementen se entenderán que son de días corridos, salvo estipulación en contrario.
12. Días corridos: Todos los días de la semana, que se computan uno a uno en forma correlativa.
13. Días hábiles administrativos: Todos los días de la semana, excepto los días sábados, domingos y festivos.
14. Vigencia del contrato/la contratación: Plazo durante el cual el contrato/la contratación se encuentra en vigor, estando las partes contratantes vinculadas y obligadas a cumplir sus obligaciones contractuales.
15. Ampliación del contrato/la contratación: Aumento del plazo inicial de duración del/la contrato/contratación.
16. Precio o monto máximo disponible: El costo máximo previsto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia para el contrato.
17. Fuerza mayor o caso fortuito: “Se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc.”, de acuerdo con lo establecido en el artículo 45 del Código Civil.
18. Portal Mercado Público: Sistema de Información de Compras y Contratación Pública por medios electrónicos, que es administrado por la Dirección de Compras, disponible en el sitio web www.mercadopublico.cl.

1. OBJETIVO DE LA LICITACIÓN

El Ministerio Secretaría General de la Presidencia, en adelante e indistintamente “el Ministerio” o “MINSEGPRES”, requiere contratar el servicio de catering o coffee break para las diversas actividades y programas que tengan las autoridades y funcionarios de esta Secretaría de Estado, con las condiciones necesarias para su adecuado desarrollo, a fin de dar cumplimiento con sus funciones institucionales, lo anterior de conformidad con lo establecido en las presentes bases administrativas y a las especificaciones indicadas en las bases técnicas respectivas.

1. DEL OFERENTE

2.1.     Requisitos del oferente:

Podrán participar en la presente licitación pública personas naturales o jurídicas, de manera individual o como uniones temporales de proveedores, en adelante e indistintamente “UTP”, nacionales o extranjeras que, cumpliendo los requisitos señalados en estas bases, presenten una o más ofertas en la oportunidad y forma establecida en las mismas.

Sin perjuicio de lo anterior, para celebrar la respectiva contratación, el oferente que resulte adjudicado deberá encontrarse habilitado para contratar con organismos del Estado, lo que deberá acreditar mediante su inscripción en el Registro de Proveedores de la plataforma www.mercadopublico.cl.

Tratándose de una UTP, cada proveedor integrante deberá encontrarse habilitado para contratar con organismos del Estado, lo que deberá acreditar mediante su inscripción en el Registro de Proveedores.

2.2.     No podrán participar:

a)              Las personas naturales, jurídicas o uniones temporales de proveedores, chilenas o extranjeras, que hayan sido condenadas por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador, dentro de los dos años anteriores o por delitos concursales establecidos en el Código Penal, dentro de los dos años anteriores, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4, inciso 1°, parte final de la ley N°19.886.

b)             Aquellas personas que se encuentren en las hipótesis previstas en el inciso sexto del artículo 4º de la ley N°19.886, que establece “Ningún órgano de la Administración del Estado y de las empresas y corporaciones del Estado o en que éste tenga participación, podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes o prestación de servicios con los funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por los vínculos de parentesco descritos en la letra b) del artículo 54 de la Ley N°18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con sociedades de personas de las que aquéllos o éstas formen parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas, en que aquéllos o éstas sean accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en que aquéllos o éstas sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital, ni con los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas.”.

c)              Aquellas personas jurídicas que se encuentren cumpliendo la pena prevista en el numeral 2) del artículo 8 de la ley N°20.393, sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas en los Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Delitos de Cohecho a funcionario público nacional o extranjero.

d)             Aquellas personas que hayan sido condenadas en conformidad a lo dispuesto en el artículo 26, letra d) del Decreto con Fuerza de Ley N°1, de 2004, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del Decreto Ley N°211, de 1973, sobre Defensa de la Libre Competencia.

2.3.     Declaración jurada de no estar afecto a inhabilidades para contratar:

Quedarán excluidos de la presente licitación quienes se encuentren afectos a alguna inhabilidad para contratar con la Administración del Estado, lo que se verificará mediante la firma en línea de la “Declaración Jurada de Requisitos para Ofertar” que el oferente debe completar al momento de realizar su oferta a través del Portal Mercado Público.

Tratándose de una Unión Temporal de Proveedores formalizada en los términos señalados en estas bases, las causales de inhabilidad para ofertar establecidas en la legislación vigente afectarán a cada integrante de la Unión Temporal de Proveedores individualmente considerado, debiendo en consecuencia, suscribir la Declaración Jurada de Requisitos para Ofertar, según se indica a continuación:

-          El proveedor que presente la oferta en representación de la Unión Temporal de Proveedores deberá firmar en línea la Declaración Jurada de Requisitos para Ofertar disponible en el portal www.mercadopublico.cl.

-          Los demás integrantes de la Unión Temporal de Proveedores deberán presentar al momento de incorporar la oferta en el portal www.mercadopublico.cl el Anexo N°2 “Declaración Jurada Simple para Ofertar y Contratar”. En caso de que alguno de aquellos no suscriba la referida declaración, su oferta será declarada inadmisible.

En caso de afectar una causal de inhabilidad a un integrante de la Unión Temporal de Proveedores, ésta deberá decidir si continuará el respectivo procedimiento de contratación con los restantes integrantes no inhábiles de la misma o se desiste de su participación en el respectivo proceso.

En caso de configurarse alguna de las circunstancias establecidas en el artículo 62 del Reglamento de Compras Públicas, el oferente, sea este, persona natural, persona jurídica, integrante o representante de la UTP, deberá presentar la “Declaración Jurada simple para Ofertar y Contratar” contenida en el Anexo N° 2, en formato papel, en la forma y oportunidad establecida en el numeral 5.3.

2.4.       Pacto de integridad:

Se entenderá que todo oferente conoce y acepta irrevocablemente el contenido de estas bases, como sus especificaciones técnicas, anexos, modificaciones, sus eventuales aclaraciones, respuestas a las consultas, como también las disposiciones de la ley N°19.886 y su Reglamento, contenido en el Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, por el solo hecho de presentar ofertas en los procesos de compras que se lleven a efecto de conformidad a estas normas.

Todo oferente, por el solo hecho de participar en esta licitación, acepta expresamente el presente pacto de integridad, obligándose a cumplir con todas y cada una de las estipulaciones contenidas en este, sin perjuicio de las que se señalen en el resto de las bases de licitación y demás documentos integrantes. Especialmente los oferentes aceptan el suministrar toda la información y documentación que sea considerada necesaria y exigida de acuerdo con las presentes bases de licitación, asumiendo expresamente los siguientes compromisos:

a)         El oferente se compromete a respetar los derechos fundamentales de sus trabajadores, entendiéndose por éstos los consagrados en la Constitución Política de la República en su artículo 19, números 1º, 4º, 5º, 6º, 12º, y 16º, en conformidad con el artículo 485 del Código del Trabajo. Asimismo, el oferente se compromete a respetar los derechos humanos, lo que significa que debe evitar dar lugar o contribuir a efectos adversos en los derechos humanos mediante sus actividades, productos o servicios, y subsanar esos efectos cuando se produzcan, de acuerdo con los Principios Rectores de Derechos Humanos y Empresas de Naciones Unidas.

b)         El oferente se obliga a no ofrecer, ni conceder, ni intentar ofrecer o conceder, sobornos, regalos, premios, dádivas o pagos, cualquiera fuese su tipo, naturaleza y/o monto, a ningún funcionario público en relación con su oferta, con el proceso de licitación pública, ni con la ejecución de él o los contratos que eventualmente se deriven de la misma, ni tampoco a ofrecerlas o concederlas a terceras personas que pudiesen influir directa o indirectamente en el proceso licitatorio, en su toma de decisiones o en la posterior adjudicación y ejecución del o los contratos que de ello se deriven.

c)         El oferente se obliga a no intentar, ni efectuar acuerdos o realizar negociaciones, actos o conductas que tengan por objeto influir o afectar de cualquier forma la libre competencia, cualquiera fuese la conducta o acto específico, y especialmente, aquellos acuerdos, negociaciones, actos o conductas de tipo o naturaleza colusiva, en cualquier de sus tipos o formas.

d)         El oferente se obliga a revisar y verificar toda la información y documentación que deba presentar para efectos del presente proceso licitatorio, tomando todas las medidas que sean necesarias para asegurar la veracidad, integridad, legalidad, consistencia, precisión y vigencia de la misma.

e)         El oferente se obliga a ajustar su actuar y cumplir con los principios de legalidad, probidad y transparencia, en el presente proceso licitatorio.

f)          El oferente manifiesta, garantiza y acepta que conoce y respetará las reglas y condiciones establecidas en las bases de licitación, sus documentos integrantes y él o los contratos que de ellos se derivase.

g)         El oferente se obliga y acepta asumir, las consecuencias y sanciones previstas en estas Bases de Licitación, así como en la legislación y normativa que sean aplicables a la misma.

h)         El oferente reconoce y declara que la oferta presentada en el proceso licitatorio es una propuesta seria, con información fidedigna y en términos técnicos y económicos ajustados a la realidad, que aseguren la posibilidad de cumplir con la misma en las condiciones y oportunidad ofertadas.

i)           El oferente se obliga a tomar todas las medidas que fuesen necesarias para que las obligaciones anteriormente señaladas sean asumidas y cabalmente cumplidas por sus empleados y/o dependientes y/o asesores y/o agentes y en general, todas las personas con que éste o éstos se relacionen, directa o indirectamente, en virtud o como efecto de la presente licitación, incluidos sus subcontratistas, haciéndose plenamente responsable de las consecuencias de su infracción, sin perjuicio de las responsabilidades individuales que también procediesen y/o fuesen determinadas por los organismos correspondientes.

Toda referencia al “oferente” efectuada en este numeral se hace extensiva al respectivo adjudicatario y/o contratista.

El incumplimiento por parte del oferente, adjudicatario o contratista, en su caso, de uno o más de los compromisos asumidos en virtud del “Pacto de Integridad”, contenido en estas bases, acarreará la inadmisibilidad de la respectiva oferta o el término anticipado del contrato, procediéndose a ejecutar la respectiva garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, en el caso que corresponda.

1. CRONOGRAMA DE LA LICITACIÓN

El cronograma de esta licitación es el siguiente:

Los plazos señalados precedentemente serán de días corridos; sin perjuicio de ello, el plazo de cierre para la recepción de las ofertas no podrá vencer en días inhábiles ni en un lunes o en un día siguiente a un día inhábil, antes de las quince horas. En caso de que cualquiera de los plazos venza en un día inhábil, entendiéndose por tal los feriados, sábados y domingos, el plazo se prorrogará al día hábil siguiente, corriendo precisamente hasta la hora fijada originalmente en este cronograma. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el inciso penúltimo del artículo 25 del Decreto Supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Por su parte, a fin de respetar la necesaria concatenación de cada uno de los hitos y momentos referidos en el recuadro precedente, se deja constancia que para el caso de verificarse una prórroga y con ello un tope en los plazos, podrá prorrogarse en un día hábil el momento o hito siguiente, en caso de estimarse necesario.

1. CONSULTAS Y ACLARACIONES

4.1.        Recepción de consultas y aclaraciones:

a)             Una vez publicado el presente proceso licitatorio, y en caso de que, existan diferencias entre la ficha de la licitación publicada en el Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado y las bases de licitación, aprobadas por acto administrativo y adjuntas a la mencionada ficha, siempre primará lo expresado en las presentes bases de licitación. 

b)             Todas las notificaciones por efectuarse en el transcurso de la presente licitación se entenderán realizadas luego de transcurridas veinticuatro horas, desde que el Ministerio publique, en el Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado, el respectivo documento o el acto administrativo objeto de la notificación. 

c)              Las consultas y aclaraciones sólo serán recibidas a través del portal www.mercadopublico.cl, a través del respectivo foro del ID de la licitación, dentro de la fecha y horario indicado en el cronograma. 

4.2.        Respuestas a las consultas y aclaraciones:

Se responderán sólo aquellas consultas realizadas a través del Portal Mercado Público, recibidas en la fecha y horario indicado. Las preguntas y respuestas de las consultas formarán parte integrante de las bases de la licitación.

Dentro del mismo plazo, se podrán efectuar aclaraciones de oficio a las presentes bases administrativas y/o técnicas, sin que medie consulta, siempre que el Ministerio lo considere adecuado. Tanto las respuestas, como las aclaraciones, serán vinculantes para los oferentes.

A su vez, los proveedores tienen derecho a efectuar reclamos relacionados con el presente proceso licitatorio, a través del Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado, conforme se establece en la Resolución Exenta Nº585-B, de 2021, de la Dirección de Compras y Contratación Pública.

1. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

5.1.        Perfil del oferente:

El oferente podrá ser una persona natural o jurídica, nacional o extranjero(a), o unión temporal de proveedores, que no se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado y acredite contar con el perfil definido por las bases técnicas.

5.2.        Cumplimiento de las condiciones administrativas:

El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos señalados en las presentes bases administrativas, técnicas y anexos, y presentar además los documentos exigidos que se entenderán formar parte integrante del proceso licitatorio.

Se deja establecido que la sola circunstancia de presentar una oferta para esta licitación implica que el respectivo oferente ha analizado las bases administrativas y técnicas, y las respuestas a las preguntas de la licitación, con anterioridad a la presentación de su oferta, por lo que manifiesta su conformidad y aceptación sin ningún tipo de reservas ni condiciones a toda la documentación requerida en las presentes bases.

Los documentos que forman parte de este proceso licitatorio son:

●                Las bases administrativas, técnicas y anexos.

●                Las modificaciones a las bases de licitación, debidamente aprobadas por acto administrativo.

●                Las consultas, aclaraciones y respuestas, en caso de que existan.

●                La oferta y los documentos anexos, presentados por el oferente adjudicado, en concordancia con las presentes bases.

●                La resolución de adjudicación/deserción y los antecedentes que la fundan.

●                El contrato respectivo, su documentación de respaldo y el acto administrativo que lo aprueba, según corresponda.

●                La o las órdenes de compra emitidas a través del Sistema de Información de Compras y Contratación de la Administración del Estado.

Se deja constancia que, en caso de existir inconsistencias en las presentes bases de licitación, prevalecerá lo dispuesto en las bases administrativas y técnicas por sobre sus anexos.  

5.3.        Recepción de las propuestas:

Las propuestas se recibirán sólo hasta el día y hora señalados en el cronograma de licitación (numeral 3 de estas bases) a través del Portal Mercado Público.

Los proponentes podrán presentar más de una oferta, en cuyo caso cada una será evaluada separadamente. Las ofertas alternativas deberán ser enumeradas correlativamente y señaladas así en el Portal Mercado Público.

Sólo se recibirán ofertas a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública. No se aceptarán ofertas que se presenten por un medio distinto al indicado previamente, sin perjuicio de la posibilidad de recepcionarlas en soporte papel cuando se configure alguna de las circunstancias establecidas en el artículo 62 del Reglamento de Compras Públicas, lo que será informado a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública. Del mismo modo, los proponentes no podrán retirar las ofertas ni hacer modificaciones en ellas una vez presentadas.

En caso de configurarse alguna de las circunstancias establecidas en el artículo 62 del Reglamento de Compras Públicas, el proceso licitatorio deberá ser llevado a cabo según se detalla a continuación:

• Toda la documentación deberá ser entregada en la oficina de partes del Ministerio, ubicada en calle Morandé N°115, piso 4, comuna y ciudad de Santiago, en las fechas indicadas en el cronograma para estos efectos, a partir de las 09:00 y hasta las 16:00 horas.
• La documentación deberá ser entregada en sobre cerrado e indicar el nombre de la licitación, nombre y R.U.T. del oferente.
• Por su parte, las preguntas que sean formuladas en su oportunidad según el cronograma deberán ser remitidas a la casilla de correo electrónico compras@minsegpres.gob.cl, indicando el nombre de la licitación, nombre y R.U.T. del oferente.
• Toda comunicación, y publicación correspondiente al proceso licitatorio, incluidas las respuestas y aclaraciones y modificaciones, se efectuarán en el portal de transparencia activa del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
• La orden de compra será emitida de forma manual, y se publicará oportunamente en el Portal de Transparencia Activa del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, debiendo el adjudicatario aceptarla mediante correo electrónico, a la casilla de correo compras@minsegpres.gob.cl, en el plazo indicado en el cronograma.

5.4.        Antecedentes del oferente y documentación que acompaña la oferta:

El oferente deberá adjuntar a la sección “Anexos Administrativos” del Portal www.mercadopublico.cl el formato completo de identificación del oferente, contenido en el Anexo Nº 1-A (Persona Natural), 1-B (Persona Jurídica) o 1- C (Unión Temporal de Proveedores) de estas bases, según corresponda.

Los integrantes de la Unión Temporal de Proveedores, con excepción del representante legal de esta, deberán presentar al momento de incorporar la oferta en el portal www.mercadopublico.cl el Anexo N°2 “Declaración Jurada Simple para Ofertar y Contratar”. En caso de que alguno de aquellos no suscriba la referida declaración, su oferta será declarada inadmisible.

Asimismo, los integrantes de la Unión Temporal de Proveedores deberán presentar al momento de ofertar un documento público o privado que señale, a lo menos, la solidaridad entre las partes respecto de todas las obligaciones que se generen con el Ministerio y el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes y la duración o vigencia de la UTP, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 67 bis del reglamento de compras públicas. Con todo, para contrataciones iguales o superiores a 1.000 UTM, el acuerdo en que conste la unión temporal deberá materializarse por escritura pública, como documento para contratar, sin que sea necesario constituir una sociedad.

En caso de configurarse alguna de las circunstancias establecidas en el artículo 62 del Reglamento de Compras Públicas, el oferente, sea este, persona natural, persona jurídica, o integrante o representante de la UTP, deberá presentar la “Declaración Jurada Simple para Ofertar y Contratar” contenida en el Anexo Nº 2, en formato papel, en la forma y oportunidad establecida en el numeral 5.3.

Asimismo, deberá presentar el Anexo N° 4 “Declaración Jurada Simple: Programa de Integridad”: Los oferentes deberán indicar si poseen estrategia implementada por la empresa oferente para promover y asegurar que todas sus operaciones y actividades se realicen de acuerdo con las leyes, regulaciones y normas éticas aplicables. Este programa tiene que prevenir y detectar conductas ilegales, corruptas o antiéticas, y promover una cultura de ética y responsabilidad dentro de la organización.

La no presentación del Anexo N°4 o de los medios de verificación respectivos, se evaluará con puntaje cero.

5.5.        Ingreso de la oferta técnica al Portal Mercado Público:

El oferente deberá ingresar su oferta técnica en la sección “Anexos Técnicos” del portal www.mercadopublico.cl mediante archivos adjuntos, debiendo cumplir con todas las especificaciones señaladas en las bases técnicas.

La oferta técnica deberá acompañar los siguientes anexos y documentos:

a)        Anexo N°5 “Experiencia del oferente” y los documentos de respaldo: Los oferentes deberán acreditar en dicho Anexo N°5 las experiencias en la prestación de servicios finalizados de similar naturaleza a los que se licita, es decir, servicios de catering o coffee break.

Sólo se considerarán un máximo de 10 experiencias, en instituciones públicas o privadas, dentro de los últimos 5 años contados regresivamente desde la presentación de la oferta. Si presenta experiencias por sobre el plazo de 5 años, no serán contabilizadas. En caso de superar el límite de 10 experiencias, sólo se evaluarán las 10 primeras.

La no presentación del Anexo N°5, o de los medios de verificación respectivos, o no proporcione la información requerida, se evaluará con puntaje cero.

b)        Anexo N°6 “Tiempo de Respuesta para la ejecución de un servicio de catering o coffee break”: Los oferentes deberán especificar en el Anexo N°6 el tiempo destinado para la ejecución de una solicitud de servicio de catering o coffee break por parte del Ministerio. Este tiempo de demora deberá considerar las opciones de catering o coffee break detalladas en el mencionado Anexo, así como las especificaciones establecidas en las bases técnicas y el número de invitados previsto.

Si el oferente no presenta el Anexo N° 6, o no proporcione la información requerida, o indique un plazo superior al límite señalado en cada opción, según se detalla en el referido Anexo N°6, su oferta será declarada inadmisible, quedando excluida del proceso de licitación.

c)         Resolución Sanitaria: Los oferentes deberán adjuntar a sus ofertas la respectiva autorización sanitaria vigente, emitida al R.U.T. de la persona natural o jurídica que participa en la licitación como proponente. Esta autorización deberá por una parte permitir la elaboración de alimentos y otros preparados, y por otra ser emitida por la Secretaría Regional Ministerial (SEREMI) de Salud. Si el oferente no presenta este documento, su oferta será declarada inadmisible, quedando excluida del proceso de licitación.

5.6.        Ingreso de la oferta económica en el Portal Mercado Público:

El Ministerio informa que el monto máximo disponible para esta licitación es de $65.000.000.- (sesenta y cinco millones de pesos), impuestos incluidos, si correspondiere.

El presupuesto máximo disponible se ejecutará en función del consumo mensual, el que puede variar dependiendo de los servicios que puedan ser solicitados por parte del Ministerio.

La oferta económica deberá presentarse en el formato correspondiente al Anexo N°3 “Oferta Económica”, de estas bases, a través del Portal Mercado Público.

Por su parte, en el precio total propuesto por el oferente en el Anexo respectivo deberán estar considerados todos los costos, gastos e impuestos inherentes al servicio licitado. Por consiguiente, no se podrán efectuar otros cobros adicionales para el desarrollo de estos.  

La oferta que no presente íntegramente la referida información, que la modifique en todo o parte, o indique un monto superior al máximo disponible, será declarada inadmisible, quedando excluida del proceso de licitación.

El proponente será responsable de constatar que el envío de su propuesta, a través del Portal Mercado Público se haya efectuado con éxito. Para ello, deberá verificar el despliegue automático del “Comprobante de Envío de Oferta” que se entrega en dicho sistema e imprimirlo para su resguardo.

5.7.        Vigencia de la oferta:

Las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 90 días corridos, contados desde la fecha de cierre de recepción de ofertas indicada en el Portal Mercado Público.

1. APERTURA Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

6.1.        Apertura de las ofertas:

La apertura de los antecedentes de las ofertas técnicas y económicas se efectuará el día señalado en el cronograma, en un solo acto, a través del Portal Mercado Público, por un analista de la Unidad de Compras y Contrataciones de la División de Administración General del Ministerio.

Las ofertas que se presenten serán estudiadas y evaluadas por una Comisión Evaluadora, referida en el numeral 6.4. de las presentes bases.

Una vez concluidas las aperturas respectivas, dicho analista le comunicará por escrito o por correo electrónico a los integrantes de la Comisión de Evaluación, el hecho de haberse efectuado la apertura electrónica de las propuestas, remitiéndole copia de estas, de la Declaración Jurada a que se refiere el número 2.3 de las presentes bases administrativas y los demás antecedentes formales que se hubieran presentado junto con la oferta.

Las ofertas técnicas de los oferentes serán visibles en el Sistema de Información que administra la Dirección de Compras y Contratación Pública, a través del portal www.mercadopublico.cl.

6.2.        Aclaración y complementación de antecedentes:

Previo a la evaluación de las ofertas y durante el examen de admisibilidad, el Ministerio podrá solicitar a los proponentes que salven errores, omisiones formales y/o entreguen aclaraciones sobre los antecedentes presentados, así como la complementación de éstos, siempre y cuando las rectificaciones de dichos errores u omisiones o aclaraciones no les confieran una situación de privilegio respecto de los demás competidores; esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los proponentes, y se informe de dicha solicitud al resto de los proponentes, a través del Portal Mercado Público. El plazo máximo para que los oferentes hagan las aclaraciones, salven los errores o entreguen dichos antecedentes, será de 2 días hábiles contados desde la solicitud realizada por el Ministerio.

Del mismo modo, el Ministerio podrá solicitar la presentación de certificaciones o antecedentes que los oferentes hayan omitido presentar al momento de efectuar la oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar ofertas y el periodo de evaluación. En tal caso, el proveedor recibirá menos puntaje de acuerdo con lo señalado en la letra b) del numeral 6.8. de las bases administrativas.

La no entrega de los documentos señalados anteriormente en el plazo establecido, implicará que la oferta presentada será declarada inadmisible.

6.3.        Contactos:

El Ministerio no podrá tener contacto con los oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública u otro expresamente previsto en estas bases.

6.4.        Comisión Evaluadora:

Las ofertas recibidas en la presente licitación serán evaluadas por una Comisión Evaluadora, la que estará compuesta por un número impar de funcionarios/as o colaboradores/as, nombrando a un titular y su suplente, en caso de impedimento del primero para integrar dicha comisión, según se señala en el siguiente recuadro:

Sin perjuicio de lo anterior, en caso de impedimento de los/las funcionarios/as o colaboradores/as que se indican en el cuadro anterior, integrarán la Comisión las personas que las jefaturas correspondientes designen, mediante correo electrónico dirigido a la jefatura de la Unidad de Fiscalía Interna de este Ministerio, debiendo elaborarse el acto administrativo respectivo, conforme señala el artículo 37 del Reglamento de la ley de compras.

El personal a honorarios, excepcionalmente, podrá integrar comisiones evaluadoras si la autoridad lo estima pertinente; en todo caso, los funcionarios/as deberán ser siempre mayoría con respecto al personal que no cuenta con esta condición.

Sólo se evaluarán las ofertas que hayan acompañado la documentación requerida, en tiempo y forma, incluyendo las aclaraciones. Los puntajes técnicos, económicos y finales se expresarán, por cada evaluación, con dos decimales, sin aproximación.

Los miembros de dicha comisión serán registrados en el sistema de la ley N°20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las autoridades y funcionarios.

Los miembros de la Comisión Evaluadora no podrán: 

a)              Tener contactos con los oferentes, salvo en cuanto proceda alguno de los mecanismos regulados por los artículos 27, 39 y 40 del reglamento de la ley N°19.886.

b)             Intervenir en procedimientos de contratación pública o ejecución contractual en los que puedan tener interés, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 35 quinquies de la ley N°19.886.

c)              Aceptar solicitudes de reunión, de parte de terceros, sobre asuntos vinculados directa o indirectamente con esta licitación, mientras integren la comisión evaluadora. 

d)             Aceptar ningún donativo de parte de terceros. Entiéndase como terceros, entre otros, a las empresas que prestan servicios de asesoría, o bien, sociedades consultoras, asociaciones, gremios o corporaciones.

La Comisión de Evaluación deberá elaborar y suscribir un Informe de Evaluación el cual deberá contener la siguiente información:

a)              Verificación de admisibilidad de los proponentes: se deberá dejar constancia del cumplimiento por parte de cada proponente de la presentación en tiempo y forma de las propuestas junto con toda la documentación adicional exigida. En el evento de detectarse alguna causal de inadmisibilidad se deberá dejar constancia de ello, declarándose la inadmisibilidad y no procediéndose a la evaluación de dicha oferta.

b)             Cuadro de evaluación de todas las propuestas recibidas que fueron consideradas admisibles, las que serán consignadas en orden decreciente, según el puntaje total obtenido.

c)              Proposición fundada de adjudicación de la licitación al proponente que efectuó la oferta más ventajosa, es decir, la que obtuvo el mayor puntaje de acuerdo con los criterios de evaluación fijados en las presentes bases, o bien, la proposición fundada de que se declare desierto el proceso licitatorio, cuando no se presenten ofertas o éstas no resulten convenientes a los intereses del Ministerio.

6.5.        Criterios de evaluación y procedimiento de evaluación de las ofertas:

La evaluación de las ofertas se realizará en una etapa, considerando los siguientes criterios de evaluación y subcriterios:

El cálculo del puntaje de evaluación final para cada oferente se obtendrá de:

PUNTAJE TOTAL EVALUACIÓN = CE + CT + CA

Siendo la oferta adjudicada la que tenga el mayor puntaje asignado por la Comisión Evaluadora, como consecuencia de la aplicación de los referidos criterios.

6.6.        Evaluación de las ofertas económicas: 45 puntos.

El presupuesto máximo disponible es de $65.000.000.- (sesenta y cinco millones de pesos), impuestos incluidos, si correspondiere, y se ejecutará en función del consumo mensual, el que puede variar dependiendo de los servicios que puedan ser solicitados por parte del Ministerio.

La modalidad de consumo mensual implica que, durante la vigencia del contrato, es posible no utilizar el presupuesto máximo disponible en su totalidad o agotarlo antes de lo previsto. No obstante, lo anterior, las bases permiten aumentar el monto del contrato respectivo hasta en un 30%, conforme con lo dispuesto en el numeral 10.4. de las presentes bases administrativas.

La evaluación de las ofertas económicas se efectuará utilizando la siguiente fórmula, que se aplicará a cada opción de servicio requerido. Esta fórmula considera el valor unitario de cada opción impuestos incluidos, si correspondiere, y permite comparar todas las ofertas presentadas:

Donde:

• POE i: Puntaje económico de la oferta en evaluación para la opción i.
• OEB: Oferta económica más baja (valor con impuestos incluidos, si correspondiere) para la opción i.
• OEE: Oferta económica en evaluación (valor con impuestos incluidos, si correspondiere) para la opción i.
• i: Equivale a la opción 1, 2 o 3, según corresponda.

Cálculo del Puntaje Total

El puntaje total de la oferta económica se obtiene sumando los puntajes calculados para cada una de las opciones de servicio:

PUNTAJE TOTAL OFERTA ECONÓMICA = POE1+POE2+POE3

Las ofertas no podrán superar el presupuesto máximo disponible correspondiente a $65.000.000.- (sesenta y cinco millones de pesos), impuestos incluidos, si correspondiere, lo que será evaluado con la presentación del Anexo N°3. “Oferta Económica” de las presentes bases licitación.

La oferta que no presente íntegramente la información, que la modifique en todo o parte, o indique un monto superior al máximo disponible, será declarada inadmisible, y no participará del proceso de evaluación de oferta.

6.7.        Evaluación de las ofertas técnicas: 44 puntos.

Para la evaluación de este criterio, se considerarán los siguientes subcriterios:

a)                  Experiencia del oferente: 20 puntos.

En cuanto a este subcriterio, la oferta técnica será evaluada con la presentación del Anexo N°5 “Experiencia del oferente”, y sus documentos de respaldo que acreditan la experiencia.

El oferente deberá acreditar en el referido Anexo N°5 las experiencias en la prestación de servicios finalizados de similar naturaleza a los que se licita, es decir, servicios de catering o coffee break.

Sólo se considerarán un máximo de 10 experiencias, en instituciones públicas o privadas, dentro de los últimos 5 años contados regresivamente desde la presentación de la oferta. Si presenta experiencias por sobre el plazo de 5 años, no serán contabilizadas. En caso de superar el límite de 10 experiencias, sólo se evaluarán las 10 primeras.

Para lo anterior, deberá considerarse la siguiente tabla:

La no presentación del Anexo N°5, o de los medios de verificación respectivos, o no proporcione la información requerida, se evaluará con puntaje cero.

b)                  Tiempo de respuesta para la ejecución de un servicio de catering o coffee break: 24 puntos.

Para la evaluación de este subcriterio, el oferente deberá especificar en el Anexo N°6 el tiempo de respuesta destinado para la ejecución de una solicitud de servicio de catering o coffee break por parte del Ministerio. Este tiempo de demora deberá considerar las opciones de catering o coffee break detalladas en el referido Anexo, así como las especificaciones establecidas en las bases técnicas y el número de asistentes previsto.

Para lo anterior, deberá considerarse la siguiente tabla:

PUNTAJE TIEMPO DE RESPUESTA = (PROMEDIO PUNTAJE OPCIÓN N°1) + (PROMEDIO PUNTAJE OPCIÓN N°2) + (PROMEDIO PUNTAJE OPCIÓN N°3)

6.8.        Evaluación del criterio administrativo: 11 puntos.

Para la evaluación de este criterio, se considerarán los siguientes subcriterios:

a)            Criterio de Integridad: 6 puntos.

En cuanto a este criterio, se considerará y evaluará la declaración que realice el oferente de acuerdo con el Anexo N°4 “Declaración Jurada Simple Programa de Integridad”, acerca de si posee una estrategia implementada por la empresa oferente para promover y asegurar que todas sus operaciones y actividades se realicen de acuerdo con las leyes, regulaciones y normas éticas aplicables. Este programa tiene que prevenir y detectar conductas ilegales, corruptas o antiéticas, y promover una cultura de ética y responsabilidad dentro de la organización.

La no presentación del Anexo N° 4, o de los medios de verificación respectivos se evaluará con puntaje cero.

b)           Evaluación del cumplimiento de requisitos formales y administrativos: 5 puntos.

El oferente que presente su oferta cumpliendo todos los requisitos formales de presentación de la misma y acompañando todos los antecedentes requeridos antes del cierre de presentación de oferta obtendrá 5 puntos.

En caso de que se verifique la situación descrita en el numeral 6.2. de las presentes bases administrativas, y el oferente haga entrega de los documentos o aclaraciones requeridas en el plazo dispuesto en dicho numeral, obtendrá 0 puntos en este criterio.

De acuerdo con lo señalado, la asignación de puntajes en este criterio se realizará conforme a lo siguiente:

6.9.        Criterios de desempate:

En caso de que, al sumar todos los criterios por cada oferente evaluado, se produjese un empate en el total de la ponderación, se desempatará a partir de los siguientes criterios en orden de aplicación sucesiva y excluyente:

a)         “Criterio Económico”.

b)        Subcriterio técnico de evaluación: “Tiempo de respuesta para la ejecución de un servicio de catering o coffee break”.

c)         Subcriterio Técnico de evaluación: “Experiencia del Oferente”.

En el caso que, no obstante, la situación de empate subsista se adjudicará a la oferta que haya sido ingresada primero según comprobante de ingreso de oferta emitido por la Dirección de Compras y Contratación Pública en el Portal www.mercadopublico.cl.

6.10.    Coordinación de procesos de compra:

La División de Administración General, a través de su Unidad de Compras y Contrataciones, servirá de instancia de coordinación de la presente licitación pública, para efectos de dar cumplimiento a las regulaciones vigentes y los plazos fijados en el respectivo cronograma de licitación.

1. ADJUDICACIÓN

7.1.        Selección de la oferta más conveniente:

El Ministerio adjudicará la presente licitación al proponente que obtenga el mayor puntaje total, de acuerdo con lo informado por la Comisión Evaluadora en la respectiva Acta de Evaluación.

El oferente que haya obtenido el mayor puntaje final en la evaluación será seleccionado y se procederá a su adjudicación mediante resolución fundada de la autoridad competente, debidamente notificada. En dicho acto deberán especificarse los criterios de evaluación que hayan permitido al adjudicatario obtener la calificación de oferta más conveniente.

En caso de que la adjudicación no se realice dentro del plazo originalmente establecido, el Ministerio informará en el Portal Mercado Público las razones que justifican dicho retraso y señalará un nuevo plazo para la adjudicación. En este caso el plazo de entrega de la documentación para contratar se aumentará en la misma cantidad de días que se haya modificado el plazo original de la adjudicación.

En caso de que los participantes de esta licitación tuviesen consultas respecto del proceso de adjudicación, éstas deberán ser enviadas al correo electrónico compras@minsegpres.cl hasta el tercer día hábil siguiente a la adjudicación en el Portal Mercado Público.

7.2.        Inadmisibilidad de las ofertas y declaración de desierta la licitación:

El Ministerio se reserva el derecho de declarar inadmisibles las ofertas, sin ser taxativo, en los siguientes casos:

a)         Cuando la oferta no cumpla con los requisitos establecidos en las bases administrativas y técnicas, ya sea en uno o más actos específicos o que la modifique en todo o parte.

b)        La oferta de una Unión Temporal de Proveedores que no acompañe el documento público o privado que señale, a lo menos, la solidaridad entre las partes respecto de todas las obligaciones que se generen con el Ministerio y el nombramiento de un representante o apoderado común con poderes suficientes y la duración o vigencia de la UTP, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 67 bis del reglamento de compras públicas.

c)         La oferta que no acompañe el Anexo N°2 “Declaración Jurada Simple para Ofertar y Contratar”, en el caso de las miembros de la UTP, con excepción del representante de esta, toda vez que este último debe firmar la Declaración Jurada en Línea al momento de presentar su oferta.

d)        La no entrega de los documentos en el plazo establecido en el numeral 6.2. “Aclaración y complementación de antecedentes”.

e)        La oferta que no acompañe el Anexo N°3 “Oferta Económica”, que no presente íntegramente la referida información, que la modifique en todo o parte, o indique un precio superior al máximo disponible.

f)          La oferta que no acompañe el Anexo N°6 “Tiempo de respuesta para la ejecución de un servicio de catering o coffee break”, o no proporcione la información requerida o indique un plazo superior al límite indicado en cada opción, según se detalla en el referido Anexo N°6.

g)         La oferta que no acompañe la Resolución Sanitaria respectiva.

h)        Las demás causales que establezcan las presentes Bases de Licitación.

i)          Podrá también el Ministerio declarar inadmisible las ofertas en el mismo acto de adjudicación si lo creyere procedente, en forma fundada, o bien, declarando desierta la licitación, cuando las propuestas no resulten convenientes para los intereses del Ministerio.

Los proponentes que no resulten seleccionados no tendrán derecho a indemnización alguna.

7.3.        Readjudicación:

El Ministerio podrá readjudicar el proceso licitatorio dentro de sesenta (60) días corridos contados desde la publicación de la adjudicación original al segundo oferente mejor evaluado, de acuerdo con el Acta de Evaluación informada en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, y así sucesivamente con el resto de los proponentes, cuando concurra, sin ser taxativo, alguna de las siguientes situaciones:

a)              Si el adjudicatario se desiste de su oferta.

b)             Si el adjudicatario no presenta toda la documentación requerida para la suscripción del contrato o emisión y aceptación de la orden de compra, según corresponda, dentro del plazo señalado en el cronograma de licitación.

c)              Si el adjudicatario no suscribe el contrato en el plazo indicado en el cronograma, en caso de que corresponda, o no acepta la orden de compra en el plazo de 2 días hábiles.

d)             En caso de que se presentaren observaciones al proceso de adjudicación.

e)             Si el adjudicatario al momento de la formalización de la contratación es inhábil para contratar con el Estado.

1. CONDICIONES PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

8.1.        Inscripción en el Registro de Proveedores:  

Conforme a lo dispuesto por el artículo 66 del Reglamento de Compras Públicas, las entidades podrán exigir a los adjudicatarios su inscripción en el Registro de Proveedores para poder suscribir los contratos definitivos o la emisión de la orden de compra. En consecuencia, el adjudicatario deberá encontrarse inscrito o inscribirse en el Registro de Proveedores, regulado en el Capítulo IX del citado Reglamento, debiendo acompañar por escrito, junto con la documentación que más adelante se indica, comprobante o certificado de dicha inscripción que dé cuenta que se encuentra en estado hábil. 

Si el adjudicado no se encontrare inscrito en el Registro de Proveedores, dispondrá del mismo plazo indicado en el cronograma (para acompañar los documentos necesarios para la firma del contrato o emisión de la orden de compra, según corresponda), para efectuar su inscripción y acompañar el respectivo comprobante o certificado. 

Para el caso de que, el adjudicatario sea una unión temporal de proveedores, cada uno de los integrantes de dicha unión deberá encontrarse inscrito, en estado de proveedor hábil, en el Registro de Proveedores de Mercado Público.  

8.2.        Documentación:

A fin de elaborar y suscribir el contrato correspondiente o emitir la orden de compra, según corresponda, el oferente adjudicado deberá presentar la documentación que a continuación se indica, con excepción de los antecedentes que se encuentren digitalizados en el Portal Chile Proveedores y que dicha circunstancia le conste y haya sido verificada por el Ministerio, mediante su envío digital o a la Oficina de Partes del Ministerio, ubicada en calle Morandé N° 115, piso 4, comuna de Santiago, según sea el caso, dentro del plazo indicado en el cronograma:

a)         Persona natural

-                 Inscripción (en estado hábil) en el Registro de Proveedores

-                 Fotocopia de su cédula de identidad.

-                 Inicio de actividades ante el Servicio de Impuestos internos.

-                 Declaración jurada simple de inhabilidades y prohibiciones para ofertar y contratar.

-                 Formulario F30 de la Dirección del Trabajo.

-                 Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y obligaciones laborales, cuando corresponda.

b)        Persona Jurídica

-                 Inscripción (en estado hábil) en el Registro de Proveedores.

-                 Fotocopia de la cédula de identidad del (de la) o los(las) representantes legales.

-                 La vigencia de la persona jurídica por medio de copia del certificado de vigencia emitido por el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, o por las autoridades que corresponden, de data no superior a tres meses contados hacía atrás desde la fecha en que deba suscribirse el contrato.

-                 La vigencia de los poderes del (de la) o los(as) representantes legales a través de copia del certificado de vigencia emitido por el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, o por las autoridades que correspondan, de una data no superior a tres meses contados hacía atrás desde la fecha en que deba suscribirse el contrato.

-                 En caso de que sea una persona jurídica constituida bajo la ley N° 20.659, que “Simplifica el régimen de constitución, modificación y disolución de las sociedades comerciales (Empresa en un día), deberá acreditar mediante el certificado de vigencia de ese tipo de personas jurídicas, los que debe ser extendidos con misma vigencia que en los casos anteriormente señalados, acompañando la escritura de constitución.

-                 Declaración jurada simple de inhabilidades y prohibiciones para ofertar y contratar.

-                 Formulario F30-1 de la Dirección del Trabajo.

-                 Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y obligaciones laborales, cuando corresponda.

c)         Unión Temporal de Proveedores (UTP): 

-                 Inscripción (en estado hábil) en el Registro de Proveedores, de cada uno(a) de lo(s) integrantes.

-                 La escritura pública de su constitución, cuando el monto de la contratación sea superior a 1.000 UTM, de acuerdo con lo establecido en el artículo 67 bis del Reglamento.

-                 Fotocopia de la cédula de identidad de todos(as) los(as) integrantes de la UTP.

-                 Formulario F30-1 de la Dirección del Trabajo de cada uno de los(las) miembros integrantes.

-                 Garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y obligaciones laborales, cuando

                       corresponda.

Si el adjudicado no entregara la documentación dentro del plazo indicado, se le formularan reparos a algún documento entregado, o no acompañara comprobante o certificado de su inscripción en Registro de Proveedores, el Ministerio otorgará por escrito un plazo adicional de 3 días hábiles para completar la documentación, subsanar las observaciones y/o efectuar su inscripción en el Registro de Proveedores y acompañar comprobante o certificado de la misma o los documentos señalados precedentemente. Si transcurrido este plazo, el adjudicado no hace entrega de los documentos faltantes, no ha subsanado las observaciones que se le hubieren formulado, y/o no se inscribe en el Registro de Proveedores o no acompaña comprobante o certificado de dicha inscripción, se dejará sin efecto la adjudicación y se seleccionará a la segunda oferta mejor evaluada, o bien, se declarará desierta la licitación. En dicho caso, el Ministerio podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, según corresponda.

1. GARANTÍA DE FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE CONTRATO.

Una vez notificado el adjudicado, deberá presentar, dentro del mismo plazo otorgado para acompañar la documentación legal antes señalada, una garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, con una vigencia, que debe extenderse desde la fecha de su entrega hasta 90 días corridos posteriores al término del contrato, como mínimo, según el cronograma señalado en el numeral 3 de las presentes bases.

La caución deberá cumplir los siguientes requisitos:

a)              Física o electrónica, en este último caso ajustándose a lo dispuesto en la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

b)             Pagadera a la vista, esto es, contra su sola presentación.

c)              Irrevocable.

d)             Extendida a favor del Ministerio Secretaría General de la Presidencia debiendo incluir una glosa que individualice el nombre del servicio y/o el ID del proceso licitatorio.

Dicha garantía podrá ser tomada directamente por el oferente o por un tercero a nombre del proponente, y podrá consistir en cualquier tipo de instrumento pagadero a la vista e irrevocable, expresado en pesos o en otra unidad monetaria de circulación nacional equivalente, tales como: boleta bancaria, vale vista, póliza de seguro de ejecución inmediata, depósito a la vista, un certificado de fianza a la vista, seguro de garantía y en general cualquier otra alternativa indicada en el artículo 68 del Reglamento de Compras Públicas, que asegure el pago de la garantía de forma rápida y efectiva, por un monto de equivalente al 10% del valor del contrato.

En el caso de que la garantía se entregue a través de una póliza de seguro, ésta deberá cumplir con lo siguiente:

1. Debe excluir cláusula de arbitraje en los términos del artículo 72 del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, toda vez que debe ser irrevocable, pagadera a la vista y de cobro inmediato.
2. Debe establecer que se hará efectiva en caso de multas aplicadas al contratista.
3. Debe incluir el pago de remuneraciones y cotizaciones de salud y previsionales de los trabajadores del contratista y subcontratista.

En caso de que el instrumento no permita la inclusión de la glosa señalada, el oferente deberá dar cumplimiento a la incorporación de ésta en forma manuscrita en el mismo instrumento, o bien, mediante un documento anexo a la garantía.

Dicha garantía caucionará, además, el pago de las obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores del adjudicatario en caso de que, a la fecha de pago, ellas se encuentren adeudadas por el proveedor.

En caso de que el contrato se amplíe la garantía deberá igualmente ampliarse o renovarse, con una vigencia mínima desde la fecha de su emisión o presentación hasta 90 días corridos posteriores al término de la prórroga del plazo si correspondiere. Asimismo, en caso de ampliación o disminución de contrato afecte al monto máximo a contratar, el contratista deberá adecuar el monto de la garantía al valor del contrato.

En caso de cobro de esta garantía derivado del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que impone el contrato, el adjudicatario deberá reponer la garantía por igual monto y por el mismo plazo de vigencia que la que reemplaza. Si el proveedor no repone dicha garantía dentro de los 10 días hábiles siguientes contados desde la notificación del cobro de la primera, se procederá en conformidad a lo establecido en la cláusula sobre término anticipado del contrato.

Si la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato es otorgada en el extranjero, el emisor del respectivo documento debe estar representado en Chile o estar reconocido por un banco o institución financiera chilena.

En caso de que el contratista no entregue la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato de acuerdo a los plazos establecidos en el número 3 de las bases administrativas, el Ministerio podrá dejar sin efecto la adjudicación y readjudicará la licitación al oferente, que según el Acta Final de Evaluación, haya obtenido el siguiente mejor puntaje final, si su oferta resulta conveniente para los intereses del Ministerio, y así sucesivamente; o bien, declarará desierta la licitación, según corresponda.

Ejecución de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.

El Ministerio estará facultado para hacer efectiva la garantía de fiel cumplimiento del contrato, administrativamente y sin necesidad de requerimiento ni acción judicial o arbitraria alguna, en caso de incumplimiento del adjudicatario de las obligaciones que le impone el contrato. El incumplimiento comprende también el cumplimiento imperfecto o tardío de las obligaciones del adjudicatario. Además, podrá hacerse efectiva, sin ser taxativo, por el Ministerio:

• Si se pone término al contrato, por cualquiera de las causas indicadas en el punto 10.7. de las presentes bases “Término Anticipado”, con excepción de su letra a).
• Para dar pago a las multas en caso de ser necesario.
• En caso de que, no se hubiere renovado el instrumento de garantía y el contratista tuviere la obligación de renovar dichos instrumentos.
• Para hacer pago de cualquier deuda que el contratista tuviere con el Ministerio.
• En caso de incumplimiento de obligaciones laborales o previsionales.
• En caso de que el oferente vulnere el Pacto de Integridad establecido en las presentes bases de licitación.

Custodia y devolución de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.

El Ministerio custodiará la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato a través del Departamento de Administración y Finanzas de la División de Administración General, el que deberá hacer su devolución una vez ejecutados los servicios y cumplido a satisfacción el contrato. Para ello, la contraparte técnica del contrato debe emitir un certificado que acredite tal situación.

Se procederá a devolver el documento de garantía, mediante su endoso, en el caso que el documento sea endosable, o estampando al dorso la leyenda “Devuelta al Tomador”, en caso de que no lo sea, entregándoselo directamente al representante legal del adjudicatario, debidamente identificado, o, a la persona mandatada especialmente para retirar el documento, quién deberá identificarse presentando poder simple firmado por el representante legal. La entrega se efectuará previa firma del certificado de retiro y recepción pertinente.

1. DEL CONTRATO

10.1.      Aprobación del contrato:

El contrato que el Ministerio suscriba con el adjudicado deberá ser aprobado a través del correspondiente acto administrativo. No procederá pago alguno mientras el acto aprobatorio del contrato no se encuentre totalmente tramitado.

10.2. Vigencia y renovación del contrato:

El contrato entrara en vigencia una vez que el acto administrativo que lo apruebe se encuentre totalmente    tramitado, y se extenderá por un plazo de 24 meses, o hasta el consumo de los recursos, lo que ocurra primero. La referida resolución será notificada y publicada en el Portal www.mercadopublico.cl.

Sin perjuicio de lo anterior, por razones de buen servicio, la vigencia del contrato podrá extenderse desde su suscripción. Con todo, no procederá pago alguno mientras no se encuentre totalmente tramitado el acto administrativo que apruebe el contrato.

La fecha de vigencia del contrato deberá quedar consignada en un “Acta de inicio de Servicio” elaborada y suscrita por la contraparte técnica ministerial, la que pasará a formar parte integrante del respectivo contrato que se suscriba.

En atención a la trascendencia del servicio, el contrato podrá ser renovado fundadamente por una sola vez, de común acuerdo entre el contratista y el Ministerio, y en los mismos términos, en la medida que exista disponibilidad presupuestaria y previo informe técnico favorable de la contraparte técnica del Ministerio. La renovación deberá ser aprobada mediante el acto administrativo que corresponda.

10.3. Subcontratación:

En virtud de la naturaleza del contrato, el contratista no podrá subcontratar el servicio objeto de la presente licitación.

10.4. Modificación del contrato:

El contrato podrá modificarse, previo informe suscrito por la contraparte técnica que justifique dicha modificación, por alguna de las siguientes causales:

a)         Por mutuo acuerdo de las partes.

b)        Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

Las modificaciones podrán efectuarse con la finalidad de lograr un mejor cumplimiento del objeto del contrato o de salvar imprevistos ocurridos durante se ejecución, no imputables a los contratantes y que incidan en su normal desarrollo.

Las modificaciones introducidas podrán significar una variación del precio de la contratación, pudiendo aumentar o disminuir los servicios contratados hasta en un 30% del monto del mismo, I.V.A. incluido, siempre que exista disponibilidad presupuestaria para tales efectos, debiendo aumentarse y/o disminuirse, según proceda, el monto y la vigencia de las garantías.

Dichas modificaciones deberán ser aprobadas mediante el acto administrativo que corresponda, siempre que no implique una modificación sustancial al objeto del contrato, que no vulneren el principio de estricta sujeción a las bases, ni de igualdad de los oferentes. El correspondiente acto administrativo se notificará al proveedor por medio del Portal Mercado Público.

10.5. Cesión del contrato:

El contratista no podrá, en ningún caso, ceder o transferir en forma alguna, total o parcialmente, los derechos y obligaciones establecidas en el contrato. La infracción de esta prohibición dará derecho al Ministerio para poner término anticipado a la contratación, en forma inmediata. Lo anterior es sin perjuicio de la transferencia -que se pueda efectuar con arreglo a las normas del derecho común- de los documentos justificativos de los créditos que emanen de la respectiva contratación.

10.6.  Sanciones por incumplimiento y procedimiento para la aplicación de dichas sanciones:

El Ministerio aplicará al proveedor las multas y sanciones descritas en este numeral, las que se refieren a situaciones de incumplimiento en el desempeño y ejecución del servicio:

Las referidas multas, no podrán exceder en su totalidad el 30% del valor total de la contratación, IVA incluido. En tal caso, se configura el término anticipado, de conformidad con lo dispuesto en el punto 10.7. sobre término anticipado.

Procedimiento para la aplicación de sanciones por incumplimiento.

Ante cualquier incumplimiento imputable al(a la) proveedor(a) adjudicado(a), y que implique una deficiencia o incumplimiento de las obligaciones señaladas en las bases, en el contrato y/o en todos los documentos que son parte integrante del proceso concursal, será responsabilidad de la contraparte técnica levantar a tiempo los avisos y alertas, e informar de aquella situación a la División de Administración General de este Ministerio, adjuntando un informe que dé cuenta de forma detallada del eventual incumplimiento.

Una vez recibido el informe, el(la) administrador(a) del contrato deberá notificar de ello al(a la) proveedor(a) adjudicado(a), acompañando a dicha comunicación el informe mencionado. La notificación se efectuará por correo electrónico a la casilla informada por el(la) proveedor(a) adjudicado(a), indicando el monto eventual de la multa a aplicar.

Una vez notificado, el(la) proveedor(a) adjudicado(a) tendrá un plazo de 10 días hábiles para presentar sus descargos al correo electrónico que indique la Unidad de Compras y Contrataciones. Vencido el plazo anterior, con o sin la presentación de los descargos, el(la) administrador(a) del contrato remitirá todos los antecedentes a la Unidad de Fiscalía Interna, a fin de que realice un análisis jurídico y elabore el correspondiente acto administrativo.

En caso de que el(la) proveedor(a) adjudicado(a) presente sus descargos dentro del plazo establecido para estos efectos, el Ministerio tendrá un plazo de 30 días hábiles administrativos, contados desde la recepción de los descargos del (de la) proveedor(a), para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente.

La decisión del Ministerio deberá formalizarse mediante resolución fundada de la(del) Subsecretaria(o), la que será notificada por cualquiera de las formas que establece la ley N°19.880 de bases de los procedimientos administrativos, publicándose oportunamente en el Sistema de Información. De igual forma se procederá, en caso de no presentarse descargos a la decisión de aplicar multas.

Conforme a lo establecido en el artículo 79 ter del Reglamento, el(la) proveedor(a) adjudicado(a) dispondrá de un plazo de 5 días hábiles administrativos contados desde la notificación de la resolución singularizada en el párrafo anterior, para impugnar dicho acto administrativo mediante los recursos administrativos ordinarios contemplados en la ley Nº 19.880, debiendo acompañar todos los antecedentes que justifiquen eliminar, modificar o reemplazar la respectiva medida. La impugnación se podrá efectuar a través de correo electrónico o por cualquiera de las formas que establece la ley N°19.880. El Ministerio tendrá un plazo no superior a 30 días hábiles administrativos para resolver el citado recurso.

La resolución que acoja el recurso podrá modificar, reemplazar o dejar sin efecto el acto impugnado y deberá formalizarse a través de la dictación de una resolución fundada. Dicha resolución deberá ser notificada al (a la) proveedor(a) adjudicado(a), por cualquiera de las formas que establece la ley Nº 19.880 y deberá publicarse en el ID correspondiente del Sistema.

Consideraciones para la aplicación de las multas

Las multas deberán ser pagadas en el plazo máximo de 10 días hábiles, contados desde la notificación de la resolución que las aplica.

En caso de que no se efectúe el pago dentro de dicho lapso, el Ministerio podrá descontar el monto de la multa del estado de pago más próximo o en los pagos siguientes.

En el evento que lo anterior no sea posible, se procederá a cobrar la multa a través de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, haciendo efectiva la multa sólo respecto de aquella parte que cubre el valor de esta, debiéndose restituir la diferencia al (a la) proveedor(a) adjudicado(a). En este último caso, en la medida que la garantía cobrada esté vigente, el(la) proveedor(a) adjudicado(a) deberá reponer la garantía por igual monto y por el mismo plazo de vigencia que la que reemplaza, dentro de los 10 días hábiles desde la notificación del cobro.

En caso de no reemplazar la garantía, el Ministerio podrá poner término anticipado a la contratación sin derecho a restituir el remanente al (a la) proveedor(a) adjudicado(a).

Cuando las multas se fijen en una unidad financiera distinta, la fecha de conversión será la del día de emisión del respectivo acto administrativo firme que origina el cobro de la multa. Por otra parte, en caso de que el cálculo del monto de la respectiva multa, convertido a pesos chilenos, resulte un número con decimales, éste se redondeará al número entero más cercano.

Las multas se aplicarán, sin perjuicio del derecho del Ministerio de recurrir ante los Tribunales Ordinarios de Justicia, a fin de hacer efectiva la responsabilidad del (de la) proveedor(a) adjudicado(a).

10.7. Término anticipado:

El Ministerio pondrá término al contrato por resolución fundada, sin indemnización alguna al contratista, en el evento de alguna de las siguientes circunstancias:

a)         Resciliación o acuerdo de las partes.

b)        Si se dictare resolución de liquidación en contra del proveedor adjudicado en un Procedimiento Concursal de Liquidación, o si transcurriera el plazo de Protección Financiera Concursal una vez dictada resolución de Reorganización o resolución de Reorganización Simplificada, en un Procedimiento Concursal de Reorganización o si el Contratista cayere en estado de notoria insolvencia, a menos, que se entreguen suficientes cauciones para garantizar el cumplimiento del contrato.

c)         Si se disolviere la sociedad del contratista tratándose de personas jurídicas o la unión temporal de proveedores.

d)        Por exigirlo el interés público o la seguridad nacional.

e)        Por incumplimiento grave, debidamente calificado por el Ministerio, de las obligaciones contraídas por el proveedor adjudicado, cuando sea imputable a éste. Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución, la ejecución parcial o deficiente por parte del contratista de las obligaciones contractuales, descritas en las presentes bases, sin que exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y cuando dicho incumplimiento le genere al Ministerio perjuicio en el cumplimiento de sus funciones. Se considerarán, entre otros, incumplimientos graves los siguientes:

1.  El incumplimiento del numeral 2.4 “Pacto de integridad”.
2. Superar el tope general del 30% dispuesto en el numeral 10.6. “Sanciones por incumplimiento y procedimiento para la aplicación de dichas sanciones”.
3. El incumplimiento del numeral 10.3. “Subcontratación”.
4. Si se incumple lo dispuesto en el numeral 10.5. “Cesión del contrato”.
5. El incumplimiento de los numerales 10.9. “Confidencialidad y Política de Seguridad de la Información” y 10.10. “Propiedad Intelectual y Licencias”.
6. No reponer la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato por igual monto y por el mismo plazo de vigencia que la que reemplaza, en los términos señalados en las presentes bases de licitación.

f)         Incumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores del contratista, en la medida que esas deudas superen los pagos pendientes a favor del contratante, y el monto de la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, cuando esta haya sido solicitada.

En caso de verificarse las causales de las letras b), c), e) y f) descritas anteriormente, el Ministerio estará facultado para hacer efectiva la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, en caso de que haya sido solicitada, pudiendo, además, solicitar el cumplimiento forzado o resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios, de conformidad a las reglas generales del derecho común.

El término anticipado por incumplimientos se aplicará siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 10.6. precedente, acerca del procedimiento para la aplicación de sanciones por incumplimiento.

10.8.   Del pago:

El Ministerio pagará por los servicios efectivamente prestados, en función del consumo mensual, el que puede variar dependiendo de los servicios que puedan ser solicitados por el Ministerio.

El pago se efectuará al oferente adjudicado, en pesos chilenos, dentro del plazo máximo de 30 días corridos siguientes a la recepción de la factura o del respectivo instrumento tributario de cobro, previa certificación de conformidad del servicio, emitida la contraparte técnica ministerial.

Para gestionar el procedimiento de pago se requerirá que la contraparte técnica ministerial envíe a la Unidad de Compras y Contrataciones la siguiente documentación:

1. Certificado de Recepción Conforme emitido por la contraparte técnica ministerial, previo a la emisión de la factura.
2. Detalle de los recursos utilizados por programa (ejemplo: Programa 1 “Secretaría General de la Presidencia de la República”; Programa 5 “Consejo de Auditoría General de Gobierno”).
3. Listado de asistentes por cada evento.
4. Certificado de antecedentes laborales y previsionales (F-30) emitido por la Dirección del Trabajo (entregable por parte del contratista).
5. Entrega trimestral de la resolución sanitaria vigente (entregable por parte del contratista).
6. Bitácora de servicios del periodo respectivo (entregable por parte del contratista).

Cabe señalar que, cuando el resultado del monto a facturar resulte un número con decimales, éste se redondeará al número entero siguiente en caso de que la primera cifra decimal sea igual o superior a 5. En caso contrario el monto deberá ser redondeado al número entero anterior.

Para iniciar el procedimiento de pago, el proveedor emitirá el respectivo documento tributario electrónico, en adelante e indistintamente “DTE”, el que deberá contener el número de la orden de compra respectiva, dentro del Campo N° 801 (dispuesto para ingresar el número de orden compra), como requisito del nuevo sistema de gestión de documentos tributarios electrónico. Luego, el proveedor deberá enviar el DTE, en formato XML, al Servicio de Impuestos Internos, de manera que se capture la orden de compra y sea factible proseguir con el proceso de pago centralizado.

Posteriormente, el proveedor deberá enviar el DTE, a la casilla de intercambio segpresrecepcion@custodium.com. En caso de que no se haya adjuntado el archivo en formato XML, no se haya citado la orden de compra o se haya enviado a una casilla distinta a la anterior, la plataforma procederá a su rechazo en forma automática transcurridas 48 horas, contadas desde la ocurrencia de alguno de las tres circunstancias anteriores.

En caso de que se rechace un DTE, el proveedor deberá contactarse con la contraparte técnica ministerial, con el objeto de reiniciar el proceso de facturación.

Si los servicios cuentan con la recepción conforme, se procederá al pago dentro de 30 días corridos siguientes a la recepción de la factura o del respectivo instrumento tributario de cobro respectivo, salvo las excepciones indicadas en el artículo 79 bis del Reglamento de Compras Públicas. Lo anterior, previa verificación del cumplimiento de la normativa laboral. Tratándose de UTP, corresponde verificar el cumplimiento respecto de todos sus integrantes.

Si al momento de celebrar la contratación o durante la vigencia de esta el proveedor registrara saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los 2 últimos años, los primeros estados de pago producto de la contratación deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo el proveedor acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentran liquidadas. En tal caso, el proveedor deberá proceder a los pagos y presentar los comprobantes y planillas que demuestren el total cumplimiento de esta obligación. Esto es, sin perjuicio, del derecho del Ministerio a poner término anticipado al contrato o hacer efectiva la garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato.

Finalmente, para proceder al pago es indispensable la aceptación electrónica de la correspondiente Orden de Compra, por parte del Proveedor y, que sus datos bancarios se encuentren actualizados en el portal de Tesorería General de la República.

10.9. Confidencialidad y Política de Seguridad de la Información:

Al contrato suscrito, u orden de compra, según corresponda, se acompañará la Política de Seguridad de la Información del Ministerio, a fin de que el contratista pueda conocer su contenido y obligarse al mismo desde ese momento. En dicho sentido, el proveedor se obliga en forma irrevocable a que toda información que el Ministerio le proporcione o le suministre con motivo de la contratación tendrá el carácter de confidencial, cualquiera sea la forma o formato a través del cual se exprese dicha información, sea que se contenga en documentos, memorandos, escritos de otra naturaleza, discos, cintas, pendrives, archivos computacionales o en cualquiera otra forma.

El proveedor adjudicado sólo utilizará la información confidencial con el fin de alcanzar los objetivos de la contratación y no divulgará, publicará ni permitirá la publicación de todo o parte de ella.

Al momento de la terminación, por cualquier causa, de la contratación, el proveedor adjudicado deberá restituir, según lo indique el Ministerio, la información confidencial y toda copia, resumen o extracto de esta, contenida en cualquier documento de trabajo, memorandos u otros escritos, dispositivos de almacenamiento externo o archivos computacionales, sin retener copias, resúmenes o extractos de la misma, en ninguna forma.

En el evento que por orden judicial o de autoridad competente, el contratista se viere obligado a divulgar todo o parte de la información confidencial, deberá notificar previamente y de inmediato esta circunstancia al Ministerio.

La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información referida por parte del proveedor durante la vigencia de la contratación o después de su finalización sin la aprobación de la contraparte técnica, dará lugar al Ministerio a entablar las acciones judiciales que correspondan contra el proveedor.

10.10. Propiedad intelectual y licencias:

Toda información, datos, documentos y bases de datos que el proveedor reciba desde el Ministerio o que tome conocimiento por cualquier medio, pero que sean de propiedad o aportadas por el Ministerio, en virtud de la presente contratación, serán de propiedad del Ministerio y sólo podrá ser utilizada por la empresa para efectos de la ejecución de las obligaciones contraídas en virtud del servicio contratado. Cualquier otro uso estará prohibido salvo que el contratista cuente con la autorización escrita del Ministerio.

Todas las actividades, diagnósticos, diseños, informes, bases de datos, términos de referencia, programas computacionales, cualquiera sea el modo o forma de expresión, como programa fuente o programa objeto, y en general, toda obra que se elabore en cumplimiento del presente convenio, serán de propiedad del Ministerio el que se reserva el derecho de disponer de ellos libre e independientemente, sin limitaciones de ninguna especie.

10.11. Contraparte técnica y administrador/a del contrato:

Contraparte técnica: 

Ejercerá la labor de contraparte técnica de la contratación el coordinador de la Unidad de Servicios Generales, del Departamento de Gestión Estratégica y Operaciones perteneciente a la División de Administración General de este Ministerio, o quien su Jefatura designe, o quien le subrogue o reemplace. Serán funciones de la contraparte técnica, sin ser taxativo, las siguientes:  

a)              Dirigir, supervisar y controlar la ejecución del servicio, velando por el estricto cumplimiento del contrato, su calidad, y el cumplimiento de los plazos estipulados.

b)             Recibir conforme la recepción del servicio y validación de los productos, a través de la emisión del Certificado de Recepción Conforme.  

c)              Revisar y validar la correcta prestación de los servicios contratados.

d)             Requerir la documentación necesaria para el pago. 

e)             Requerir el término anticipado del contrato si corresponde. 

f)               Requerir la aplicación de multas en los casos que corresponda. 

g)              Requerir la modificación del contrato si corresponde.

h)             Efectuar las notificaciones por correo electrónico cuando corresponda. 

i)               Todas aquellas que sean necesarias para la correcta ejecución del contrato.  

Administrador/a del contrato: 

Ejercerá la labor de administrador/a del contrato el/la analista de la Unidad de Compras y Contrataciones designado por el/la encargado/a de dicha unidad o quien le subrogue o reemplace. Tendrá las siguientes funciones:   

a)              Validar la(s) factura(s), según la conformidad de los servicios y validación de los productos o informes por la contraparte técnica. 

b)             Aclarar y orientar respecto del desarrollo de la contratación. 

c)              Gestionar el procedimiento de aplicación de sanciones según corresponda.

d)             Supervisar el cumplimiento de los plazos del contrato.

e)             Todas aquellas que sean necesarias para la correcta ejecución de la contratación.

10.12. Ejecutivo/a del contratista:

El contratista deberá designar a un/a ejecutivo/a, quien será su representante permanente ante el Ministerio. Dicha designación se deberá comunicar a la contraparte técnica ministerial a través de correo electrónico, cuando sea solicitado por esta última. En el ejercicio de esta función, al ejecutivo le corresponderá principalmente:

a)              Estar disponible para una comunicación rápida con la contraparte técnica del Ministerio. Lo anterior, sin perjuicio de la participación de la persona natural, del representante legal en el caso de las personas jurídicas o del representante o apoderado de la Unión Temporal de Proveedores, cuando ella sea requerida.

b)             Representar al contratista en la discusión de las materias relacionadas con la ejecución de la contratación.

c)              Coordinar las acciones que sean pertinentes para la ejecución de la materia de la presente licitación.

d)             Entregar toda la información pertinente requerida por el Ministerio.

e)             Acudir a las citaciones realizadas por la contraparte técnica o el administrador del contrato del Ministerio.

f)               Dar respuesta a las consultas efectuadas por la contraparte técnica o el administrador del contrato/de la contratación del Ministerio.

g)             Las demás que le encomienden las presentes bases de licitación.

11.       MODIFICACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN

El Ministerio se reserva el derecho de poder modificar las bases administrativas y técnicas de la presente licitación de manera previa al vencimiento del plazo para la presentación de las ofertas. Las modificaciones y la nueva calendarización serán oportunamente informadas a todos los proponentes a través del Portal www.mercadopublico.cl, aumentándose prudencialmente el plazo de cierre de recepción de las ofertas para que los proponentes puedan adecuar sus ofertas de ser necesario.

1. OBJETIVO DEL SERVICIO

El Ministerio Secretaría General de la Presidencia, en adelante e indistintamente “el Ministerio” o “MINSEGPRES”, requiere contratar el servicio de catering o coffee break para las diversas actividades y programas que tengan las autoridades y funcionarios de esta Secretaría de Estado, con las condiciones necesarias para su adecuado desarrollo, a fin de dar cumplimiento con sus funciones institucionales, lo anterior de conformidad con lo señalado en las bases administrativas y a las especificaciones indicadas en las presentes bases técnicas.

1. SERVICIOS REQUERIDOS

Los proveedores interesados en participar en este proceso de licitación deberán considerar en su oferta económica las características señaladas según cada tipo u opción de catering o coffee break que será requerido por el Ministerio.

En las categorías que se ofrezcan varias alternativas, el Ministerio deberá seleccionar una opción entre ellas previo a la prestación del servicio. Por ejemplo, deberá elegir entre “galletas caseras”, “bocadillo dulce” o “pocillo de frutas de la estación", lo que será informado al proveedor al momento de solicitar el servicio.

En las opciones donde se indique la frase “a definir por el proveedor previo a la prestación del servicio”, el Ministerio deberá seleccionar entre las opciones propuestas por el proveedor en respuesta a la solicitud del servicio.

Se hace presente que el servicio podrá solicitarse en otras dependencias que no sean las ministeriales, por ejemplo, en diversos Municipios de comunas de la Región Metropolitana u otras instituciones públicas o privadas u otros lugares. En el caso que el evento sea realizado en las dependencias del Palacio de la Moneda, el proveedor deberá informar mediante correo electrónico el número de personas que harán ingreso, su cédula de identidad, y si es necesario asignarles un estacionamiento para su uso, para lo cual deberá identificarse al conductor del vehículo, individualizando también su patente, modelo, marca y color.

En la ejecución del servicio, se deben considerar opciones veganas, vegetarianas, y celiacas, las que serán debidamente informadas por la contraparte técnica ministerial al proveedor a través de correo electrónico de solicitud de los servicios.

Por último, el proveedor será el único responsable de asegurar la presencia de personal fijo durante el inicio, desarrollo y finalización de los eventos o actividades para los cuales serán requeridos sus servicios. Además, deberá garantizar la limpieza de los espacios utilizados para la prestación de dichos servicios.

1. REQUERIMIENTOS SEGÚN CATEGORÍA DE CATERING O COFFEE BREAK POR CANTIDAD DE PERSONAS

El servicio de catering o coffee break se divide en tres categorías, cuyo contenido básico se detalla a continuación, las cuales consideran la prestación del servicio para un mínimo de 10 asistentes y para un grupo de 81 personas o más:

1. CONDICIONES MÍNIMAS EN LAS CUALES DEBERÁ ENTREGARSE EL SERVICIO REQUERIDO

Cada vez que se requiera un servicio de catering o coffee break, el proveedor deberá considerar, dentro de los requerimientos mínimos, lo siguiente:

• El proveedor deberá contar con la infraestructura, capacidad logística y los implementos necesarios para la prestación del servicio.
• Los costos de traslado, montaje, desmontaje y limpieza deberán estar incorporados en los montos que se oferten por los servicios requeridos.
• El tiempo máximo para cancelar o modificar por parte del Ministerio un servicio solicitado será de 24 horas previo a la realización del evento.
• Vasos exclusivamente de vidrio (perfectamente limpios).
• Bandejas metálicas o de otro material (perfectamente limpios).
• Platos y tazas exclusivamente de loza blanca (perfectamente limpios).
• Manteles blancos o negros (limpios y planchados).
• Caminos de mesa o carpetas en colores que se seleccionarán para cada evento, para lo cual deberá contar con caminos de los siguientes colores: blanco o negro.
• Servilletas desechables blancas.
• Termo-hervidor y/o percoladora de café de, a lo menos,10 litros.
• Implementos como azucareros, recipientes para ordenar el té, recipientes para el café, los que deberán ser de loza o acero inoxidable.
• Azúcar blanca, endulzante en formato sachet y líquido, leche descremada, y agua sin gas.
• Arreglos florales como elemento decorativo para el servicio.
• Dispensadores de alcohol gel.
  • Mesas altas tipo bar u otras mesas que se ajusten al servicio requerido.
  • El proveedor deberá considerar el aseo y limpieza del espacio destinado a la prestación del servicio.

El proveedor y personal deberá contar de manera obligatoria con implementos de seguridad y condiciones sanitarias mínimas, para el COVID-19 u otros, durante todo el servicio, tales como: mascarilla desechable, uso de guantes y alcohol gel. Del mismo modo, se deberá observar por el proveedor todas las medidas que dictare la autoridad en materia sanitaria con motivo de alguna alerta de dicha naturaleza.

1. COORDINACIÓN DE LOS SERVICIOS

Las solicitudes de los servicios se realizarán según las necesidades de las diferentes unidades y áreas del Ministerio, tomando en consideración los plazos propuestos por el proveedor. El plazo ofrecido por el ejecutor comenzará a contar a partir de la fecha en que se efectúe la solicitud por parte de la contraparte técnica del Ministerio, a través de correo electrónico, independiente del origen de la solicitud del servicio.

En casos excepcionales, la contraparte técnica ministerial, previo acuerdo con el proveedor, podrá solicitar un plazo extraordinario que sea menor al ofrecido originalmente.

Esta solicitud indicará el día, hora, tipo de servicio, cantidad de asistentes y productos a incluir de acuerdo con lo señalado en las presentas bases técnicas.

El proveedor deberá presentarse al menos una hora antes del inicio del servicio para llevar a cabo la preparación del mismo.